• 1 La constitution du dossier individuel
  • 1.1 Les mentions prohibées
    • 1.1.1 en application du principe de non-discrimination :
    • 1.1.2 en application du droit disciplinaire :
  • 1.2 Les actes administratifs devant être versés au dossier
  • 1.3 Les documents préparatoires à verser au dossier
  • 1.4 Les divers documents pouvant composer le dossier
• 2 Les règles de gestion du dossier
  • 2.1 Le classement du dossier
  • 2.2 Les règles de conservation du dossier
    • 2.2.1 Les règles applicables aux centres de gestion
• 3 Les règles de communication du dossier
• 4 Les règles de dématérialisation du dossier individuel de l’agent
  • 4.1 Les principes de gestion
  • 4.2 Le contenu du dossier dématérialisé et ses règles de classement
  • 4.3 Les règles de conservation et de communication du dossier dématérialisé

1 La constitution du dossier individuel

Le dossier individuel de l'agent public est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle.
Le dossier individuel est unique. Il est tenu dans les conditions fixées par les dispositions de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983, précitée (article 1^er du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique).

Le contenu du dossier n’obéit pas à des règles uniformes, aussi sa composition est-elle variable d’une collectivité ou d’un établissement public local à un autre, voire d’un centre de gestion à un autre.

Le dossier individuel doit contenir toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, depuis son recrutement jusqu'à sa radiation des cadres.

Il n'existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. Tout document relatif à la situation administrative de l'agent, et seulement ce type de pièce doit s'y trouver, à l'exception de documents médicaux revêtus du secret professionnel. Sous cette réserve, il ne peut exister de dossier séparé. La constitution d'un second dossier pour la conservation de certains documents est illégale (documents officieux, sanctions effacées ou amnistiées, par exemple).

1.1 Les mentions prohibées

Elles s’appuient d’une part sur le principe de non-discrimination et d’autre part sur l’effacement des sanctions disciplinaires.

1.1.1 en application du principe de non-discrimination :

Toute mention faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé est interdite (article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires).

Pour autant, par souci d’une gestion quotidienne du dossier et pour pouvoir prendre des décisions au vu de justificatifs, les autorisations d'absence liées à un mandat syndical, à un engagement politique ou à des fêtes religieuses, les décharges d'activité de service peuvent figurer au dossier, mais seulement de façon provisoire.

En effet, ces éléments ne doivent pas nuire à la carrière de l'agent et en aucun cas être pris en compte à l'occasion d'une sanction disciplinaire.

Toutefois, ce principe n'empêche pas que soit versé au dossier individuel un document faisant état d'un fait à l'origine d'une sanction. Exemple : en cas de manquement à l’obligation de réserve pour participation à une pétition dirigée contre l'employeur, le rapport préparatoire à la sanction disciplinaire peut mentionner le motif de l'engagement d'une procédure disciplinaire. En cas d'annulation de la sanction par le juge administratif, la mention des opinions ou activités politiques, philosophiques, ... de l’agent devra être immédiatement effacée du dossier.

De même, des documents relatifs à la notation ou à des difficultés relationnelles avec un supérieur, peuvent figurer au dossier, dès lors que ces informations ne sont pas inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées (Cour administrative d'appel de Paris, M. Z., 5 mars 2002, requête n° 97PA01215).

1.1.2 en application du droit disciplinaire :

La mention des sanctions disciplinaires amnistiées (mais non des faits générateurs) ou effacées est interdite.

A noter que l’abandon d’une procédure disciplinaire, en raison de la mise en disponibilité d’un fonctionnaire ne justifie pas le retrait de son dossier individuel des pièces issues de ladite procédure, qu’il a pu solliciter après sa réintégration (Cour administrative d'appel de Nancy, Mme V., 15 juin 2000, requête n° 96NC00947).

1.2 Les actes administratifs devant être versés au dossier

Le dossier individuel doit, en outre, comprendre :

- le ou les arrêtés portant recrutement, avancement d'échelon ou de grade, sanctions disciplinaires (à l'exception de l'avertissement), mutation, cessation de fonctions : licenciement, admission à la retraite,…

S’agissant des agents non titulaires, les actes de nature contractuelle ou unilatérale.

