• 1. Introduction - notion d'évaluation dans les archives
• 2. Évaluer pour comprendre, agir, communiquer
  • 2.1. Diagnostiquer
  • 2.2. Prévoir et agir
  • 2.3. Communiquer sur l'évaluation de son activité
• 3. Caractéristiques des indicateurs efficaces
• 4. Présentation de quelques outils d'évaluation
  • 4.1. Grille de l'enquête statistique annuelle
  • 4.2. Outils spécifiques au domaine de la conservation physique
    • 4.2.1. Récolement
    • 4.2.2. Méthode d'évaluation des pratiques de conservation
  • 4.3. Évaluation des compétences
  • 4.4. De nombreuses normes sur différents volets du traitement des archives

1. Introduction - notion d'évaluation dans les archives

L'évaluation est vitale dans le pilotage d'un service, à la fois dans son quotidien, le moyen et le long terme. Elle permet d'agir rapidement ou de concevoir les projets à mettre en place, et les bilans qu'elle produit facilitent la communication avec les partenaires. Elle est partout dans le monde professionnel : la problématique n'est pas spécifique au secteur des archives. Toutefois, elle s'y décline d'une manière particulière, en raison de :

• la multiplicité des activités découlant de la chaîne de traitement des archives, et le fait qu'elles soient assurées par un seul service polyvalent ; elle contribue à donner le recul nécessaire pour garder le bon cap ;
• la durée : le travail des archivistes s'inscrit dans un temps très long, qui génère des besoins d'indicateurs adaptés ;
• les fonds d'archives : ils gèrent un volume important de documents variés par leurs supports et leurs contenus, et réceptionnent un flux continuel, généralement volumineux ; une réévaluation régulière des caractéristiques de leurs fonds est nécessaire.

Pour ces raisons, sans doute, ils sont dotés d'une assez forte culture de l'évaluation. Puisque les réalités du métier changent (accélération du flux de la production documentaire, diversification des supports, des usages des archives...), le sujet continue à susciter des réflexions, les indicateurs habituels n'étant pas toujours suffisants.

Avant d'aller plus loin, il est utile de revenir sur quelques notions indispensables en management.

• L'évaluation est l'analyse, destinée à nourrir la prise de décision, des résultats d'une activité, d'une action ou d'un mode d'organisation. Elle passe par la réalisation de bilans réguliers ou ponctuels, sur la base d'indicateurs. Précisons afin d'éviter toute confusion que cette fiche ne traite pas de « l'évaluation archivistique », concept métier, dont l'objet est de définir les durées d'utilité administrative et les sorts finaux des documents, mais uniquement de l'évaluation des activités d'u n service.
• Un indicateur est un outil servant à mesurer objectivement une situation ou une tendance, sur un temps et un espace donné. Il s'exprime la plupart du temps sous forme de chiffre (ou d'élément gradué selon un autre mode). Cet aspect quantitatif n'est pas contradictoire avec le principe qualitatif de l'évaluation : il est possible de trouver des indicateurs de mesure de la qualité (écart vis-à-vis d'une norme ou d'un objectif). On distingue plusieurs catégories d'indicateurs :
  • indicateurs d'activité : ils portent sur l'activité elle-même ou son résultat ; par exemple :
    • résultat : volume d'archives produites, traitées, conservées, nombre de visiteurs d'une exposition, d'articles communiqués, d'agents des services versants formés à l'archivage, d'anomalies (par rapport à une norme ou à un objectif ; exemple : nombre de services non pourvus de tableaux d'archivage) ;
    • activité : le résultat renseigne indirectement sur le niveau de l'activité, mais celle-ci peut aussi se mesurer indépendamment : nombre de demandes de versements traitées, heures consacrées aux tâches de classement...
  • indicateurs de moyens (ou « ressources ») : ils touchent aux finances, aux ressources humaines, aux moyens matériels.

Dans les deux cas, ils peuvent être simples ou « composés », lorsqu'un élément est rapporté à un autre. Les indicateurs de productivité sont constitués ainsi, comme, par exemple, les mètres linéaires (ml) traités par personne, par période, ou encore par personne et par jour (les « jours-agent » sont fréquemment utilisés). Certains s'expriment sous forme de taux ou de pourcentage, comme la répartition des temps-pleins par type d'activité, ou de nombreux indicateurs de qualité (pourcentage des fonds convenablement conditionnés, d’instruments de recherche validés, de services pourvus de tableaux de gestions, de réclamations, etc.).

• Les indicateurs sont généralement intégrés à des tableaux de bord, conçus pour une prise de connaissance rapide des éléments nécessaires à la prise de décision. C'est un instrument de contrôle, d’évaluation et de communication. Un bilan reprend le même type d'éléments, en les accompagnant d'éléments d'analyse et de perspectives d'action.
• Il existe d'autres sortes de tableaux de bord, plutôt destinés à faciliter le suivi d'un projet ou d'une activité, en facilitant la mémorisation et le partage quotidiens d'information sur l'avancement de travaux.

