L'environnement administratif et culturel de l'archiviste

Modifié le 05 août 2019

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Les concours de la FPT


Dernière mise à jour : janvier 2016

1. Histoire des archives en France

L’apparition des premières traces d’archives est directement liée à l’apparition de l’écriture. Elles étaient souvent confondues avec des sources archéologiques, ce qui explique que les premiers documents aient été dispersés dans différents musées.

Les archives apparaissent grâce à la conjonction de quatre éléments :

  • L’écriture ;
  • Un besoin d’écrire qui naît d’une organisation sociale : pour traiter des informations, faire des calculs, enregistrer des faits et communiquer avec d’autres personnes ;
  • Une nécessité de conserver les archives qui procède d’une stabilité de la société : les archives deviennent utiles à partir du moment où une société se stabilise (sédentarisation, organisation d’un exécutif) et où elle a des relations d’administration et de commerce ;
  • Un support durable de conservation : par exemple les archives en terre cuite ont eu une chance de parvenir jusqu’à nous mais pas les tablettes en bois.

Les archives les plus anciennes connues proviennent du Proche-Orient dont on sait qu’il existait des dépôts d’archives très organisés (Syrie, Mésopotamie, Phénicie) : citons en particulier les tablettes cunéiformes syriennes en terre cuite estimées à 4000 ans avant Jésus-Christ. L’Empire perse nous a légué les plus anciennes archives d’entreprise : la banque Murasù (Jean Nougayrol, Journal des savants, 1952 vol.2 n°1 http://www.persee.fr/doc/jds_0021-8103_1952_num_2_1_5929). En Egypte également, les archéologues ont identifié une véritable organisation des archives avec un Vizir « maître des archives ». Les Egyptiens utilisaient différents supports, mais essentiellement des papyrus dont la structure est faite de roseau, ce qui la rend fragile. Certains papyrus ont pu être conservés dans des conditions particulières à l’abri de l’humidité et des insectes, souvent dans des jarres enfouies dans la terre. En Grèce vers la fin du Vème siècle, seuls les documents définitifs étaient portés sur papyrus. Les archives étaient conservées à l’Archeïon sous la responsabilité d’esclaves publics qualifiés, ce qui leur conféraient leur authenticité, et étaient ouvertes aux citoyens qui voulaient les consulter. A Rome, les responsables des charges administratives conservaient leurs documents dans le tabularium sous l’autorité des censeurs puis des questeurs, les particuliers les gardaient dans leur tablinium. S’il y avait bel et bien une organisation des archives en Grèce et à Rome, les documents étaient rattachés à une personne et à une fonction ce qui a engendré leur dispersion puis leur disparition.

Après la chute de Rome, l’administration ne s’exerce plus de la même façon et les archives deviennent nomades. A partir du VIIème siècle, le papyrus se trouve difficilement et est remplacé par le parchemin, puis par le papier à partir du XIIIème siècle. La même tendance à la décadence de l’écrit s’observe jusqu’au XIIème siècle dans le droit germanique où l’on donne plus de valeur à un témoignage oral qu’écrit.

A partir du XIIème siècle, c’est la renaissance de l’écrit en même temps que d’une administration plus sédentaire. Les cartulaires font leur apparition (recopiage des actes), ce qui explique de nombreux actes originaux ont été détruits et que de nombreux faux circulent. Au XIIIème siècle, la technique du filigrane apparaît. Les archives communales, les archives des justices royales et le chartrier des rois de France sont attestées. Par exemple, les statuts de la Commune de Nice mentionnent en 1204 l’existence d’archives conservées dans la sacristie. Les seigneurs également conservaient leurs actes, essentiellement des titres de propriété, dans des coffres, souvent dans des chapelles. Le 3 juillet 1194, Richard Cœur-de-Lion bat Philippe-Auguste à Fréteval, qui perd du même temps l’ensemble des documents qu’il emmenait avec lui. La décision est prise de sédentariser les archives royales au Louvre dans un premier temps puis à la Sainte-Chapelle.

Les archives sont ensuite organisées par Pierre d’Etampes, devenu garde des archives du roi en 1307 sous le règne de Philippe le Bel : « Qu’il voie, examine, mette en ordre et range dans les armoires les lettres, chartes et privilèges, afin de les conserver le mieux possible pour qu’ils soient le plus sûrement et le plus facilement utilisables lorsqu’il sera nécessaire. Et qu’il fasse tout ce qu’il faut pour les conserver sûrement et les retrouver rapidement. ». Les administrations se structurent dans toute l’Europe en même temps que les archives, les villes se développent.

