Par Françoise Noet
Dernière mise à jour : janvier 2016

Dans la chaîne d’opérations pratiquée, après la recherche de l’information, la sélection et le traitement documentaire, vient l’étape de diffusion de l’information.

La politique de diffusion de l’information doit répondre à plusieurs critères parmi lesquels la nécessité de s’adapter aux besoins et aux usages des utilisateurs. Il faudra définir des politiques de diffusion centrées sur les besoins des publics visés, et utiliser des canaux et outils adaptés aux usages de ces publics.

La diffusion peut prendre des formes diverses :

  • La mise à disposition de documents (communication sur place, prêts)
  • La reproduction de documents
  • La diffusion sélective de l’information
  • Les produits documentaires

Ces différents modes de diffusion doivent prendre en considération du respect du droit d’auteur.

1. Communication et prêts

Pour le centre de documentation disposant de locaux permettant de recevoir les utilisateurs, une consultation libre des documents est généralement prévue. Quand les locaux ne le permettent pas, le documentaliste doit prévoir la consultation des documents qui ne sont pas en libre accès. C’est souvent le cas des collections archivées de revues et de certains dossiers stockés, en particulier les dossiers outils.

1.1. Prêts ponctuels

Par cette expression on désigne les transactions de prêt opérées au cas par cas à la demande des utilisateurs : prêts d’un ouvrage, d’un numéro de périodique, d’un document multimédia …

Il est souhaitable que la plupart des documents du fonds documentaire soient empruntables, à l’exception des documents de référence (codes, usuels), et du dernier numéro des périodiques.

Il faut assurer une traçabilité des documents qui sortent du centre de documentation, avec un système de relance auprès des emprunteurs en retard.

Un règlement des prêts peut être rédigé et mis à disposition des lecteurs. Il doit indiquer :

  • Les publics autorisés à emprunter
  • Les documents empruntables
  • La durée des prêts par catégorie de documents
  • Le nombre de prêts autorisés par transaction
  • Les sanctions éventuelles en cas de retard ou de perte de document (exclusion temporaire ou définitive du droit au prêt, sanction pécuniaire …)

Quant aux documents non empruntables, il faut bien évidemment en assurer la visibilité et la communication sur place.

1.2. Prêts systématiques de périodiques

Les budgets et la raison ne permettent généralement pas d’acheter autant d’exemplaires des périodiques que le souhaiteraient les utilisateurs. Pour pallier cet inconvénient, le prêt systématique a pour objectif de faire profiter largement les utilisateurs des abonnements souscrits.

Il existe deux systèmes de prêts systématiques :

  • Le prêt systématique « en ligne ». Une liste d’emprunteurs est établie. Le document est adressé au premier emprunteur qui l’adresse au second emprunteur, qui l’adresse au suivant … Le dernier emprunteur retourne le document au centre de documentation. Cette procédure permet (théoriquement) une diffusion plus rapide du numéro entre les différentes personnes intéressées.
  • Le prêt systématique « en marguerite ». Dans cette procédure, le document revient au centre de documentation entre chaque prêt. Cela permet une meilleure traçabilité du document, mais ralentit la diffusion.

2. Diffusion sélective de l’information

La diffusion sélective de l’information (DSI) est également appelée « diffusion sur profil ». C’est une diffusion active et personnalisée de l’information, une forme d’alerte documentaire.

L’utilisateur reçoit de façon systématique et personnalisée une sélection d’informations sur la base de son « profil » documentaire. La diffusion peut se faire sur papier ou par courrier électroniques.

Certains logiciels documentaires disposent d’une fonctionnalité de « profil public ». (cf. fiche 9.2)

La qualité de la diffusion sélective de l’information est liée au choix des sources et à la finesse apportée à la sélection.

La difficulté consiste à choisir entre une sélection effectuée en interne à partir des sources disponibles, avec la garantie d’un filtrage pertinent, mais la certitude de délaisser des sources intéressantes mais extérieures, et l’externalisation de la sélection auprès d’un prestataire (agrégateur de presse), ce qui présente un coût.

