Modifié le 16 mai 2023
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3 Si l'activité des services d'archives reste encore souvent méconnue du grand public, il existe néanmoins de nombreux outils et méthodes pour en rendre compte.
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5 Le code du patrimoine prévoit tout d'abord, dans sa partie règlementaire (art. R212-56), que les services d'archives des collectivités territoriales sont tenus d'élaborer un rapport annuel d'activités. Dans les faits, le service interministériel des Archives de France (SIAF) adresse une grille d'enquête à l'ensemble des services d'archives constitués dont il assure la synthèse nationale.
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7 Cette grille propose de nombreux indicateurs et même des chiffres-clés de l'activité des services d'archives qui renseignent en premier lieu l'archiviste sur son fonctionnement et peuvent ainsi l'aider à tracer des pistes d'amélioration voire élaborer un projet de service.
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9 Notons par ailleurs que de nombreuses collectivités réalisent de leur côté un rapport annuel d'activité auquel les services d'archives, au même titre que les autres services de la collectivité, sont invités à contribuer. L'archiviste peut alors puiser dans les éléments transmis au SIAF. Cette publication permet ainsi la reconnaissance de l'archiviste au sein de sa structure d'emploi et à l'extérieur.
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11 Mais ces deux publications à vocation réglementaire ne sauraient suffire à la communication de l'activité du service d'archives. Aussi, plusieurs moyens peuvent être envisagés.
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13 = 1. Comment organiser sa communication ? =
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15 Un domaine en quête de nouveaux publics, voire de reconnaissance, à l'instar des Archives doit tirer parti des nombreux atouts d'une communication organisée. Si les formations d'archivistes ne prévoient que rarement d'éléments sur ce point, on aurait tort de négliger cette fonction stratégique.
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17 Il est bon de rappeler avant toute chose que la communication des Archives s'inscrit généralement dans un dispositif plus large qu'est la communication de leur collectivité de tutelle. Il est donc préférable de s'appuyer sur les compétences de ses collègues communicants au moment de lancer un plan de communication.
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19 Dans ce domaine, l'identité visuelle est importante. Si elle n'est nullement indispensable, la réalisation d'une charte graphique propre au service d'archives sera très appréciable. Elle permettra notamment une déclinaison dans tous les supports imprimés (programmes culturels, plaquettes de présentation, livrets ou catalogues d'exposition) mais aussi une intégration sur le site Internet du service qui gagnera ainsi en visibilité.
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21 Les différentes formes de communication feront l'objet d'un examen détaillé ci-après mais il faut relever d'une manière générale l'importance d'une bonne couverture des événements proposés par les Archives au niveau des médias. Là encore, le lien avec les communicants de la collectivité sera précieux et permettra d'identifier les personnes ressources.
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23 Après cette étape, le plus souvent et selon les cas, le service d'archives est invité à communiquer sa programmation directement auprès des médias ou bien celle-ci est relayée par la direction de la communication.
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25 Le dossier de presse est le moyen privilégié de toute communication majeure en direction des médias. On mettra un soin particulier à sa conception pour retenir l'attention des journalistes. On pourra ainsi y recourir à diverses occasions, de l'annonce d'une exposition temporaire jusqu'à la présentation d'une programmation culturelle sur plusieurs mois.
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27 Toute action culturelle d'importance méritera un dispositif inaugural. Annoncée en amont par le biais d'invitation auprès d'un fichier de contacts savamment élaboré (public des Archives, officiels, etc.), l'inauguration d'un tel événement suppose le plus souvent un certain protocole et une organisation matérielle maîtrisée (collation notamment). Là encore, on aura soin de s'appuyer sur les services compétents (généralement le cabinet ou la communication).
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29 L'aspect budgétaire ne doit pas être minoré. Si la création d'une charte graphique représente un coût ponctuel amortissable sur une décennie en moyenne, le maquettage de publications et leur impression, la diffusion d'annonces parfois payantes dans la presse locale et/ou nationale sont des prestations relativement récurrentes et non neutres. La plupart du temps, elles sont prises en charge par la direction de la Communication qui dispose d'un budget pour toutes les initiatives de la collectivité dans ce domaine mais il est préférable de s'en assurer.
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31 = 2. Le site Internet =
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33 La mise en ligne d'images numérisées de documents d'archives a pris un tel essor dans notre pays que l'on en oublierait presque la fonction de communication "de base" d'un site Internet.
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35 En effet, au-delà de ces contenus effectivement très prisés quoique inégalement disponibles sur les sites des services d'archives, ces derniers sont le plus souvent riches de contenus informationnels.
