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Le contenu commun aux différents actes de l’état civil

Dans Etat civil / Droit civil 

Les actes de l’état civil sont soumis à un ensemble de règles communes relatives à leur rédaction et à leurs énonciations.

1 Quelles sont les règles relatives à la rédaction des actes de l’état civil ?

Selon l’article 6 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017, « les actes de l'état civil sont numérotés et dressés sans délai, à la suite les uns des autres. Des espaces suffisants sont réservés pour l'apposition ultérieure des mentions. » .

Les actes doivent ainsi être dressés au moment de leur déclaration. Il est notamment illégal d’inscrire les déclarations des requérants sur un registre provisoire, de faire signer en blanc les registres de l’état civil et d’y recopier l’acte.

La surface réservée à l’apposition des mentions ne peut être inférieure à 250 centimètres carrés sur les registres de naissance et à 180 centimètres carrés sur les registres de mariage (IGEC, n°101). L’article 6 du décret du 6 mai 2017 prévoit que « lorsqu’il n’existe plus d’espaces suffisants, la mention est apposée sur les pages laissées vierges en fin de registre et réservées à cet effet ; dans ce cas, une inscription sommaire est opérée sur l’acte. »

Les erreurs ne doivent pas être réparées aux moyens de grattage, lavage, surcharge ou liquide correcteur. Le cas échéant, il convient de numéroter chacun des mots à supprimer, de les rayer et de mentionner à la fin de l’acte ou dans la marge le nombre de mots « rayés nuls ». Les ratures et les renvois sont par la suite approuvés et signés de la même manière que le corps de l’acte.

A l’intérieur de chaque acte, les parties non inscrites des lignes doivent êtres rayées ou complétées par des astérisques.

Les actes ne doivent pas comporter d’abréviation ou d’acronyme hors les cas où la loi ou les règlements en admettent le principe.

Le jour, le mois, l’année et l’heure de la naissance, de la reconnaissance, du mariage, du décès ou de l’accouchement d’un enfant sans vie doivent être indiqué en toute lettre. Le jour et l’année de naissance des personnes mentionnées dans un acte, telle que les dates de naissance des parents, peuvent être indiqués en chiffre. Les mois devront dans tous les cas être inscrits en lettres, leur inscription en chiffre étant considérée comme une abréviation.

S’agissant des villes de Paris, Marseille et Lyon, l’indication de l’arrondissement doit être rédigée intégralement en lettre.

Le nom de la commune déléguée et celui de la commune nouvelle sont le cas échéant précisés pour chaque lieu et domicile figurant sur les actes.

Chaque acte doit faire figurer avant le texte même de l’acte, un numéro d’ordre et, généralement, le nom et le ou les prénoms de la ou des personnes intéressées par l’acte. Cette dernière mention est appelé « analyse marginale », elle permet de faciliter les travaux de recherches et d’analyses. De ce fait elle est corrigée, en étant barrée et remplacée par le nouveau nom ou le(s) nouveaucancel prénom(s), à chaque changement de patronyme ou de prénom(s) du titulaire de l’acte.

Les numéros d’ordre se suivent, dans chaque registre, du commencement à la fin de l’année, sans qu’il y ait lieu de commencer une numérotation nouvelle si un registre supplémentaire est ouvert en cours d’année (IGCE 105).

2 En quelle langue doivent-être rédigés les actes de l’état civil ?

L’article 2 de la Constitution dispose que le français est la langue de la République. A ce titre, les actes de l’état civil doivent être rédigés en français.

Cela implique notamment que seul l’alphabet servant à l’écriture du français puisse être utilisé. Cet alphabet, couramment appelé alphabet romain, est également utilisé par divers Etat occidentaux avec certaines variantes. Il est alors important de préciser que seuls les signes ayant des équivalents en français peuvent être utilisés sur les actes de l’état civil. Les signes utilisés dans la langue française sont les points, les accents et les cédilles. Il est obligatoire de les reproduire même s’ils ne changent pas la prononciation du mot ou du nom. Il est également obligatoire de reproduire ces signes même s’ils sont utilisés sur des lettres où il n’est pas habituel de les trouver dans la langue française.

