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La publicité des actes de l’état civil

Dans Etat civil / Droit civil 

La publicité des actes de l’état civil est assurée par la délivrance, par les officiers de l’état civil, de copies intégrales ou d’extraits (art. 101-1 du code civil). Il est possible de suppléer à la délivrance de ces documents par la procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil.

1 Qui est habilité à délivrer des copies et extraits d’acte de l’état civil ?

La délivrance des copies intégrales et extraits d’acte de l’état civil est réalisée par les officier de l’état civil détenant les actes en question.

Cependant, au sein d’une commune comprenant des divisions administratives où sont détenus les registres de l’état civil de leur ressort ou au sein d’une commune nouvelle, les officiers de l’état civil peuvent délivrer, chacun dans leur circonscription ou dans leur commune déléguée, des copies intégrales et des extraits de l’intégralité des actes dressés ou transcrit dans l’ensemble de la commune (art. 25, décret n°2017-890 du 6 mai 2017).

Les copies intégrales et extraits sont délivrés gratuitement (art. 29, décret du 6 mai 2017) par les services de l’état civil des communes à qui la demande doit être faite sur place, par courrier ou par télé-service.

2 Quelle est la durée de validité des copies intégrales et extraits d’acte de l’état civil ?

A moins qu’il n’en soit disposé autrement la durée de la validité des copies intégrales et extraits des actes de l’état civil n’est pas limitée.

Ils font foi jusqu’à inscription de faux.

3 Que doivent contenir les copies intégrales et les extraits des actes de l’état civil ?

Les copies et extrais d’acte de l’état civil doivent reproduire fidèlement le contenu de l’acte original. Les indications contenues dans ce dernier ne doivent pas être modifiées pour tenir compte de modifications survenues dans la dénomination de lieux géographiques ou pour convertir une date d’un calendrier autre que grégorien.

Si l’acte original contient en marge une mention indiquant qu’il a dû être inscrit au répertoire civil, les copies intégrales et les extraits doivent l’indiquer. Lorsque cette mention est radiée, elle ne doit être recopiée que sur indication du procureur de la République (art. 35, décret du 6 mai 2017).

En revanche, les indications contenues dans l’acte original et qui n’auraient pas dû figurer dans son corps ou qui y figure en vertu d’une réglementation ancienne ou étrangère n’ont pas à être reproduites.

De la même façon, lorsqu’une mention est apposée par erreur en marge d’un acte de l’état civil, les copies intégrales et extraits n’y font référence que sur autorisation du procureur de la République (art. 36, décret du 6 mai 2017)

Les copies intégrales et extraits d’actes de l’état civil doivent également porter la date de leur délivrance ainsi que la signature de l’officier de l’état civil qui les a délivrés.

4 Quelles sont les règles spécifiques relatives au contenu des extraits ?

Les extraits sont des reproductions expurgées de l’acte original. Il y est porté des indications plus ou moins concrètes selon les cas (IGEC, n°194).

Il peut être délivré des extraits, avec ou sans indication de la filiation, des actes de naissances et des actes de mariage (art. 31, décret du 6 mai 2017).

Les extraits des actes de naissance sans indication de filiation doivent mentionner, sans renseignement supplémentaire, le jour, le mois, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et le nom de l’enfant et, le cas échéant, la déclaration conjointe relative au nom de celui-ci. Il est nécessaire de reproduire les mentions marginales, notamment les mentions de mariage, de divorce, de séparation de corps à moins que celle-ci ne soit suivie d’une reprise de la vie commune, de conclusion, modification ou dissolution d’un pacte civil de solidarité et de décès. Il est également possible d’y faire figurer les mentions relatives à la nationalité française dans les conditions prévues à l’article 28-1 du code civil.

Dans le cas d’une pluralité d’union, seul le dernier mariage est mentionné. Les unions précédentes peuvent être indiquées à la requête expresse de l’usager.

Les extraits d’actes de mariages sans indications de filiation indiquent quant à eux, sans autres renseignements, le jour, le mois et l’année du mariage ainsi que les noms, prénoms, date et lieu de naissance des époux, tels qu’ils résultent des énonciations de l’acte de mariage et des mentions portées en marge de celui-ci. Les extraits doivent reproduire les mentions marginales de divorce ou de séparation des corps ainsi que de reprise de la vie commune.

Les extraits avec indication de la filiation des actes de mariage et des actes de naissances doivent également contenir les nom, prénom, date et lieu de naissance des parents de la personne à qui l’acte se rapporte.

Lorsque la personne à laquelle l’acte se rapporte a fait l’objet d’une adoption plénière, d’une légitimation adoptive ou de toute autre adoption comportant rupture des liens avec la famille d’origine, les extraits d’acte de naissance avec indication de filiation indiquent comme parent les adoptants sans aucune référence au jugement d’adoption.

Au contraire, lorsque la personne à laquelle se rapporte l’acte a fait l’objet d’une adoption simple, l’extrait de l’acte de naissance avec indication de filiation mentionne, outre les parents d’origine, les parents adoptifs et font référence au jugement d’adoption. Une copie de l’acte faisant mention de l’adoption ne peut être délivré qu’a l’adopté ou l’adoptant sur autorisation du procureur de la République (art. 37, décret du 6 mai 2017).

5 A qui peuvent être délivrés les extraits d’acte de naissances et d’acte de mariage ?

Les extraits sans indication de filiation doivent être délivrés à tout requérant (art. 33, décret du 6 mai 2017) sans que celui-ci n’ait à justifier des motifs de sa demande.

Les règles de délivrance sont plus strictes concernant les extraits avec indication de filiation.