A partir de la Renaissance, l’usage de l’écrit se développe grâce à l’invention de l’imprimerie et des administrations. Les archives acquièrent ainsi une utilité juridique et administrative. Les archivistes commencent à se professionnaliser à partir du XVIIe siècle avec les débuts de la diplomatique et le système de la « Registratur » en Allemagne, qui consiste à enregistrer et à classer les documents dès leur création ou leur réception. La fonction de « registrateur » apparaît dans les pays d’Europe centrale en même temps que l’appellation d’archiviste en France. A la fin du XVIIème siècle, les archives deviennent un enjeu politique, par exemple dans la chasse aux faux-nobles menées par Louis XIV.

Le principe du secret prévaut dans les services d’archives jusqu’à la Révolution.

Pour en savoir plus :

Les fondements de la discipline archivistique, Jean-Yves Rousseau, Carol Couture, Presses de l’Université du Québec, 1994

2. Histoire institutionnelle des archives

En 1789, l’Assemblée nationale constituante créé son propre service d’archives « pour dépôt de toutes les pièces originales relatives aux opérations de l’Assemblée » qui prend le nom d’Archives nationales dès 1790. En plus des archives de l’Assemblée nationale, le service prend également en charge les archives de toutes les administrations d’Ancien Régime qui ont été supprimées. Les Archives nationales ont ainsi vocation à être « un dépôt de tous les actes qui établissent la constitution du royaume, son droit public et sa distribution en départements » : en 1794 elles deviennent « le dépôt central pour toute la République ». La loi du 25 juin 1794 est fondatrice puisqu’elle introduit également le principe de la communication des archives à tout citoyen, en opposition avec la pratique antérieure du secret d’Etat. Les Archives nationales sont alors chargées de conserver les archives de l’Ancien Régime et les archives de plus de 50 ans issues des nouvelles administrations, ainsi que d’organiser les archives (professionnalisation du personnel, élaboration d’inventaires, mise en place de règles). En 1808, les Archives nationales s’installent à l’hôtel de Soubise. Dans la mesure où il était matériellement impossible de centraliser l’ensemble des archives dans un même lieu à Paris, la loi du 26 octobre 1796 ordonna le rassemblement des archives aux chefs-lieux des départements, créant ainsi les archives départementales sous l’autorité du ministère de l’Intérieur par l’intermédiaire des préfets. Les archives départementales ont pour mission de collecter les archives des administrations départementales et les fonds provenant des organes judiciaires d’Ancien Régime et des confiscations des biens de l’Eglise. Les archives départementales nouvellement créées sont placées sous la tutelle du ministère de l’Intérieur. L’Ecole des chartes qui avait été fondée en 1829 forme les archivistes auxquels sont réservés les postes d’archivistes départementaux à partir de 1850, puis les postes aux Archives nationales à partir de 1887. A partir de 1838, les Archives départementales sont financées par les conseils généraux. Les Archives nationales quant à elles sont placées sous la tutelle du ministère de l’Instruction publique en 1870 après avoir changées plusieurs fois de rattachement. A partir de 1897, les Archives nationales et les Archives départementales ont un directeur commun, appelé directeur des archives, et sont ainsi rattachées au ministère de l’Instruction publique. Les archivistes départementaux deviennent des fonctionnaires d’Etat en 1921, nommés directement par le ministre. Cette direction commune prend le titre de direction des archives de France en 1936. La Direction des archives de France est réorganisée en 1945 et obtient l’autorité directe sur les archivistes nationaux et départementaux, puis à partir de 1959 elle est rattachée au ministère de la Culture. En 1979, une loi sur les archives est adoptée, première loi d’importance depuis la Révolution. Enfin, les lois de décentralisation bouleversent le paysage institutionnel français. Depuis 1986, la Direction des archives de France a autorité sur les centres d’archives nationales mais la tutelle des archives départementales est assumée par les conseils généraux, devenus conseils départementaux. Le décret du 28 juillet 1988 lui confère le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités territoriales.

Pour la période suivante, se reporter à la fiche sur le réseau des archives en France.

3. La décentralisation

La loi n°83-663 du 22 juillet 1983 établit que les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, disposition reprise dans le Code du patrimoine à l’article L. 212-6 : elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les services départementaux sont également chargés de la collecte et de la gestion des archives des services déconcentrés de l’Etat ayant leur siège dans le département. En 2008, la loi reconnaît que les groupements des collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives. Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d'archives compétent. Les collectivités territoriales sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’Etat.

Les communes de moins de 2000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives centenaires aux archives départementales, mais elles peuvent choisir de ne pas le faire par simple déclaration au préfet. Toutefois, le préfet peut prescrire le dépôt d’office s’il est établi que la conservation des archives n’est pas convenablement assurée : cette disposition concerne l’ensemble des communes, quelle que soit leur taille.