2. Évaluer pour comprendre, agir, communiquer

2.1. Diagnostiquer

Le suivi des indicateurs améliore la conscience des atouts et des besoins d'améliorations. Il révèle parfois des phénomènes, ou des relations insoupçonnées entre eux ; il donne, d'une manière générale, des éléments de compréhension. Ainsi, par exemple, le suivi des modalités de préparation des versements (délais de traitement des demandes, qualité des bordereaux de versement ou d'élimination, etc.) révèle-t-il les défauts et les qualités du dialogue avec les producteurs d'archives. Il peut faciliter la démonstration de l'impact de la rédaction d'un tableau d'archivage.

Mesurer permet en effet de se situer, par comparaison entre les données, à différents niveaux : par rapport à :

• ses objectifs : l'évaluation permet de les ajuster ou d'envisager comment s'en rapprocher ;
• sa propre évolution : les services d'archives, par exemple, peuvent mettre en place un tableau dans lequel reporter chaque année leurs principaux indicateurs ; l'évolution du volume d'archives, de leur état global de conservation, de l'intensité et du résultat des différentes activités de traitement, des moyens disponibles, etc., devient ainsi plus lisible ; des représentations graphiques peuvent notamment en être facilement tirées ;
• une norme : il est utile de mesurer l'ampleur de l'écart avec la situation du service ;
• les autres services de l'organisation : il peut être pertinent d’utiliser leurs indicateurs, notamment sur les questions administratives (budget, personnel, etc.), et de ne pas rester centré sur la logique métier : certaines corrélations peuvent surgir ;
• aux services d'archives comparables. Le réseau des archivistes peut fournir des renseignements. Les bilans statistiques publiés par le Service interministériel des archives de France (SIAF) sur l'activité des services d'archives publics procurent une grande aide. Nous reviendrons plus loin (paragraphe 3.) sur l'enquête à caractère réglementaire qui occasionne la publication de son bilan annuel. Voici, à titre indicatif, quelques-uns des indicateurs mentionnés dans le bilan de l’année 2014¹ . Ne figurent ici que les chiffres relatifs aux services d'archives des collectivités territoriales et aux services d'aide à l'archivage des centres de gestion de la fonction publique territoriale. Naturellement, la comparaison doit tenir compte des particularités de chaque service.

2.2. Prévoir et agir

Le suivi fréquent de certains indicateurs entraîne des réactions immédiates. Par exemple, l’examen des indicateurs relatifs à la conduite d'un projet provoquera l'ajustement de sa trajectoire ; le relevé régulier du taux d'hygrométrie en magasin vise à détecter les variations brusques qui doivent enclencher des mesures (recherche de cause et résolution). Sur le court terme, ces indicateurs présentent un intérêt très élevé, qu'ils perdent à long terme. En revanche, pour reprendre l'exemple du taux d'hygrométrie, une moyenne annuelle, un nombre total d'anomalies survenues, les records, demeureront utiles. Détaillée par zone, l'observation permettra de définir les locaux sur lesquels il faut agir en priorité.

D'autre part, les archivistes œuvrant pour le très long terme, ils ont besoin de produire beaucoup d'études prospectives. Les indicateurs en constituent le point de départ : en montrant les tendances des différents phénomènes sur les années passées, ils indiquent comment se projeter dans l'avenir. Un calcul assez simple permet, par exemple, de déduire de l'accroissement net moyen annuel le métrage linéaire d'archives que le service détiendra dans 20 ou 40 ans et de prévoir des besoins en ressources immobilières et humaines. Certes, la prospective reste un exercice spécifique et difficile, qui nécessite la prise en compte de l'ensemble des paramètres ; ainsi, pour reprendre l'exemple de l'accroissement, la vitesse de progression dépend aussi du nombre d'agents disponibles pour collecter et classer les documents, de leurs compétences, de la complexité des fonds, de la proportion d'éliminables, etc.

Enfin, comme indiqué dans l'introduction, des tableaux de bord dédiés à un projet ou une activité peuvent être produits. Mémorisant des actions ou des faits sur l'état d'avancement des travaux, ils sont des outils de travail au quotidien. Un tableau de suivi des versements, par exemple, peut présenter une liste de cas traités et décortiquer leur traitement en étapes (date du premier contact, de la transmission de la première version du bordereau, de validation, de transfert, d'informatisation...). Mais il servira en outre de support à la production d'indicateurs supplémentaires, comme le nombre de cas survenus dans l'année et la proportion de cas totalement ou partiellement résolus. De multiples activités ou projets peuvent faire l'objet de tels tableaux de bord (informatisation du service, actions de classement, d'éliminations, de reconditionnement, de numérisation, etc.).