- le ou les arrêtés plaçant le fonctionnaire en congé de longue maladie ou de longue durée, en détachement, en congé parental, en congé de présence parentale, en disponibilité, puis portant réintégration dans le cadre d'emplois ou l'emploi à l'issue de la période accordée, à temps partiel ou en mise à disposition puis mettant fin à cette situation ;

- les fiches annuelles de notation et d’évaluation.

1.3 Les documents préparatoires à verser au dossier

Le dossier de l’agent territorial doit notamment comporter :

- tous documents se rattachant à l'un ou l'autre des actes administratifs cités plus haut : curriculum-vitae, diplômes, pièces d'état civil, les extraits de procès-verbal du ou des jurys de concours, des commissions administratives paritaires ou des conseils de discipline, les tableaux d'avancement et listes d'aptitude ayant servi à une nomination, les demandes de mutation, de détachement, de congé parental, de congé de présence parentale, de mise à disposition, de temps partiel,... puis les demandes de réintégration. Le dossier de l'agent doit également comporter, le cas échéant, une lettre de mise en demeure en cas d'abandon de poste, ou encore une demande d'admission à la retraite.

- les demandes de congés (annuels, de maladie, de formation,...) et d'autorisations d'absence sans rapport avec une mention interdite. Les attestations de formation doivent également figurer au dossier.

S’agissant des agents non titulaires, le ou les extraits de délibération autorisant le recrutement d’un contractuel.

1.4 Les divers documents pouvant composer le dossier

Le dossier individuel d'un agent peut également comporter :

- des recours, qu’ils soient gracieux ou contentieux,

- des demandes particulières du fonctionnaire : révision de la notation, communication du dossier individuel, précompte au bénéfice de la caisse complémentaire de retraite, ou d'une mutuelle, ...

- un jugement de divorce ou de séparation de corps. Toutefois, en vertu du respect de la vie privée et par analogie avec la fonction publique d'Etat, un extrait suffit (circulaire ministérielle du 8 mars 1973).

2 Les règles de gestion du dossier

Le statut général des fonctionnaires prévoit que les différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité (article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires). Cependant, il n'existe aucune autre règle impérative quant à la tenue du dossier, c’est pourquoi, d’une collectivité à une autre on pourra noter de nombreuses disparités quant à la constitution formelle des dossiers des agents.

2.1 Le classement du dossier

Les différents documents figurant au dossier individuel des agents peuvent être classés dans un ordre purement chronologique. Pour autant, il est possible de :

- diviser le dossier en plusieurs parties (par exemple : renseignements personnels, carrière, discipline, congés,...) ;

- séparer les éléments essentiels au suivi de la carrière (recrutement, notation, avancement,...) des documents à caractère temporaire (certificats médicaux, demandes de congés, certificats de scolarité,...). Ces derniers doivent alors faire l'objet d'une numérotation par année (circulaire ministérielle du 5 octobre 1978, n°1430, relative à l'application aux agents de l'Etat des dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée, relative à la liberté d'accès aux documents administratifs, étendue aux agents territoriaux par circulaire ministérielle du 1^er mars 1982).

Dans tous les cas, chaque document doit être numéroté par ordre d'introduction dans le dossier, puis classé, éventuellement dans l'une de ses parties. Un bordereau listant dans l'ordre chronologique la totalité des documents composant le dossier, associés chacun à un numéro de pièce doit figurer en tête du dossier.

Les particularités tenant au dossier médical

Ce dossier doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical :

- une partie figure au dossier individuel. Elle comprend les documents et certificats fournis par l’agent ;

- l'autre partie demeure sous la garde du médecin de prévention. Lorsque ce n'est pas possible, elle est classée à part. Cette partie comprend les documents établis par le médecin de prévention ou par un médecin agréé : expertises, examens, diagnostics (circulaire du 5 octobre 1978, précitée).

2.2 Les règles de conservation du dossier

Les collectivités ne sont pas tenues de conserver les documents à caractère purement temporaire, dès lors que ceux- ci ne présentent plus d'intérêt pour la situation administrative du fonctionnaire concerné. Sous réserve que ces documents fassent l'objet d'un classement et d'une numérotation séparés dans le dossier individuel, ils peuvent être versés aux archives ou éliminés, selon le cas (circulaire du 5 octobre 1978, précitéé).