Si l’officier de l’état civil est amené à inscrire le nom d’une personne étrangère sur un acte de l’état civil, il doit le faire en utilisant l’alphabet romain et en respectant l’orthographe utilisé dans le pays alors même que la prononciation selon la phonétique française serait difficile ou impossible.

Si il rencontre des difficultés à déterminer l’orthographe exacte de noms et prénoms étrangers, il peut se faire présenter des documents administratifs qui lui permettraient d’en vérifier l’orthographe ou consulter les autorités qui pourraient lui donner les renseignements nécessaires telles que les services du consulat dont les intéressés sont les ressortissants, des autorités religieuses ou des interprètes.

3 Quelles sont les énonciations communes aux divers actes ?

Les énonciations communes aux divers actes de l’état civil sont précisées à l’article 34 du code civil qui dispose que : « Les actes de l'état civil énonceront l'année, le jour et l'heure où ils seront reçus, les prénoms et nom de l'officier de l'état civil, les prénoms, noms, professions et domiciles de tous ceux qui y seront dénommés.

Les dates et lieux de naissance :

a) Des père et mère dans les actes de naissance et de reconnaissance ;

b) De l'enfant dans les actes de reconnaissance ;

c) Des époux dans les actes de mariage ;

d) Du décédé dans les actes de décès,

seront indiqués lorsqu'ils seront connus. Dans le cas contraire, l'âge desdites personnes sera désigné par leur nombre d'années, comme le sera, dans tous les cas, l'âge des déclarants. En ce qui concerne les témoins, leur qualité de majeur sera seule indiquée. ». Bien que cela ne soit pas visé dans l’article, l’instruction générale à l’état civil précise que le mois auquel l’acte a été reçu doit également y figurer.

Par principe, la liste des énonciations de l’article 34 du code civil est limitative.

Ainsi, un acte de l’état civil ne peut pas contenir des énonciations relatives à la nationalité des personnes qui y sont dénommées, à l’exception des énonciations prévues à l’article 28 du code civil (trib. La Rochelle 24 juin 1913). La loi relative à la nationalité n’a, en effet, pas donné compétence à l’officier de l’état civil pour apprécier si une personne est française ou non.

Il existe cependant un certain nombre d’exceptions à ce principe, la jurisprudence a admis que certaines énonciations bien que non prévues par la loi puisse figurer dans les actes si elles permettent de mieux constater l’identité des personnes dénommées dans ces actes (Cass. 1er juin 1963). Il en va ainsi des surnoms et sobriquets, des titres, des décorations et d’un certain nombre d’autres mentions.

4 Comment faire figurer dans un acte de l’état civil les dates nécessaires ?

Il est nécessaire d’indiquer pour tout acte la date à laquelle il a été dressé, et cela même si plusieurs actes ont été dressés le même jour.

En matière de mariage et de reconnaissance, la date de l’acte et celle de l’évènement qu’il constate se confondent. Elles peuvent au contraire différé en matière de naissance et de décès. Le cas échéant, les articles 57 et 79 du code civil prévoient qu’il est nécessaire d’indiquer à la fois la date de l’acte et celle de l’évènement.

Le jour, le mois, l’année et l’heure doivent être indiqués en toute lettre. Dans le cas où la naissance ou le décès a eu lieu à minuit il est conseillé d’indiquer « à zéro heure » du jour nouveau.

5 Comment indiquer l’identité d’individu dans un acte de l’état civil ?

Il est nécessaire de désigner de façon précise l’officier de l’état civil dressant l’acte par ses prénoms, noms et qualités (maire, adjoint, conseiller municipal,…).

Concernant les prénoms des personnes désignées dans l’acte, ils doivent toujours être inscrits dans l’ordre dans lequel ils figurent à l’état civil. Les prénoms simples sont séparés d’une virgule, les prénoms composés comportent un trait d’union.