3. Produits documentaires

Répondant à la fonction de diffusion de l’information, les produits documentaires sont dotés d’une forte valeur ajoutée. Ils sont élaborés sur la base d’une connaissance fine des besoins et des usages des usagers.

C’est une production originale du service de documentation. Ils doivent donc être identifiables par le biais d’une charte graphique homogène.

Il existe une possibilité diversifiée de concevoir et réaliser des produits documentaires, de périodicité variable, certains sous forme papier et d’autres électroniques, dont la « valeur ajoutée » est plus ou moins grande en fonction de leur contenu.

On prendra soin d’assortir ou de combiner produit(s) à valeur ajoutée « faible et produit(s) à valeur ajoutée élevée, chaque support et chaque canal correspondant à une nécessité précise.

Qu’il s’agisse de produits documentaires classiques ou nouveaux, l’attention devra toujours être portée au contexte de réalisation, à la forme, l’accessibilité, la fiabilité, la réactivité.

L’usabilité1 des produits documentaires devra être fréquemment réinterrogée dans l’idée d’améliorer l’efficacité de la diffusion d’information. En fonction de l’évolution des outils de publication et de l’étude des besoins, l’offre sera amenée à évoluer.

3.1. Bulletin signalétique

Selon la définition de l’ADBS, un bulletin signalétique est « un bulletin à parution périodique contenant une bibliographie signalétique ou analytique du dépouillement des dernières revues reçues ».

On peut l’élargir à la présentation des dernières acquisitions d’ouvrages, de documents audiovisuels, outils pédagogiques ... Le bulletin est généralement organisé par thématiques et par types de documents.

3.2. Catalogue

Par ce terme de catalogue, on entend généralement un document récapitulatif des ouvrages qui constituent le fonds de bibliothèque. Les ouvrages sont alors présentés par thématique et auteurs.

Le catalogue permet également de signaler et mettre en valeur les documents audiovisuels (vidéos, dvd, cd-rom …), des outils pédagogiques … si le centre de documentation en possède.

Le « traditionnel » catalogue papier peut être doublé d’un catalogue en ligne sur le portail documentaire. Cette option remplace de plus en plus la réalisation de catalogues papier, ceux-ci étant en voie d’obsolescence.

Pour signaler les derniers ouvrages et documents audiovisuels reçus, on recourt généralement à un bulletin signalétique ou à une newsletter.

3.3. Panorama de presse

Improprement appelé parfois « revue de presse », le panorama de presse propose une sélection d’articles issus de la presse quotidienne, et quelquefois de périodiques. C’est un produit connu et généralement apprécié des utilisateurs. Mais cette importance doit être relativisée : le panorama a une durée de vie très courte et est souvent feuilleté plus que réellement lu.

La formule numérique répond à des objectifs de réactivité et d’économie de papier. Ce second objectif n’est pas forcément atteint. Les utilisateurs peuvent préférer imprimer les articles au lieu de les consulter à l’écran. Au moins n’impriment-ils que les articles qui leur paraissent pertinents. En revanche, le bénéfice apporté par le panorama numérique consiste en une diffusion plus rapide et plus large.

La formule papier reste toutefois utilisée pour les services qui demandent à disposer de l’information d’actualité sur leur domaine de compétence, tout en ne disposant pas systématiquement d’un poste informatique individuel : agents de terrain, agents se déplaçant souvent dans le cadre de leur travail.

Sous forme numérique comme sous forme papier, le panorama doit répondre aux impératifs du droit de reproduction (cf. fiche 8.4)

3.4. Dossier documentaire

L’objectif du dossier documentaire est de rassembler divers documents sur un même sujet, de resituer ce sujet dans son contexte, d’envisager les divers points de vue énoncés à son propos. En consultant le dossier documentaire, l’agent ou l’élu doit pouvoir appréhender rapidement un problème et se faire une idée précise des différents écrits parus sur la question. La valeur du dossier est liée à la fiabilité, à la fraîcheur et à la représentativité des documents qu’il contient.