2.2.1 Les règles applicables aux centres de gestion

En application des dispositions du décret n° 85-643 du 26 juin 1985relatif aux centres de gestion institués par la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relative à la fonction publique territoriale, chaque centre de gestion constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires tenu par la collectivité ou l'établissement public administratif (article 40). Cela signifie qu'il existe, s'agissant de ces fonctionnaires deux dossiers.

Le dossier tenu par un centre de gestion doit comporter une copie de celles des pièces figurant dans le dossier principal de l'intéressé qui retracent sa carrière et notamment :

- les décisions de nomination ou de titularisation ;

- les décisions d'avancement d'échelon et de grade ;

- les décisions concernant la mise à disposition, le détachement, la position hors cadre, la disponibilité, la position d'accomplissement du service national, la mise en congé parental, la mise en congé de longue durée ou de longue maladie, l'acceptation de démission, la mise à la retraite ou la radiation des cadres pour quelque motif que ce soit, ainsi que le licenciement pour insuffisance professionnelle ;

- les décisions d'affectation ou de mutation ;

- les sanctions disciplinaires autres que celles du premier groupe, ainsi que les avis des organismes siégeant en conseil de discipline ;

- les décisions individuelles intervenues en matière de formation ainsi que celles qui se rapportent aux périodes de formation suivies par l'intéressé.

L'autorité territoriale doit transmettre au centre de gestion la copie de chacune de ces décisions dans un délai de deux mois.

En outre ce texte prévoit que le centre de gestion peut substituer aux documents précités des fichiers informatiques dans la mesure où ces derniers font apparaître de manière individualisée, pour chaque agent intéressé, le contenu, la date d'intervention et la date de prise d'effet des décisions énumérées ci-dessus.

Par ailleurs, l'article 41 du décret précité prévoit que le fonctionnaire intéressé et le représentant de l'autorité territoriale peuvent consulter le dossier tenu par le centre de gestion sur leur demande. L'autorité territoriale et le fonctionnaire doivent recevoir copie de toutes les pièces du dossier dont ils ne seraient pas l'auteur ou le destinataire.

En outre, en cas de changement d'affectation de l'intéressé plaçant celui-ci en dehors de la compétence du centre de gestion, le dossier individuel est transmis soit au nouveau centre de gestion compétent, soit, à défaut d'affiliation à un centre, à l'autorité territoriale de la nouvelle affectation.

3 Les règles de communication du dossier

C’est dans ce domaine que le contentieux qui oppose un agent à son employeur local est le plus nourri.

Tout agent doit avoir accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi (1).

Cet accès est organisé par la loi n° 78- 753 du 17 juillet 1978, laquelle régit la liberté d'accès aux documents administratifs. Aucune disposition de cette loi ne s’oppose à ce que l’agent se fasse accompagner d’un tiers lors de cette consultation (Conseil d’Etat, M. V., 11 juillet 1988, requête n° 59 576).

Il est cependant spécifiquement prévu dans le cadre de la procédure disciplinaire (article 19 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires). Le droit à communication du dossier individuel n'est alors pas détachable de cette procédure ; et tout refus de communication du dossier individuel doit être motivé.

A noter que l’employeur n’est pas tenu de retirer du dossier individuel, à la demande de l’agent, des documents relatifs à sa situation administrative et qui ne font pas état de ses opinions ou activité politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques (Conseil d’Etat, Mme L., 29 juillet 1994, requête n° 89 011).

Le contenu du dossier est important car il permet souvent au juge de débusquer des sanctions déguisées (réduction de responsabilité, mutation dans l’intérêt du service pour motif disciplinaire, baisse de note, suppression de primes) (par exemple : Conseil d’Etat, deux espèces : Ville de Bray-Dunes c/ M. D. 21 mars 1986, requête n° 59 110 et M. F. 4 février 1994, requête n° 98 233).

On notera donc trois points problématiques :

En premier lieu il n'y a pas d'homogénéité dans la présentation des dossiers d'une collectivité à une autre alors que, paradoxalement, les fonctionnaires territoriaux sont gérés sous un statut commun. Cette absence de règles homogènes n'est pas la meilleure des garanties devant être apportées à la continuité du classement et à la numérotation des pièces.

