Chapitre 5

Fiche n°6

• 1 Quel est le nombre requis d’exemplaire et de catégories de registres de l’état civil ?
• 2 Quelles sont les formalités d’ouverture et de clôture du registre de l’état civil ?
• 3 Dans quelles conditions des feuilles mobiles peuvent-elles être utilisées ?
• 4 Dans quelles conditions sont conservés les registres de l’état civil ?
• 5 Y a-t-il une vérification des registres d’état civil ?
• 6 Que faire en cas de perte ou de détérioration d’une feuille mobile ?
• 7 Comment reconstituer des registres détruits ou très endommagés ?

1 Quel est le nombre requis d’exemplaire et de catégories de registres de l’état civil ?

Les registres de l’état civil sont tenus en double exemplaire (article 40 du code civil).

Il sera bientôt possible, en application des dispositions du décret du 6 mai 2017 (article 13), que les registres des communes disposant d’un traitement automatisé des données de l’état civil ne soient tenus qu’en un unique exemplaire.

Aucune disposition légale ne concerne les catégories de registres devant exister. Il est ainsi possible pour les communes de dresser tous leurs actes d’état civil sur un registre unique ou, au contraire, d’utiliser plusieurs registres (article 40 du code civil).

Trois catégories de registres de l’état civil sont le plus souvent en service :

• Un registre des actes de naissance, sur lequel figurent également :
  • les actes de reconnaissance,
  • les actes de consentement du majeur à la modification de son nom de famille,
  • les déclarations conjointes de changement de nom de famille (article 311-23 du code civil),
  • les décisions de changement de nom de famille aux fins de mise en concordance de l’état civil français avec le nom retenu à l’état civil étranger (article 61-3-1 du code civil),
  • les décisions de changement de prénom (article 60 du code civil),
  • les transcriptions des jugements relatifs à la naissance
  • les transcriptions des jugements d’adoption plénière,
  • les procès-verbaux de découverte des enfants nouveau-nés ;
• Un registre des actes de mariage, sur lequel figurent également les déclarations de reprise de la vie commune des époux séparés de corps ;
• Un registre des actes de décès, sur lequel figurent également :
  • les actes relatifs aux enfants sans vie (article 79-1 du code civil),
  • les transcriptions des jugements déclaratifs de décès (article 91 du code civil),
  • les transcriptions des jugements d’absence (article 127 du code civil),
  • les transcriptions des actes de décès au dernier domicile du défunt (article 80 du code civil).

2 Quelles sont les formalités d’ouverture et de clôture du registre de l’état civil ?

Chaque année, l’officier d’état civil dresse un procès-verbal d’ouverture des registres (article 10 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017). Ce procès-verbal doit indiquer le numéro des feuilles composant le registre (IGEC, n°41).

Les registres sont clos et arrêtés par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année (article 10 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017).

Si les registres d’une même année sont tenus en plusieurs tomes, ceux-ci sont habituellement clos au fur et à mesure de leur achèvement. Mais rien n’empêche d’établir, en fin d’année, un seul procès-verbal de clôture pour l’ensemble des tomes (IGEC, n°49).

3 Dans quelles conditions des feuilles mobiles peuvent-elles être utilisées ?

Les actes de l'état civil établis par les officiers de l'état civil sont inscrits, sauf opposition du procureur de la République, sur des feuilles mobiles (article 3 du décret du 6 mai 2017).

Les feuilles mobiles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont numérotées (article 4 du décret du 6 mai 2017).

Les feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil sont utilisées dans l'ordre de leur numérotation.

Les feuilles mobiles, destinées à recevoir les actes de l’état civil, doivent être réunies dans des classeurs provisoires (IGEC, n°44).

Les classeurs provisoires doivent être placés dans des meubles fermés à clé (IGEC, n°46).

Les feuilles mobiles sont ensuite reliées en registre.

Les actes de l'état civil peuvent également être inscrits directement sur des registres déjà reliés (article 3 du décret du 6 mai 2017).

4 Dans quelles conditions sont conservés les registres de l’état civil ?

Les registres de l’état civil conservés à la mairie sont sous la responsabilité de l’officier de l’état civil (article 51 du code civil).

L'exemplaire déposé aux archives de la commune est conservé dans les conditions prévues aux articles L. 212-11 et L. 212-12 du code du patrimoine.

L'exemplaire déposé au greffe est conservé pendant un délai de soixante-quinze ans avant versement aux archives départementales (article 10 du décret du 6 mai 2017), pour y être conservé indéfiniment.

Les registres d’état civil des communes de moins de 2 000 habitants sont transmis aux archives départementales à la suite d’un délai de cent-vingt ans (article L.212-11 du code du patrimoine). Il est cependant possible à ces communes, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, de conserver elles-mêmes leurs archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elles appartiennent ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives.

Les registres d’état civil des communes de plus de 2 000 habitants peuvent, à l’échéance d’un délai de cent-vingt ans (article L.212-13 du code du patrimoine), être transmis au service des archives départementales compétent. Il est également possible pour ces communes de plus de 2 000 habitants de conserver les registres d’état civil.

5 Y a-t-il une vérification des registres d’état civil ?

Au titre de l’article 53 du code civil : « Le procureur de la République territorialement compétent pourra à tout moment vérifier l'état des registres de l’état civil; il dressera un procès-verbal sommaire de la vérification, dénoncera les contraventions ou délits commis par les officiers de l'état civil, et requerra contre eux la condamnation aux amendes. »

6 Que faire en cas de perte ou de détérioration d’une feuille mobile ?

En cas de destruction ou perte d'une feuille vierge, l'officier de l'état civil indique, sur le procès-verbal de clôture du registre, le numéro de la feuille ainsi que les circonstances de l'incident. Les actes de l'état civil sont établis sur les feuilles portant les numéros qui suivent (article 15 du décret du 6 mai 2017).

Au cas où une feuille contenant un ou plusieurs actes d’état civil a été perdue, détruite ou rendue inexploitable, l'officier de l'état civil en avertit sans délai le procureur de la République territorialement compétent. Ce dernier autorise la reconstitution du ou des actes et donne toutes instructions utiles à cet effet (article 15 du décret du 6 mai 2017).

La reconstitution des actes et des registres de l'état civil relève de la compétence du tribunal de grande instance (article 14 du décret du 6 mai 2017).

7 Comment reconstituer des registres détruits ou très endommagés ?

La reconstitution des actes de l’état civil ou des registres de l’état civil est réalisée par l'officier de l'état civil à partir du second exemplaire de ceux-ci ou des données contenues dans les traitements automatisés (article 15 du décret du 6 mai 2017).

Le procureur de la République saisit par requête le tribunal de grande instance afin qu'il confère force probante aux actes ou registres reconstitués.

Mention du jugement est portée en marge des actes reconstitués et copie de celui-ci est versée aux pièces annexes.

Lorsque la reconstitution porte sur l'entier registre, copie du jugement donnant force probante aux actes est insérée en début de celui-ci et mention en est portée en marge de l'acte reconstitué, lorsqu'il est demandé une copie intégrale de celui-ci (article 15 du décret du 6 mai 2017).

Lorsque la reconstitution ne peut être effectuée à partir du second exemplaire ou des données contenues dans les traitements automatisés, la reconstitution de l'acte de l’état civil ou du registre de l’état civil ne peut être opérée qu'en vertu d'un jugement supplétif, à la demande du procureur de la République ou de l'intéressé lui-même (article 15 du décret du 6 mai 2017).