Réalisés à la demande d’une direction dans un contexte précis (colloque, journée de formation, actualisation des connaissances …), ou à l’initiative du documentaliste dans un objectif d’anticipation du besoin, les dossiers documentaires peuvent présenter des formes différentes.

Les dossiers documentaires électroniques se présentent sous une forme largement différente des dossiers papier, avec des liens pointant sur une grande diversité de sources du web. Ils présentent l’avantage d’être mis à jour en continu et un avantage secondaire qui est de régler plus facilement la question du droit d’auteur.

A côté des dossiers documentaires structurés, le centre de documentation constitue souvent des dossiers de travail à usage interne, appelés « dossiers outils ».

Ces dossiers outils ne sont pas constitués pour être proposés aux utilisateurs en tant que « produit fini ». Ce sont des outils de stockage provisoire pour les documentalistes, sur des thématiques particulières. Ils servent :

  • A alimenter les dossiers documentaires
  • A rechercher de l’information pour une demande ponctuelle
  • A préfigurer des dossiers plus élaborés dont le sujet n’est pas encore complètement cerné à un moment donné (projet de loi, débat de société ...)

3.5. Bibliographie

Une bibliographie est un ensemble de notices descriptives regroupées selon certains critères : bibliographie sur un auteur, sur un thème …

Une bibliographie réalisée dans le centre de documentation indiquera les principales mentions des documents recensés (titre, auteurs, date, éditeur …) ainsi que leur localisation. Pour une meilleure valeur ajoutée, un bref résumé de chaque document est un plus.

Une bibliographie peut se présenter soit sous la forme d'un document autonome ou en annexe à un dossier.

Des bibliographies peuvent être réalisées ponctuellement, à la demande des utilisateurs ou sur des sujets proposés par le service. Elles peuvent combiner des références documentaires de la base de données interne et des références issues du web, dont les documents dans ce dernier cas, ne sont pas disponibles sur place.

Le produit documentaire « bibliographie » s’étend aujourd’hui bien évidemment au signalement de sites web. Le signalement d’un site web dans une bibliographie impose une normalisation particulière. En effet, une ressource en ligne étant temporaire, donc susceptible d’être modifiée, voire de disparaitre, il est important d’en mentionner la date de consultation. La forme recommandée est les « crochets carrés ».

Exemple : http://www.departements.fr/content/84e-congres-de-lassemblee-des-departements-de-france [consulté le 30/01/2016]

3.6. Newsletter et bulletin de veille

La Newsletter (ou lettre d'information) est composée d'informations rédigées sous forme de nouvelles brèves. Elle est envoyée de manière périodique par courrier électronique à une liste de diffusion regroupant l'ensemble des personnes qui y sont inscrites.

En documentation, la newsletter permettra d’informer rapidement les abonnés de la parution de nouvelles ressources, de signaler un événement, de communiquer sur les actualités du centre de documentation.

Ce type de produit peut également prendre le nom de « bulletin de veille », « lettre de veille », signant par cette appellation le caractère très professionnel de son contenu.

3.7. Répertoire (ou annuaire) de sites web

A partir d’une veille thématique, un répertoire des meilleurs sites web consacrés à un thème peut être réalisé. La valeur ajoutée de ce produit documentaire dépend du niveau d’analyse des sites recensés : analyse critique du contenu, fiabilité et fraîcheur de l’information, ergonomie du site et de la navigation.

3.8. Synthèse documentaire

La synthèse documentaire est un produit à forte valeur ajoutée. L’Afnor la définit comme « un exposé de mise au point, qui s’appuie sur une bibliographie sélectionnée, et qui condense et reformule l’information contenue dans un ensemble de documents primaires ».

La synthèse documentaire met en regard les idées contenues dans les documents sélectionnés, reformule leur contenu en le synthétisant.