Peut également se poser, dans la pratique un problème de sécurité lié à l'absence de consignes ou de moyens relatifs à la fermeture des armoires contenant les dossiers et des bureaux.  On rappellera, qu'en principe, les dossiers dans leur intégralité ne peuvent sortir des locaux de la direction des ressources humaines et que la constitution de dossiers parallèles est interdite sauf exception réglementaire applicable aux centres de gestion.

Enfin la communication par la collectivité d'origine, en cas de mutation externe de certaines pièces du dossier d'un fonctionnaire à une éventuelle future collectivité d'accueil est, en principe prohibée. Seul l'agent en a la possibilité, puisqu'il peut obtenir copie des pièces de son dossier qu'il peut transmettre, ce pourra être le cas, par exemple, de fiches d'évaluation, ou du compte rendu d’évaluation professionnelle.

4 Les règles de dématérialisation du dossier individuel de l’agent

Afin de favoriser la modernisation de la gestion des ressources humaines, le droit de la fonction publique reconnaît la pertinence d'un dossier individuel électronique.

4.1 Les principes de gestion

Le dossier du fonctionnaire ou de l’agent non titulaire peut être dématérialisé, c’est-à-dire créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, dans les conditions prévues par les dispositions du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011, précité.
Les modalités de dématérialisation doivent être fixées par arrêté ou décision de l’autorité territoriale, après avis du comité technique, qui doit être informé des systèmes d’information et procédés utilisés.
Doivent, notamment être précisés :

• la liste des documents et les catégories de personnels concernés ;
• le calendrier de mise en œuvre de la dématérialisation ;
• les règles de gestion des habilitations.

Il est obligatoire de recourir à des fonctions de sécurité et d’interopérabilité conformes aux règles techniques en vigueur.
Si le dossier contient à la fois des supports papier et électroniques, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports. Le dossier individuel est en effet par principe unique.
L’autorité territoriale doit délivrer une habilitation à chaque agent chargé de la gestion des dossiers dématérialisés ; elle doit préciser sa durée, ainsi que les documents et les types d’opérations autorisées.
Des habilitations peuvent également être délivrées, dans les limites de leur champ d’intervention, à des tiers, notamment à des représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l’agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
En cas de mobilité de l’agent, l’autorité territoriale d’origine continue à gérer le dossier dématérialisé ; l’autorité d’accueil lui transmet sans délai les documents qu’elle établit.
Lorsque le lien est rompu avec l’administration d’origine :

• le dossier est transféré à l’administration d’accueil sous forme dématérialisée ;
• dans l’hypothèse où celle-ci ne pratique pas la gestion dématérialisée, le dossier fait l’objet d’une copie papier conforme, puis est transmis à l’administration d’accueil.

Le dossier électronique est alors détruit, dans le délai prévu par l’arrêté ou la décision qui a fixé les modalités de gestion des dossiers dématérialisés dans la collectivité.

4.2 Le contenu du dossier dématérialisé et ses règles de classement

Pour les dossiers individuels gérés sur support électronique, une nomenclature de classement est définie par les dispositions de l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique (NOR: RDFF1239419A, publié au Journal officiel du 1^er janvier 2013). Cet arrêté fixe également les règles relatives à la composition et à la conservation des documents dans le dossier électronique.

4.3 Les règles de conservation et de communication du dossier dématérialisé

Lorsque le dossier est dématérialisé, le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011, précité précise qu’il est, au terme de sa durée d’utilité administrative, soit définitivement archivé dans un service public d’archives, soit éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives.
Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet1983. Les principes d'accès aux dossiers dématérialisés respectent la loi sur l'accès aux documents administratifs et la loi informatique. Les agents dont le dossier est dématérialisé sont donc informés des modalités pratiques de consultation et, notamment, des coordonnées de l'autorité locale auprès de laquelle ils peuvent exercer leur droit d'accès et de rectification. Ainsi, tout agent (physique) justifiant de son identité peut exiger du responsable d'un traitement qu'il rectifie, complète, mette à jour, verrouille ou efface les données le concernant qui seraient inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation sont interdites.