La première lettre du prénom est inscrite en majuscule, les autres en minuscules.

Le nom patronymique est quant à lui inscrit intégralement en majuscule.

Les prénoms précèdent toujours le nom patronymique. (IGREC 111)

6 Comment faire figurer dans un acte de l’état civil la profession des personnes concernées ?

Il est nécessaire d’indiquer la profession des personnes figurant dans un acte de l’état civil. Cela recouvre aussi bien la profession actuellement exercée par les intéressés que celle qu’ils exerçaient en dernier lieu avant de cesser leur activité professionnelle. Ainsi, il convient de préciser « ancien », « en retraite » ou « honoraire » dans l’hypothèse d’une personne retraitée et « sans emplois » dans l’hypothèse d’une personne au chômage. Dans le cas où l’intéressé n’a jamais exercé une profession, il convient d’indiquer « sans profession ».

Le titre et le grade ne doivent être indiqués que si ils sont nécessaire pour désigner la profession effectivement exercée ou pour la préciser.

Les changements liés à l’évolution de la situation professionnelle ne peuvent donner lieu à rectification.

7 Comment faire figurer dans un acte de l’état civil le domicile des personnes qui y sont désignées ?

Le terme « domicile » est à entendre dans un sens juridique tel qu’il résulte de l’article 102 du code civil.

Il est important de distinguer le lieu de domicile de celui de résidence qui est le lieu où la personne demeure à un moment donné de façon suffisamment stable. Le domicile est au contraire le lieu où la personne a son principal établissement, c’est-à-dire le lieu où la personne a le centre de ses intérêts, de ses affaires et de ses relations.

La détermination du domicile est essentiellement une question de fait (Req. 21 nov. 1905) qui relève de l’appréciation souveraine du juge du fond (Civ. 1er, 12 février 1980). Ce dernier a retenu un certain nombre d’élément pour caractériser le lieu du principal établissement : le lieu de domicile est le lieu où la personne réside et est installée de façon durable (Req. 21 novembre 1905) et où elle exerce son activité professionnelles (Req. 29 juillet 1936). Un certain nombre d’autres indices sont pris en compte à titre additionnel : l’endroit où la personne paie ses impôts, où elle est inscrite sur les listes électorales, où elle reçoit sa correspondance, où elle a des attaches familiales, professionnelles et affectives, etc. (Civ. 13 janvier 1919).

Aucun lieu de domicile n’est à indiquer pour les personne décédées, mis à part pour le défunt, dans un acte de décès.

Lorsque le domicile est un hameau ou une habitation isolée il est nécessaire d’indiquer la commune dont il dépend (IGEC 102).

8 Comment faire figurer dans un acte de l’état civil l’âge des personnes qui y sont désignées ?

L’âge des personnes concernées par l’acte ainsi que celui des parents dans les actes de naissance et de reconnaissance est indiqué par leur date de naissance lorsqu’elle est connue.

L’âge des déclarants est quant à lui indiqué par leur nombre d’année.

Il n’est pas nécessaire d’indiquer l’âge des témoins, il y a seulement lieu d’indiquer qu’ils sont majeurs.

9 Comment désigner les lieux cités dans un acte de l’état civil ?

La détermination des lieux est celle en vigueur au jour de l’évènement ou celle qui figure dans les actes de l’état civil originaux et cela même si des modifications ultérieures de cette dénomination est survenue (IGEC, 123-1).

10 Peut-on faire figurer un surnom, un sobriquet ou un pseudonyme sur un acte de l’état civil ?

Un surnom est une appellation « ne résultant pas d’un choix personnel afin de dissimuler sa véritable identité au public mais se trouve assigné à un individu par des tiers » (IGREC, 125-1).

Il est possible d’indiquer sur l’acte un surnom ou un sobriquet précédé de l’adjectif « dit » si une confusion est à craindre entre plusieurs homonymes. Un surnom n’est pas transmissible. 