A l’heure où chacun a le sentiment d’une saturation d’informations, la synthèse documentaire peut permettre aux usagers d’avoir rapidement un état des connaissances et des points de vue sur un sujet donné. C’est un véritable outil d’analyse d’une question et une aide à la décision.

3.9. Blog

Un blog est un type de site web, utilisé pour la publication périodique et régulière d'articles, généralement succincts, et rendant compte d'une actualité autour d'un sujet donné ou d'une profession, accompagnés de liens vers d’autres sites et permettant de réagir en ligne à l’information.

Les articles ou « billets » sont datés, et se présentent dans un ordre anté-chronologique, c'est-à-dire du plus récent au plus ancien.

Réaliser un blog en documentation a un aspect novateur. En effet, c’est un produit collaboratif. Les utilisateurs peuvent contribuer au produit en enrichissant le blog de leurs propres informations dans leur domaine de spécialité. Il est alors conseillé que le documentaliste joue un rôle de « modérateur » pour vérifier, le cas échéant avec l’utilisateur et sa hiérarchie, la fiabilité de l’information.

Un blog sera réalisé avec un « moteur de blog ». (Cf. fiche 9.5)

4. Droit d’auteur

Pour assurer sa mission de diffusion de l’information avec une parfaite sécurité juridique, le service de documentation doit tenir compte du droit d’auteur.

4.1. Fondement du droit d’auteur

Le droit de propriété intellectuelle, appelé généralement « droit d’auteur » est régi par les articles L. 121-1 à L. 122-12 du code de la propriété intellectuelle (CPI).

Tout auteur dispose sur son œuvre de deux types de prérogatives : les droits moraux et les droits patrimoniaux.

  • Le droit moral confère à l’auteur d’une œuvre de l’esprit, le droit au respect de son nom, de sa qualité et de son œuvre. Le droit moral a un caractère perpétuel, inaliénable et imprescriptible.
  • Les droits patrimoniaux ou droits pécuniaires. L’auteur dispose du droit exclusif d’exploiter son œuvre sous quelque forme que ce soit et d’en tirer un profit pécuniaire (CPI, art. L. 123-1). Les droits patrimoniaux des auteurs sont les droits de représentation et de reproduction et le droit de suite. Toute utilisation de son œuvre sans l’autorisation de l’auteur constitue une contrefaçon qui est civilement et/ou pénalement sanctionnée.

Les droits patrimoniaux qui concernent la fonction documentaire sont principalement les droits de représentation et de reproduction.

  • Le droit de reproduction consiste dans « la fixation matérielle de l’œuvre par tous les procédés qui permettent de la communiquer au public de manière indirecte (imprimerie, photographie et tout procédé des arts graphiques et plastiques ainsi que l’enregistrement mécanique cinématographique ou magnétique ».
  • Le droit de représentation consiste dans « la communication de l’œuvre au public par un procédé quelconque, notamment par récitation publique, exécution lyrique, représentation dramatique, présentation publique, télédiffusion, projection publique et transmission dans un lieu public de l’œuvre télédiffusée et mise à la disposition à la demande sur les réseaux numériques ».

Le droit d’auteur ne concerne bien évidemment pas seulement les œuvres écrites mais aussi les photos, films, enregistrements audio (interventions publiques par exemple) …

4.2. Exceptions au droit d’auteur

La loi autorise l’utilisation de l’œuvre, sans autorisation de l’auteur, dans un certain nombre de cas particuliers :

