Par Nicolas Thill.
Dernière mise à jour : juillet 2018

L’évaluation annuelle du personnel est un moment privilégié du dialogue permanent entre le supérieur hiérarchique et les agents dont il encadre l’activité ; il s’agit d’une réflexion conjointe qui permet d’une part de faire le bilan d’un exercice passé et d’autre part de préparer l’avenir en déterminant les objectifs individuels de l’agent dans le cadre notamment des projets du service.

Pourtant, dans l’histoire de l’Administration, l’évaluation s’est longtemps résumée à l’exercice d’une formalité administrative : l’entretien de notation.

1 De la notation à l’évaluation

La notation des fonctionnaires territoriaux s’imposent à la plupart d’entre eux de manière impérative.

L’article 76 de la loi du 26 janvier 1984 indique que « le pouvoir de fixer les notes et appréciations générales exprimant la valeur professionnelle des fonctionnaires …est exercé par l’autorité territoriale au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur des services de la collectivité ou de l’établissement ».

Le décret d’application pris le 14 mars 1986 vient compléter le socle du dispositif en imposant dans son article 2 l’établissement d’une notation chaque année.

Obligation légale, la notation a été conçue par le législateur comme devant constituer le fondement de l’évaluation individuelle des agents. Pourtant de nombreuses critiques sont portées pour constater que l’exercice de la notation ne remplit plus sa fonction et n’est plus adaptée aux exigences modernes d’une gestion des ressources humaines.

La notation ne serait plus représentative de la valeur professionnelle de l’agent et ne constituerait plus dès lors un élément sur lequel s’appuyer pour départager les agents pouvant prétendre aux même avantages.

En effet, toutes les entreprises publiques ou privées bougent beaucoup, tant au niveau de leur organisation que de leurs procédures de fonctionnement.

Nous sommes passés  d'un système stable avec des fonctions et des missions définies, des services organisés et des compétences formalisées, à un monde instable fluctuant et changeant.

Les réalités deviennent changeantes et instables. Les responsabilités sont modifiées. Le paradoxe est qu’il faut de plus en plus prévoir dans un monde de plus en plus opaque.

Les différences de charges de travail et les pointes d’activités conduisent à des variations d’effectifs et à des formes de compétences à requérir en des temps variables. Cet environnement déstabilisé fragilise l'encadrement et le  personnel. C’est de plus en plus l’investissement personnel qui vient compenser et assurer la charge de travail supplémentaire. Parallèlement, on est confronté à une demande de plus en plus forte de qualité de vie.

La compétence aujourd’hui n’est plus la technicité mais l’anticipation, l'organisation, la synchronisation, la qualité de l'organisation et du service.

Ce déplacement de compétences doit être pris en compte par le manager. Cela veut dire prendre en compte l'évolution des organisations, des services mais aussi des fonctions.

L'entretien professionnel s'inscrit dans une dimension d'évaluation annuelle. C'est à la fois un outil au service du management et de l'organisation des services tout en contribuant également aux processus de gestion des ressources humaines (déroulement de carrière, plan de formation, référentiel de compétences, politique de rémunération...). Il offre l'opportunité de réaliser un bilan, d'envisager de nouvelles perspectives lors d'un dialogue construit et structuré entre l'agent et son responsable.

La disparition programmée de la notation s’est effectuée en 3 étapes :

  • d’abord un décret du 29 avril 2002 a fait cohabiter la notation et l’entretien individuel pour évaluer les agents publics de l’Etat ;
  • puis les lois relatives à la modernisation de la fonction publique de février 2007 et à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique de 2009 ont instauré l’expérimentation de l’entretien individuel en remplacement de la note chiffrée dans les 3 fonctions publiques pendant une période de 3 ans ;
  • enfin, le décret du 28 juillet 2010 est intervenu pour supprimer la notation dans la fonction publique d’Etat et la remplacer par l’entretien individuel.

Cette évolution qui progressivement substitue la notation par l’entretien individuel correspond à une homogénéisation du droit.

D’abord, on peut constater l’alignement des fonctions publiques sur le secteur privé car l’entretien individuel s’est développé en France au sein des entreprises, dans un contexte économique de concurrence accrue et de recherche de la performance.

Le remplacement de la notation par l’entretien individuel contribue ensuite à un indéniable rapprochement des administrations françaises avec les administrations publiques étrangères qui ont tendance à privilégier l’évaluation par l’entretien individuel inspiré du modèle américain.

2 Les objectifs de l’évaluation

L’évaluation est à la fois un facteur de motivation et de participation en fédérant l’ensemble du personnel autour d’un projet commun.

Ce dispositif doit permettre de se donner des repères en permettant de définir des fonctions, d’identifier des compétences et de clarifier les moyens de l’organisation.