Ils peuvent être délivrés à la personne à laquelle l’acte se rapporte si elle est majeure ou émancipée, à ses ascendants, à ses descendants, à son conjoint, à son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, à son représentant légal et aux personnes justifiant d’un mandat écrit ou du dispositif de la décision d’habitation familiale prévue à l’article 494-1 du code civil.

Un avocat peut également obtenir la délivrance des extraits d’acte de l’état civil que son client est légalement fondé à requérir.

Le procureur de la République, l’officier de l’état civil, le notaire, les administrations publiques dans le cas où elles y sont autorisées par une loi ou un règlement, ainsi que les autorités mentionnées aux articles 26-1 et 31 du code civil compétentes pour enregistrer les déclarations d’acquisition de la nationalité française et délivrer les certificats de nationalité française sont également habilitées à recevoir des extraits avec indication de filiation des actes de naissance et de mariage.

Les généralistes professionnels peuvent également, sous certaines conditions, se voir délivrer de tels extraits. Ils ne pourront se voir délivrer ces documents que dans le cadre de recherches menées en application de l’article 36 de la loi n°2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités ou de la loi n°2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence. Ils devront également justifier de l’autorisation de consultation des actes de l’état civil délivré par l’administration des archives et être porteurs d’un mandat ou d’une demande émanant d’un notaire, d’un organisme d’assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime.

Toute autre personne, ainsi que les généalogistes intervenant en dehors de l’hypothèse précédente, ne pourront se voir délivrer des extraits avec indication de filiation d’acte de naissance et d’acte de mariage qu’en vertu d’une autorisation du procureur de la République. En cas de refus de celui-ci, ils peuvent saisir le Tribunal de grande instance.

Il revient à l’officier de l’état civil de s’assurer de l’identité des personnes souhaitant se voir délivrer un extrait d’acte.

6 Quelles sont les règles relatives aux copies ?

Les copies comportent en principe la reproduction intégrale de l’acte originale, mention marginale comprise (IGEC, n°194).

Il peut être délivré des copies de tous les actes de l’état civil.

Une copie intégrale d’un acte de naissance, de reconnaisse et de mariage peut être délivrée aux mêmes personnes que celles habilitées à requérir un extrait d’acte de naissance ou de mariage comportant des indications sur la filiation. Les copies intégrales des actes de reconnaissance peuvent également être délivrées aux héritiers de l’enfant.

Les copies intégrales des actes de décès et d’enfant sans vie peuvent être délivrées à toute personne en faisant la requête. Toutefois si la communication des informations figurant dans l’acte est de nature, compte tenu des circonstances de décès, à la sécurité des personnes contenues dans l’acte, le procureur de la République peut limiter la délivrance des copies de l’acte aux mêmes personnes que pour la délivrance d’extrait avec indication de la filiation et aux ayant-droit du défunt, à la condition qu’ils justifient des noms et prénoms usuels des parents de celui-ci.

7 Qu’est-ce que la vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil ?

Au titre de l’article 101-1 du code civil, la procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil peut être mise en œuvre aux fins de suppléer à la délivrance des copies intégrales et extraits. Lorsque la procédure est mise en œuvre par voie dématérialisée elle se substitue à toute autre forme de délivrance de copie intégrale ou d’extrait.

Cette procédure doit obligatoirement être mise en œuvre par voie dématérialisée dans les communes sur le territoire desquelles est étable ou a été établie une maternité.

L’article 39 du décret du 6 mai 2017 précise que « Pour l'instruction de leurs dossiers et dès lors qu'ils sont fondés à requérir des actes de l'état civil, les administrations, services et établissements publics de l'Etat ou des collectivités territoriales, les caisses et organismes gérant des régimes de protection sociale peuvent faire procéder à la vérification des données de l'état civil fournies par l'usager auprès des officiers de l'état civil dépositaires de ces actes.
La procédure de vérification peut également, aux mêmes conditions, être mise en œuvre par les notaires, les officiers de l'état civil ainsi que par les personnes habilitées à exercer les fonctions d'officier de l'état civil auprès de l'Office français de protection des réfugiés et apatrides.
Lorsqu'elle est mise en œuvre, la procédure de vérification dispense la personne intéressée de la production de la copie intégrale ou de l'extrait d'acte de l'état civil.
»

Ainsi, les administrations, organismes instructeurs, officiers de l’état civil et notaires peuvent, à partir des informations recueillies auprès de l’usager et après information de celui-ci, former la demande de vérification de l’acte auprès l’officier de l’état civil détenteur de l’acte. Celui-ci vérifie alors la conformité des informations qu’on lui a délivrées à celles contenues dans l’acte qu’il détient. En cas d’incohérence, il peut compléter ou rectifier les informations détenues par le requérant. Dans le cas contraire, il atteste de la conformité des informations vérifiées à celles contenues dans l’acte de l’état civil par l’apposition de se signature manuscrite ou électronique de sécurité.

Cette procédure de vérification peut avoir lieu par lettre simple ou par voie électronique (art. 42, décret du 6 mai 2017).

Lorsqu’elles sont faites par voie électronique, les demandes de vérification ainsi que leurs réponses doivent avoir lieu dans des conditions qui garantissent l’intégrité des informations échangées, la sécurité et la confidentialité de la transmission, l’identité et la fonction de l’expéditeur et celle du destinataire.

Elles sont transmises par l’intermédiaire d’une plate-forme sécurisée de routage dédiée aux échanges de données de l’état civil exploitée par l’agence nationale des titres sécurisées sous la maîtrise d’ouvrage du ministre de la justice.

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Créé le 08/08/2017