Un pseudonyme est « un nom de fantaisie librement choisis par une personne pour masquer au public sa personnalité véritable dans l’exercice d’une activité particulière » (Civ. 1er, 23 février 1965). Il ne doit pas figurer sur un acte de l’état civil.

Il est possible de faire mention d’un pseudonyme sur une carte nationale d’identité, un passeport ou un autre document administratif mais cela relève d’une tolérance de l’administration qui peut la refuser alors même que l’intéressé se prévaudrait d’un titre de notoriété.

11 Peut-on faire figurer un titre sur un acte de l’état civil ?

Il est possible de faire figurer un titre, français ou étranger, sur un acte de l’état civil si le titulaire est en mesure de justifier de son droit au titre.

Les titres français doivent avoir fait l’objet d’une vérification et avoir été reconnus à leur propriétaire par un arrêté d’investiture du Garde des Sceaux.

Il ne pourra figurer sur l’état civil de l’intéressé qu’à la suite d’une requête expresse du procureur de la République qui, après réception d’une copie de l’arrêté d’investiture, en donne ordre à l’officier de l’état civil.

Cet arrêté à un caractère strictement personnel. Seul l’individu qui est personnellement titulaire du titre peut s’en prévaloir et demander à le voir figurer sur les actes de l’état civil. L’épouse et les enfants, y compris un garçon ainé, du titulaire ne peuvent le voir figurer sur leurs actes de l’état civil et sur les documents administratifs.

Concernant les titres étrangers, il est possible pour leurs titulaires d’en demander la figuration sur les actes de l’état civil français. Il est alors nécessaire d’apporter la preuve du droit au titre conformément aux lois et règlements du pays considéré.

Un titre étranger ne peut pas être indiqué si son titulaire est de nationalité française.

Les autorités judiciaires sont compétentes pour ordonner, par voie de rectification des actes de l’état civil, soit la suppression d’un titre indument mentionné, soit les modifications nécessaires en cas d’erreur ou d’omission relative à un titre régulièrement vérifié.

12 Peut-on faire figurer des décorations sur un acte de l’état civil ?

Seul un nombre limité de décorations peut figurer sur les actes. L’instruction générale relative à l’état civil en dresse la liste exhaustive :

« 1o « Chevalier », « officier », etc. (suivant le grade), de la Légion d'honneur ;

2o « Compagnon de la Libération » ;

3o « Médaillé militaire » ;

4o « Chevalier », « officier », etc. (suivant le grade), de l'ordre national du Mérite ;

5o « Décoré de la Croix de guerre 1914-1918 » ;

6o « Décoré de la Croix de guerre 1939-1945 » ;

7o « Décoré de la Croix de guerre des théâtres d'opérations extérieures » ;

8o « Décoré de la Croix de la valeur militaire » ; »

Dans l’hypothèse où la personne concernée par l’acte détient plusieurs de ces décorations, elles doivent être énumérées en tenant compte de l’ordre ci-dessus.

Il n’y a pas lieu de faire figurer en marge d’un acte de l’état civil les décorations attribuées postérieurement à sa rédaction. Doivent cependant être mentionnées dans l’acte de décès de leur titulaire les décorations reçues à titre posthume.

13 Dans quelles conditions doit-on faire figurer dans un acte de l’état civil des mentions relatives aux circonstances de la mort du défunt ?

Trois types de mention relative aux circonstances de la mort du défunt existent : « mort pour la France », « mort en déportation » et « victime du terrorisme ».

La mention « mort pour la France » est attribuée aux militaires et aux civils décédés par suite de fait de guerre ou de résistance. Le droit à cette mention a été étendu par le décret no 61-1196 du 31 octobre 1961 et l’ordonnance no 62-801 du 16 juillet 1962 aux personne ayant servis comme harkis en Algérie et aux personnels ayant été en service dans les makhzens d’Algérie.