2.3. Communiquer sur l'évaluation de son activité

Les acteurs stratégiques internes sont destinataires de bilans : hiérarchie, élus... Toujours en interne, Il ne faut pas négliger la transmission aux équipes, non seulement dans une optique opérationnelle, mais aussi parce que la chaîne de traitement des archives implique que ce qui se passe à un niveau a un impact sur plusieurs activités.

Les institutions exerçant le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques sont par ailleurs destinataires de différents bilans. Le principe de ce contrôle est inscrit dans l'article L212-10 du Code du patrimoine. Il peut s'exercer sur pièces. Les collectivités transmettent ainsi des données, réglementairement, sous plusieurs formes, dont le questionnaire annuel sur lequel se fonde le rapport du Service interministériel des archives de France (SIAF) évoqué plus haut (paragraphe 2.1). Ce questionnaire est adressé chaque année aux services d'archives publics constitués. Il est demandé, en complément, de rédiger une note « Bilans / perspective », dans laquelle le service formule ses commentaires, ses analyses, et toute information jugée utile.

Les services d'archives peuvent, enfin, utiliser leurs indicateurs dans leurs actions de communication tournées vers leurs publics. Là encore, il convient de bien veiller à sélectionner des indicateurs compréhensibles et d'accompagner la diffusion d'explications techniques.

3. Caractéristiques des indicateurs efficaces

Pour que l’évaluation soit efficace, sur tous les plans évoqués, les indicateurs doivent être :

• stables, au sens où leur recueil doit pouvoir se poursuivre dans l'avenir ;
• spécifiques : il est impossible d'additionner des mètre carrés et des mètres linéaires ;
• précis : par exemple, le pourcentage des fonds dotés d'un instrument de recherche varie considérablement selon que l'on prenne en compte les bordereaux de versement ou seulement les instruments de recherche élaborés par les archivistes ;
• fiables : les notions métier, les outils de recherche de données et de calcul doivent être maîtrisés. Dans la mesure de l'espace occupé, par exemple, des incohérences proviennent souvent des méthodes de calcul, intégrant ou non les espaces inexploitables (bouts de tablettes) ;
• compréhensibles par leurs destinataires : la transmission de bilans vise généralement à obtenir un arbitrage ou un avis. Or la compréhension des indicateurs métiers par les non spécialistes nécessite une présentation pédagogique. On prendra donc un soin particulier à leur mise en forme, adaptée à sa cible. Plusieurs versions d'un même bilan pourront être élaborées, si plusieurs cibles sont visées ;
• pertinents, utiles et rentables, au sens où leur tenue à jour doit générer une dépense d'énergie acceptable par rapport au service qu'ils rendent. Il convient, notamment, de trouver la bonne fréquence : pour de nombreux indicateurs classiques dans les archives, l'examen annuel est suffisant.

4. Présentation de quelques outils d'évaluation

Les administrations détiennent chacune sa propre grille d'indicateurs, de suivi de projet, financier... A chacun d'étudier l'existant et de s'assurer que les archives y sont bien représentées. Nous insisterons ici sur quelques outils métier, la liste proposée n'étant pas exhaustive.

4.1. Grille de l'enquête statistique annuelle

Le rapport du Service interministériel des archives de France (SIAF) évoqué à plusieurs reprises (paragraphes 2.1 et 2.3) a pour objectif premier de recueillir les éléments contribuant à la définition de la politique nationale. Le questionnaire met donc l'accent sur les questions prioritaires dans cette optique. Il est cependant suffisamment vaste et pertinent pour permettre d'évaluer son activité de manière satisfaisante. Les indicateurs se regroupent autour des thèmes suivants : personnel, budget, bâtiment, collecte, traitement, informatique, conservation, numérisation, communication, internet, valorisation. Une grille d'enquête existe pour chaque type de service d'archives public². Les variantes sont liées aux différences entre les fonds et les modes d'actions. Ainsi, la grille des Archives départementales relève-t-elle les actions de contrôle sur les archives publiques (puisque le directeur est une des personnes qui exercent le contrôle scientifique et technique de l’Etat – voir paragraphe 2.3), tandis que celle destinée aux centres de gestion quantifie les actions menées au cours des missions ponctuelles conduites dans les organismes qui les ont sollicitées. Le questionnaire destiné aux établissements publics s'attarde, quant à lui, plus que les autres sur la description de la nature de l'organisme, et moins sur les actions scientifiques ou culturelles.

L'administration des archives de France et les professionnels des archives ont élaboré d'autres outils permettant de pousser le diagnostic plus loin sur certains volets.