Les avantages de cette démarche peuvent être identifiés pour les agents, le management et l’Institution.

2.1 Pour le collaborateur

  • parler de son avenir au sein de l’organisation,
  • avoir l’opinion de son responsable sur son travail, ses performances,
  • identifier ses points forts et ses points faibles,
  • envisager la gestion de sa carrière : formation, promotion, mutation…
  • exprimer ses aspirations personnelles et ses attentes professionnelles,
  • parler de son travail, des difficultés rencontrées,
  • faire des suggestions,
  • obtenir des précisions sur ce qu’on attend de lui.

2.2 Pour le responsable

  • optimiser le fonctionnement de son unité,
  • analyser franchement les carences et les atouts du collaborateur,
  • envisager les mesures susceptibles de compenser les premières et de mieux tirer partie des seconds,
  • identifier et prévenir les problèmes potentiels,
  • recueillir les idées, remarques et suggestions du collaborateur,
  • mesurer les performances du collaborateur,
  • argumenter d’une meilleure équité dans les décisions de rémunération et/ou de promotion.

2.3 Pour la collectivité

  • mieux utiliser ses ressources humaines,
  • identifier les forts potentiels,
  • garantir une meilleure équité dans les rémunérations et les promotions,
  • recueillir les suggestions du personnel sur différents domaines : l’organisation, les conditions de travail…
  • alimenter la communication verticale.

Pour accompagner cette évolution qualitative dans l’appréciation des agents territoriaux, le législateur a institué la mise en place de l’entretien professionnel qui doit se substituer à terme à la notation.

3 L’entretien professionnel

3.1 Contexte législatif et réglementaire

L'article 76-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée et le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 ont prévu la mise en place, à titre expérimental pour les années 2010, 2011 et 2012, d'un entretien professionnel annuel pour les fonctionnaires des collectivités territoriales et des établissements publics locaux.

L'entretien professionnel remplace la notation.

L’entretien professionnel est un échange organisé annuellement entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct.

Cette notion de « supérieur hiérarchique direct » est fonctionnelle et indépendante de considérations de grades ou de corps.

L’évaluateur est celui qui, au quotidien, organise le travail de l’agent et contrôle son activité. Le chef de service doit veiller que, dans les petits services, l’agent chargé de l’évaluation ait un recul suffisant par rapport à l’organisation du service.

L’application de ce principe conduit l’organisation à déterminer les emplois qui détiennent une fonction de management de proximité, la fiche de poste doit être éclairante en la matière en précisant si le titulaire du poste est chargé de conduire des entretiens professionnels.

L’entretien est préparé par les deux interlocuteurs sur la base d’une fiche d’entretien pré-établie.

Il donne lieu à un compte rendu rédigé pendant ou après l’entretien, cosigné et mentionnant les voies de recours.

Le compte rendu signé est envoyé à la direction des ressources humaines pour être versé au dossier du fonctionnaire et exploité au titre de la gestion des carrières, de la gestion prévisionnelle, de la mobilité et de la formation.

Le décret n° 2017-63 du 23 janvier 2017, publié le 25 janvier, "relatif à l'appréciation de la valeur professionnelle de certains fonctionnaires territoriaux" vient généraliser le dispositif d'appréciation de la valeur professionnelle par l'entretien professionnel à l'ensemble des agents de la fonction publique territoriale. En effet, jusqu’à cette date, certains cadres d’emplois n’étaient pas concernés par l’entretien professionnel. Ainsi, les psychologues, qui n'étaient pas soumis à un système d'évaluation ni donc à l'entretien professionnel, comme l'avaient confirmé deux arrêts en Conseil d'Etat en juillet 2014 et décembre 2015, sont désormais concernés par ces nouvelles dispositions concernant l'appréciation de leur valeur professionnelle

3.2 Déroulement de l’entretien professionnel

L’entretien annuel doit être un moment de dialogue sur l’activité de l’agent à son poste de travail et sur ses perspectives, il constitue en ce sens un véritable acte de management qui responsabilise le cadre et implique l’agent dans la mission du service. Il se fonde, notamment, sur la fiche de poste et donne ainsi l’occasion de l’actualiser si nécessaire.

3.2.1 Convocation de l’agent évalué

Le fonctionnaire est convoqué huit jours au moins avant la date de l’entretien par le supérieur hiérarchique direct.

La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’agent et d’un exemplaire de la fiche d’entretien individuel, document support servant de base à la conduite de l’entretien et à la réalisation du compte-rendu.