L’article L. 511-1 du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre dresse plus précisément la liste des personnes ayant droit à cette mention :

« La mention " Mort pour la France " est apposée, sur avis favorable de l'autorité mentionnée au dernier alinéa, sur l'acte de décès : « 1° D'un militaire :
a) Tué à l'ennemi ou mort de blessures de guerre ;
b) Mort de maladie contractée en service commandé en temps de guerre ;
c) Mort d'accident survenu en service ou à l'occasion du service en temps de guerre ;
d) Ou, prisonnier de guerre, exécuté par l'ennemi ou décédé des suites de blessures, de mauvais traitements, de maladies contractées ou aggravées ou d'accidents survenus du fait de la captivité ;
2° D'un marin du commerce, victime d'événements de guerre ;
3° D'un médecin, ministre du culte, infirmier ou infirmière des hôpitaux militaires et des formations sanitaires, ainsi que d'une personne ayant succombé à des maladies contractées au cours de soins donnés aux malades et blessés de l'armée en temps de guerre ;
4° D'une personne décédée en combattant pour la libération de la France ou en accomplissant des actes de résistance ;
5° D'une personne exécutée à la suite d'une condamnation résultant de mesures d'exception prises par l'autorité de fait se disant Gouvernement de l'Etat français, notamment par application des actes dits lois des 24 avril 1941, 7 septembre 1941, 7 aout 1942, 8 septembre 1942, 5 juin 1943 et 20 janvier 1944, en raison de leur attitude pour la cause de la libération ;
6° D'un otage, d'une personne requise par l'ennemi, d'un déporté, exécutés par l'ennemi ou décédés en pays ennemi ou occupé par l'ennemi des suites de blessures, de mauvais traitements, de maladies contractées ou aggravées ou d'accidents du travail survenus du fait de leur captivité ou de leur déportation ;
7° D'une personne décédée à la suite d'actes de violence constituant une suite directe de faits de guerre ;
8° D'un militaire décédé dans les conditions mentionnées au 1° après avoir été incorporé de force ou après s'être engagé sous l'empire de la contrainte ou la menace de représailles dans les armées ennemies ;
9° D'un réfractaire décédé des suites d'accident, maladie ou blessure consécutifs à sa position hors la loi et pour le service du pays ;
10° D'un membre du service d'ordre, des forces supplétives ou des éléments engagés ou requis, décédé dans les conditions mentionnées au 1° à l'occasion des mesures de maintien de l'ordre sur les territoires de l'ancienne Union française situés hors de la métropole et dans les Etats anciennement protégés par la France ;
11° D'un militaire ou civil engagé dans une opération extérieure, décédé dans les conditions mentionnées au 1°.
L'autorité compétente pour donner l'avis mentionné au premier alinéa est, suivant le cas le ministre chargé des anciens combattants et victimes de guerre ou le ministre chargé de la marine marchande
. »

Les circonstances de la mort ne doivent pas être relatées dans l’acte de décès.

La mention « mort pour la France » doit figurer dans l’acte de décès de la personne décédée mais également dans tous les actes de l’état civil où cette personne est mentionnée.

La mention « mort en déportation » doit, en vertu de l’article L 512-1 du code des pensions militaires, figurer dans les actes de décès, et éventuellement dans leurs retranscriptions, des personnes de nationalité française, ou résident en France ou sur un territoire qui était alors placé sous la souveraineté, le protectorat, ou la tutelle de la France, qui sont décédées dans l’une des circonstances visées à l’article L. 342-1 du code suscité :

« 1° Ou bien transférée par l'ennemi hors du territoire national, puis incarcérée ou internée dans une prison ou un camp de concentration ;
2° Ou bien incarcérée ou internée par l'ennemi dans les camps et prisons du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle ;
3° Ou bien incarcérée ou internée par l'ennemi dans tout autre territoire exclusivement administré par lui, notamment en Indochine, et sous réserve que ladite incarcération ou ledit internement réponde aux conditions qui sont fixées par décret en Conseil d'Etat ;
4° Ou bien emmenée par l'ennemi dans un convoi de déportés, vers une prison ou un camp de concentration mentionnés aux 1°, 2° et 3°, puis, au cours de ce trajet, est décédée ou s'est évadée
. »

La décision de faire apposer cette mention est prise après enquête par le ministre chargé des anciens combattants et victimes de guerre (art. L. 512-3). Celui-ci intervient soit d’office soit à la demande d’un ayant cause du défunt. Le silence de l’administration suite à la demande d’un ayant cause vaut décision de rejet (art. R. 512-1).