  • La représentation dans le cercle de famille. Cela s’entend comme une représentation gratuite, exclusivement dans un cercle restreint aux parents ou familiers. Les membres d’association, d’une entreprise ou d’une collectivité ne sont donc pas considérés comme formant un cercle de famille.
  • La reproduction strictement réservée à l'usage privé du copiste. Cette exception ne vise que la copie effectuée pour les besoins personnel de celui qui la réalise et ne s’étend pas l’utilisation collective de la copie.
  • L'exception en faveur des handicapés. Il s’agit de la reproduction et de la représentation sur format numérique, par des établissements ouverts au public (bibliothèques, archives, centres de documentation, espaces culturels multimédia), des œuvres imprimées, à destination des personnes atteintes d'un handicap empêchant leur accès direct aux œuvres, pour une consultation strictement personnelle.
  • L'exception en faveur des bibliothèques, musées et services d'archives. La reproduction et la représentation sont autorisées à des fins de conservation ou de préservation des documents fragiles, par les bibliothèques accessibles au public, les musées et les services d'archives.
  • Les œuvres tombées dans le domaine public, soit 70 ans après le décès de l’auteur ou du dernier auteur vivant pour les œuvres collectives.
  • Les œuvres orphelines, c’est-à-dire celles dont l’auteur n’a pu être identifié.
  • Sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l'auteur et la source : les analyses et courtes citations ; les revues de presse entendues comme une « présentation conjointe et par voie comparative de commentaires émanant de journalistes différents et concernant un même thème ». Un panorama de presse ne rentre pas dans le cadre de l’exception.

4.3. Œuvres libres de droits

  • Les textes de loi, rapports et actes officiels appartiennent au domaine public (Constitution, lois, décrets, arrêtés, actes réglementaires des collectivités locales, décisions de jurisprudence, directives et règlements européens etc.). ils peuvent être reproduits ou diffusés librement. En revanche, les commentaires de jurisprudences sont soumis au droit d’auteur.
  • Les documents sous licences « Creative Commons ». Dans le milieu scientifique, et plus largement professionnel, faire circuler l’information et se faire connaître est privilégié plutôt qu’être rémunéré. Ce principe a donné lieu aux licences Creative Commons (il en existe de plusieurs types), où les auteurs renoncent à leurs droits sous conditions de libre usage, et à condition de respecter certaines clauses : citer l’auteur, ne pas modifier l’œuvre, ne pas la réutiliser à des fins commerciales, la partager dans des conditions identiques ... Les documents sous licence Creative Commons sont signalés par des symboles selon les usages autorisés. Voici quelques exemples de ces symboles :

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4.4. Gestion du droit d’auteur

Dans la pratique, les auteurs ne gèrent pas directement leurs droits. Ils en mandatent généralement la gestion aux éditeurs.

La gestion du droit d’auteur présente une grande complexité, voire un certain nombre d’incohérences et des difficultés d’application.

  • Documents papier

La gestion collective des droits est imposée par la loi. Il s’agit de la loi du 3 janvier 1995 qui prévoit une cession obligatoire des droits sur les œuvres protégées à une société de gestion collective agréée. Le Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie (CFC) a le monopole de reversement des droits.

  • Documents numériques

La reproduction numérique de documents papier en vue de leur diffusion électronique relève des mêmes obligations que celle des documents papier.

La reproduction et diffusion de contenus numériques (articles de presse en ligne ou autres documents électronique) fait également l’objet d’une demande d’autorisation. Mais dans le domaine numérique, le CFC n’a pas de monopole de la gestion des droits.

Pour assurer la sécurité juridique de la diffusion sur un intranet ou auprès d’abonnés à un panorama de presse, des contrats incluant la redevance peuvent être passés auprès du CFC ou auprès d’agrégateurs de presse.

Les agrégateurs de presse sont des sociétés auxquelles les éditeurs ont cédé la gestion de leurs droits. Elles disposent de bases de données de presse auxquelles on peut s’abonner pour rechercher et réutiliser des articles en toute sécurité juridique.

Tant le CFC que les agrégateurs de presse ne sont pas mandatés par tous les éditeurs, ce qui complexifie la question.

4.5. Conséquences du droit d’auteur sur les produits documentaires

- Toute notice bibliographique, tout signalement de document doit mentionner le nom de l’auteur quand celui-ci est spécifié sur le document.