4.2. Outils spécifiques au domaine de la conservation physique

4.2.1. Récolement

Le récolement consiste en une vérification systématique des fonds, visant à l'élaboration d'une liste, présentée dans l’ordre topographique des magasins et des rayonnages, des articles conservés, avec leurs caractéristiques (état de conservation et de classement). Les services publics d'archives doivent obligatoirement le mettre à jour en certaines occasions particulières (changement de maire ou de président-e, arrivée d'un-e nouveau-elle responsable de service, déménagement, etc.) et au minimum une fois tous les dix ans. Au-delà de l'aspect réglementaire, il constitue un outil de travail de base, indispensable, en ce qu'il procure une photographie des fonds à un instant donné sur laquelle l'archiviste appuie ensuite ses procédures de gestion et la planification de campagnes de traitement matériel et archivistique (restauration, reconditionnement, tri, classement, etc.).

Le relevé topographique suppose l'élaboration de grilles qui devront adopter une présentation prédéfinie, au moins pour la version réglementairement adressée aux représentants du contrôle scientifique et technique de l’État.

4.2.2. Méthode d'évaluation des pratiques de conservation

La Direction des archives de France (DAF, l'ancêtre du SIAF) a publié le document « Une méthode d’évaluation des pratiques de conservation préventive dans un service d’archives » (2001)³ , où sont proposés 124 indicateurs organisés par thème (locaux, matériel, pratiques, degré de sensibilisation de l'organisation aux problèmes de conservation) et une méthode de diagnostic.

4.3. Évaluation des compétences

L'évaluation des compétences est un des volets de l'évaluation professionnelle. Elle est également utile pour identifier les compétences en présence ou les besoins, ou encore dans le cadre des réflexions sur l'organisation des activités. Elle alimente les demandes de recrutement, les fiches de postes et les plans de formation. Les référentiels métiers (ou « de compétences ») lui fournissent un support. A chaque métier, ils associent une liste d'activités et de compétences nécessaires pour les accomplir. Pour chaque compétence, on peut déterminer un niveau.

Certaines administrations ont élaboré des référentiels métiers pour le domaine des archives. La DAF a publié le sien, composé de fiches métiers⁴. Le répertoire des métiers du CNFPT contient également une fiche consacrée à l'archiviste⁵. Par ailleurs, le référentiel métiers de l'Association des archivistes français (AAF) présente, en plus des fiches métier, des grilles d'activités et de compétences⁶. Les indicateurs permettant de mesurer objectivement les compétences ne sont jamais spécifiés : il reste à chacun de les déterminer en fonction de son contexte.

4.4. De nombreuses normes sur différents volets du traitement des archives

Les normes internationales et nationales sur les archives émanent principalement de l'ISO (Organisation de normalisation internationale), du Conseil international des archives (ICA) et de l'Afnor (Association française de normalisation). Nombreuses, elles couvrent de très nombreux aspects du traitement des archives : bâtiments, conservation physique, records management, documents numériques, numérisation, accès aux documents, description archivistique, etc. Elles peuvent être consultées pour développer des méthodes d'évaluation sur des sujets particuliers.

Rappelons que deux normes, permettant d'évaluer la qualité des systèmes d'archivage externalisés, détiennent un statut particulier dans le droit archivistique français. Il s'agit de la Norme NF Z 42-013 sur l'archivage électronique (traduction : ISO 14-641-1) et de la norme NF Z 40-350 sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents. La certification par l'Afnor (délivrée après évaluation de la conformité des pratiques à la norme) est une des conditions d'obtention de l'agrément pour la conservation d'archives publiques par des personnes physiques ou morales autres que l'administration qui les a produites.

En conclusion, l'évaluation dans les archives comporte une dimension réglementaire et obligatoire, qui peut servir pour un service de base au développement d'outils d'évaluation complémentaires, spécifiques, en fonction de ses besoins et de ses possibilités.

1. ^ Les bilans sont accessibles sur le site du SIAF: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/archives-publiques/chiffres-clefs-rapports-et-etudes/ 
2. ^ l’adresse http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/archives-publiques/chiffres-clefs-rapports-et-etudes/grilles-enquete-statistique-annuelle/, il est possible de consulter et télécharger l'ensemble des grilles.
3. ^ http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1126 ; auteur-e-s : Stéphane Ipert ; Laure Méric ; Gilbert Le Guen ; Benoît de Tapol
4. ^ Il est consultable aujourd'hui sur site du SIAF : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/archives-publiques/formations/metiers/ 
5. ^ http://www.cnfpt.fr/node/146/repertoire-metiers/metier/212?mots_cles=&gl=NjliOGJkMzI
6. ^ http://www.archivistes.org/Referentiel-metiers-498