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37 La présentation du service et de son activité y a en effet toute sa place. L'outil moderne qu'est l'Internet n'enlève en effet rien au caractère méconnu des archives et du métier d'archiviste.
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39 L'historique du service, du bâtiment, la présentation de l'équipe (associé parfois à un organigramme téléchargeable) sont des rubriques habituelles et importantes. C'est aussi le lieu pour réutiliser quelques chiffres-clés transmis au SIAF qui permettent de mieux percevoir l'étendue de l'activité d'un service d'archives (métrage linéaire collecté, taux d'occupation du bâtiment, nombre de scolaires accueillis, nombre de documents communiqués, etc.).
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41 La page d'accueil est ordinairement indiquée pour la publication d'actualités du service pour les prochaines semaines et peut être doublée d'une lettre d'informations électronique (newsletter) à destination internautes qui s'y sont inscrits.
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43 La facilité de lier les informations permises par Internet doit être bien exploitée. Le renvoi vers un article, un extrait sonore ou simplement une page Web faisant référence aux activités des Archives décuplera la visibilité de leurs actions.
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45 = 3. Les médias sociaux =
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47 D'un usage désormais très répandu, ils n'ont pas épargné les Archives. Illustrations du Web 2.0, les médias sociaux placent les usagers d'Internet au cœur de l'action de création et de partage de l'information. Avec une réactivité instantanée, les potentialités des médias sociaux sont nombreuses pour les archivistes mais également exigeantes afin de faire vivre les comptes qui peuvent être ouverts auprès de Facebook, Twitter ou autre.
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49 Il s'agit d'un outil de communication très efficace pour animer une communauté autour des actualités des Archives avec l'avantage de pouvoir illustrer les messages, faire part d'un avis sur une conférence ou encore solliciter les connaissances des abonnés pour l’identification d’une image d’archives.
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51 = 4. Les publications =
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53 A l'heure des nouvelles technologies en ligne, les publications des services d'archives doivent être repensées. Les guides des services d'archives (départementaux notamment) édités dans les années 70-80 auraient vraisemblablement une audience limitée sous leur forme initiale.
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55 En revanche, des contenus similaires auront tout à fait leur place dans les différentes pages d'un site Internet. Il en va de même pour les guides de présentation et autres livrets d'exposition qui, si leur forme imprimée reste appréciable, méritent une diffusion élargie sur la Toile.
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57 Toutefois, pour le catalogue d'exposition, l'impression reste préférable. La mise en page soignée grâce à des maquettes de plus en plus sophistiquées, les contributions de qualité, parfois de la part de spécialistes extérieurs aux Archives, le recours important à l'iconographie, sont autant de motifs de préservation de la forme imprimée, d'ailleurs mieux accueillie par le public dans ce contexte. Le point de vigilance sera le coût de l'ouvrage en veillant à ce qu'il ne soit pas prohibitif.
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59 = 5. Les radios =
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61 De nombreux services d'archives ont noué des partenariats avec des stations de radio locales. Cette présence sur les ondes, qui peut être aussi bien ponctuelle que régulière, est une occasion de séduire un nouveau public à l'occasion de chroniques historiques par exemple. La lecture à l'antenne de documents d'archives figure parmi les modalités de restitution originales qui peuvent être mobilisées dans ces circonstances.
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63 Sans parler d'une telle collaboration, les radios locales peuvent être de précieux relais pour les activités culturelles des Archives en les mentionnant dans leurs agendas.
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65 = 6. Les journaux d'information des collectivités =
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67 S'il est évidemment possible de proposer des contributions des Archives dans les bulletins internes des collectivités ou bien sur les intranets, les journaux d'information des collectivités assurent une publicité appréciable auprès des administrés (qui sont par ailleurs des financeurs du service d'archives).
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69 Si comme pour les radios, on peut se borner à figurer dans les pages agenda pour les prochaines activités du service d'archives, l'idéal est d'aller plus loin en proposant des articles historiques illustrés par des documents provenant des fonds. Certains services ont ainsi une page dédiée dans ces bulletins d'information où ils évoquent à chaque numéro des séquences de l’histoire du territoire.
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71 = 7. Les forums professionnels =
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73 Si la majorité des échanges portent sur des problématiques professionnelles où l'expérience des confrères est sollicitée, la communication d'activités du service peut également y trouver sa place. Expositions, conférences et autres actions peuvent ainsi être relayées auprès d'un public, certes conquis mais toujours attentif. Le forum de l'Association des archivistes français en est un exemple.
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75 Par ailleurs, le SIAF propose une lettre d'information qui référence les actualités des services d'archives par ailleurs centralisées sur une page spécifique de son site officiel.

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