Mis à part l’hypothèse, d’une opposition d’un ayant cause dans le délai d’un an suivant la publication de la décision du ministère, la mention « mort en déportation » est apposée et, le cas échéant, l’acte de décès est rectifié (art. L. 512-5).

Pour finir, la mention « victime du terrorisme » peut être portée sur l’acte de décès de toute personne victime d’acte de terrorisme commis sur le territoire national ou des personnes de nationalité française victime à l’étranger d’un acte de terrorisme (art. L. 514-1 du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de la guerre). Cette apposition se fait à la demande du ministre de la Justice avec accord des ayant droits.

14 Qui doit signer un acte de l’état civil ?

L’article 39 du code civil dispose que les actes de l’état civil « seront signés par l'officier de l'état civil, par les comparants et les témoins ; ou mention sera faite de la cause qui empêchera les comparants et les témoins de signer ».

Seules les personnes autorisées pas la loi ont le droit de signer ces actes. Ainsi l’officier de l’état civil ne doit permettre à aucune autre personne d’apposer sa signature.

Dans l’hypothèse où le déclarant se trouve dans l’incapacité de signer l’acte ou qu’il ne peut y apposer qu’un simple paraphe, un signe conventionnel ou une croix, la formule finale de l’acte doit être rédigé ainsi : « Le déclarant (ou la déclarante) ayant affirmé ne savoir signer (ou ne pouvoir signer) le présent acte, lecture faite, a été signé par nous…etc. » (IGEC, n°132).

L’absence de signature des comparants n’entraine pas par elle-même l’irrégularité de l’acte. Il appartient au juge du fond d’apprécier si cette irrégularité est le résultat d’une inadvertance ou si elle doit être attribué à un changement de volonté du comparant non signataire, dans ce dernier cas l’acte est privé d’effet (Req. 28 novembre 1876).

La signature de l’officier de l’état civil est impérative. Elle a pour effet de clore l’acte, pour cette raison elle doit être apposé en dernier lieu, et lui confère force authentique.

Les deux exemplaires de l’acte doivent être signés à l’identique.

15 Quelles pièces peuvent être ajoutées comme annexes d’un acte de l’état civil ?

Les pièces constituant le dossier de mariage, les procurations, les copies d’acte de l’état civil remis en vue de leur transcription sur les registres français et les expéditions des décisions judiciaires à transcrire sur les registres constituent les annexes à un acte de l’état civil.

La constitution des annexes est normalement obligatoire. Il est cependant possible, lorsque le document devant être classé aux archives n’existe qu’en un seul exemplaire et que sa remise par l’intéressé entrainerait pour lui de graves inconvénients, que le dépositaire de l’annexe n’en conserve qu’une photocopie (IGEC, n°134).

L’article 7 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 remplaçant l’article 5 du décret n°62-921 du 3 aout 1962 qui rentre en vigueur le 1er novembre 2017 dispose que « Les pièces ayant permis d'établir un acte de l'état civil, les pièces constituant le dossier de mariage ainsi que les procurations qui doivent demeurer annexées aux actes de l'état civil sont déposées en fin d'année, selon le cas, au greffe du tribunal de grande instance dans le ressort duquel est située la commune ou aux archives dépendant du ministère des affaires étrangères. ».

Textes de référence

Décret n°2017-890 du 6 mai 2017

Instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999

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Créé le 08/08/2017