3.2.2 Les thèmes abordés lors de l’entretien

Le contenu de l'entretien professionnel porte sur :

  • le bilan de l'année écoulée : l’entretien permet d’analyser les résultats obtenus par l’agent au regard des objectifs qui lui ont été assignés l’année précédente ou en cours d’année, d’identifier, le cas échéant, les perspectives d’amélioration de ces résultats. Le bilan est établi en considération des éléments qui ont pu faciliter ou empêcher l’atteinte des objectifs ;
  • la fixation des objectifs pour l'année suivante : ces objectifs doivent être en nombre limité, réalistes, réalisables par l’agent, notamment en fonction de son ancienneté sur le poste, de l’évolution intrinsèque du poste et assortis de conditions de réussite. L’atteinte des objectifs doit pouvoir être observée voire mesurée ;
  • les acquis  de l’expérience professionnelle  : l’évaluation des  acquis suppose d’avoir  au  préalable  déterminé,  dans  la  fiche  de  poste,  les compétences requises sur le poste en termes de savoirs, savoir-faire et  savoir-être et par niveau de maîtrise. Elle consiste à mettre en regard les compétences requises et les compétences démontrées par l’agent. Le  potentiel de l’agent peut être signalé, c’est-à-dire les aptitudes non évaluées sur le poste mais pouvant être valorisées dans un emploi ultérieur.
  • les besoins de formation : il s’agit de signaler les formations suivies, les activités de formateur occasionnel, le DIF, les perspectives de formation en lien avec le poste occupé ou avec le projet professionnel ;
  • les perspectives d'évolution en termes de carrière et de mobilité géographique, fonctionnelle ou structurelle ;
  • la valeur professionnelle et la manière de servir : les appréciations générales du supérieur hiérarchique se fondent sur l’évaluation des résultats au regard des objectifs et sur des critères qu’il est souhaitable d’avoir définis a priori (ex. qualités relationnelles, implication personnelle, sens du service public…).

3.2.3 Etablissement d’une fiche d’entretien professionnel

Des fiches d’entretien professionnel doivent être établies afin d’aborder, au cours de l’entretien, l’ensemble des thèmes énoncés par le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 et d’avoir une base à la rédaction du compte rendu.

3.3 Les modalités d’évaluation de la valeur professionnelle

3.3.1 Les critères d’évaluation

Les critères à partir desquels la valeur professionnelle d’un fonctionnaire titulaire est appréciée dépendent de la nature des tâches confiées et du niveau de responsabilités.

Ces critères sont fixés après avis du comité technique et portent notamment sur les points suivants :

  • l’efficacité dans l’emploi et la réalisation des objectifs,
  • les compétences professionnelles et techniques,
  • les qualités relationnelles,
  • la capacité d’encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.

Les critères fixés doivent servir de base aux comptes rendus d’entretien professionnel.

3.3.2 L’établissement d’une fiche de poste

L’entretien individuel est réalisé à partir de la fiche de poste de l’agent évalué, celle- ci lui étant adressée avec la convocation à l’entretien.

La fiche de poste décrit les missions, activités qui incombent à un agent et les compétences requises pour occuper ce poste.

3.3.3 Compte rendu de l’entretien professionnel

Le supérieur hiérarchique direct de l’agent établit un compte-rendu de l’entretien d’évaluation qui comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’intéressé.

Le compte rendu est notifié dans un délai de 15 jours au fonctionnaire, qui peut le compléter par ses observations. Il doit le signer pour attester qu’il en a pris connaissance et le renvoyer à son supérieur hiérarchique direct.

Le compte rendu est ensuite visé par l’autorité territoriale avant d’être communiqué à l’agent.

Les CAP ont connaissance des comptes rendus d’entretien professionnel.

3.4 Révision et recours

3.4.1 Révision

L’agent peut réviser sa fiche d’entretien professionnel par l’exercice d’une demande de révision : elle doit être adressée à l’autorité territoriale par écrit dans les 15 jours francs suivant la notification de la fiche d’entretien. En cas de réponse défavorable, l’agent peut saisir la CAP dans un délai d’un mois suivant la notification de la réponse formulée par l’autorité territoriale dansa le cadre de la demande de révision.

La demande de révision interrompt le délai de recours contentieux.

3.4.2 Recours

- L’agent peut solliciter un recours gracieux auprès de l’autorité territoriale dans un délai de 2 mois à compter, soit de la notification de la fiche d’entretien, soit de la réception de la réponse de l’autorité territoriale à la demande de révision, soit après communication de la fiche éventuellement révisée après avis de la CAP.

- L’agent peut exercer un recours contentieux devant le tribunal administratif dans le délai de mois à compte , soit de la notification de la fiche d’entretien, soit de la réception de la réponse de l’autorité territoriale à la demande de révision, soit après communication de la fiche éventuellement révisée après avis de la CAP soit après réponse explicite ou implicite de rejet au recours gracieux.

Tags:
Créé par Orianne PASCAL le 11 septembre 2015
    
© 2018 CNFPT