  • Une courte citation est autorisée, mais un résumé plus conséquent doit reformuler les idées développées dans le document.
  • Les sommaires de revues doivent bien évidemment mentionner les auteurs. Il faut faire preuve de prudence en ce qui concerne la reproduction des images, accroches et mises en page.
  • Tout produit documentaire composé de copies papier d’articles doit faire l’objet d’une déclaration et du paiement de droits de reproduction auprès du Centre Français d’exploitation du droit de Copie (CFC). Une redevance est versée au CFC qui la reverse aux éditeurs. Le calcul se fait au prorata du nombre de pages et au nombre de reproductions. Des contraintes supplémentaires existent quant au pourcentage de titres dans un panorama de presse, par exemple.
  • Le service de documentation doit obtenir les droits de diffusion pour tout article numérisé en vue d’être diffusé par le biais de produits documentaires, ou publié sur l’intranet de la collectivité (CFC ou agrégateur de presse).
  • Les produits documentaires constitués de liens hypertexte peuvent être réalisés sans autorisation de l’auteur. Il suffit que la source soit clairement précisée et que le lien ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
  • Le centre de documentation peut faire évoluer les produits documentaires vers des produits ayant une plus grande valeur ajoutée : synthèses, dossiers électroniques structurés …

De plus en plus d’œuvres se rattachent au domaine public. Il existe des sites qui les recensent. Il existe aussi des banques d’images gratuites et légales. Le documentaliste pourra faire une veille sur ces sites pour trouver de nouvelles sources réutilisables.

En conclusion, le droit d’auteur restreint inévitablement le cadre de mise à disposition de l’information, mission première des documentalistes. Les associations professionnelles comme l’IABD s’inscrivent dans un mouvement européen des bibliothèques et centres de documentation pour revendiquer une législation plus équilibrée et plus ouverte.

4.6. Droit d’auteur et internet

  • Liberté du lien hypertexte

Pour reprendre une décision de la Cour de justice de l’Union européenne, citée par Michèle Battisti dans son blog2, « ne constitue pas un acte de communication au public […] la fourniture sur un site Internet de liens cliquables vers des œuvres librement disponibles sur un autre site Internet ». Il s’agit de l’Arrêt Svensson du 13 février 2014 (quatrième chambre) qui opposait des journalistes suédois à un agrégateur de presse. Les conséquences sur les produits documentaires en sont précisées au paragraphe précédent.

  • Internet et la complexification du droit d’auteur.

La mondialisation de la circulation des œuvres, le partage et l’enrichissement collaboratif des contenus du web rendent souvent impossible la recherche des auteurs. Le piratage des œuvres, facilité par les réseaux sociaux est difficile à combattre. Les conditions de réutilisation des données en ligne sont parfois très restrictives et la législation est différente d’un pays à l’autre.

La situation est tellement inextricable qu’une révision des questions du droit d’auteur semble inévitable.

Un débat est lancé sur un accès à l’information plus démocratique et plus citoyen, à travers la notion de « biens communs informationnels ». Une grande partie des scientifiques et des professionnels de l’information/documentation considèrent que les biens communs proposent une alternative au modèle marchand et génèrent de nouveaux espaces de diffusion de la connaissance.

Comment concilier cet impératif démocratique avec le respect des droits légitimes des auteurs ? Cette question alimente les débats actuels autour de projets d’évolution de la législation.

La loi n° 2015-195 du 20 février 2015 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne dans les domaines de la propriété littéraire et artistique et du patrimoine culturel n’apporte pas toutes les réponses.

Ces préoccupations rejoignent les débats sur l’open data. Il faudra à ce sujet suivre les avancées du projet de loi « pour une république numérique ».

  1. ^ L’utilisabilité, usabilité ou encore aptitude à l'utilisation est définie par la norme ISO 9241-11 comme « le degré selon lequel un produit peut être utilisé, par des utilisateurs identifiés, pour atteindre des buts définis avec efficacité, efficience et satisfaction, dans un contexte d’utilisation spécifié ».
  2. ^ http://www.paralipomenes.net/
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Créé par Julien Lenoir le 25 février 2016
    
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