La volonté politique de mutualisation a également des impacts sur les services d’archives.

En effet, les lois de 2010, 2014 et 2015 relatives à la réforme territoriale ont favorisé le recours à la mutualisation notamment en termes d’archives. Au titre de l’article L.212-11 et 12 du Code du Patrimoine, une commune membre d’un groupe de collectivités territoriales peut confier ses archives, c’est-à-dire les documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d'archives ayant plus de cent ans de date, au service d’archives créé par le groupement après délibération du conseil municipal. Ce périmètre sera susceptible d’évoluer suite au vote du projet de loi relatif à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine.

Ainsi, depuis décembre 2014, Le service départemental d'archives du Rhône est un service unifié au sens du I de l'article L. 5111-1-1 du code général des collectivités territoriales, rattaché au département du Rhône. Le service départemental d'archives du Rhône exerce les missions définies au premier alinéa sur les territoires du département du Rhône et de la métropole de Lyon. Il assure également la conservation et la mise en valeur des archives de la métropole de Lyon. Le département du Rhône et la métropole de Lyon assurent conjointement le financement du service départemental d'archives du Rhône (article L. 212-8 du Code du patrimoine).

4. Missions et rôles de l’archiviste

4.1. Présentation du métier

Les archivistes doivent sans cesse s’adapter aux mutations de l’administration (nouvelles organisations) et aux mutations technologiques (dématérialisation, évolutions des technologies) mais ont toujours les mêmes missions qui sont brossées à grands traits dans le tableau ci-dessous. Historiquement, l’archiviste avait en charge les archives définitives, de leur création à leur archivage et son rôle était défini par les 4 C (collecter, classer, conserver et communiquer) auquel on ajoutait le verbe valoriser pour évoquer l’action culturelle. Avec le développement de l’usage du numérique, le métier d’archiviste a ajouté une corde à son arc en évoluant vers le records management, c’est-à-dire la gestion des documents en amont de la collecte, aboutissant ainsi à la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents. Le rôle de l’archiviste peut donc dépendre de l’âge des archives dont lesquelles il a la charge selon la politique d’archivage de la collectivité (un service qui prend en charge la gestion de tous les âges des archives sera très différent d’un service qui se concentre uniquement sur les archives définitives), mais son objectif sera toujours de mettre les archives à disposition de son public interne et/ou externe.

MissionsContenu
Archiviste chargé de la gestion des documents

Planification de la création des documents.

Création et préparation de systèmes de classement adaptés.

Organisation de l’évaluation aux stades courant et intermédiaire.

Préparation des plans d’urgence et désignation des documents essentiels.

Etablissement et maintien des relations avec les unités administratives.

Valorisation.

Archiviste chargé de la gestion des documents et de la préservation des archives définitives

Suivi et évaluation du traitement du dossier, de sa création à sa sélection en vue de sa conservation définitive.

Valorisation.

Archiviste chargé de la conservation des archives définitives

Collecte des documents et des données

Evaluation

Classement

Description des fonds

Communication au public

Conservation

Valorisation

Pour en savoir plus :

Depuis 2005, un important travail a été mené pour élaborer des référentiels métiers qui permettront d’approfondir ces aspects.

« Archives de France : métiers des archives » publié par le Service interministériel des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/archives-publiques/formations/metiers/ (mise à jour 2005)

Association des archivistes français : http://www.archivistes.org/Referentiel-metiers-498 (mise à jour 2014 – nouvelle mise à jour en cours)

Conseil international des archives : http://www.ica.org/10561/toolkits-guides-manuals-and-guidelines-private-resources/the-spaeurbica-handbook-on-competencies-is-now-available.html (mise à jour 2011)

Pour compléter ce panorama, le candidat consultera utilement les fiches de connaissance sur le réseau des archives en France et sur l’environnement administratif et culturel.

4.2. Le rôle de l’archiviste dans son environnement

Les archives territoriales sont des archives publiques, elles font parties du patrimoine mobilier des collectivités (Code général de la propriété des personnes publiques) et soumises à la législation des Trésors nationaux (Code du Patrimoine). A ce titre, elles sont :

  • inaliénables : interdiction de les vendre et de les supprimer sans autorisation du contrôle scientifique et technique (sous peine de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende) ;
  • imprescriptibles : elles restent toujours publiques quelle que soient leur date (nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques).

Les collectivités territoriales et les groupements de collectivités sont propriétaires de leurs archives d’après le Code du Patrimoine (article L. 212-6) et en assurent la conservation et la mise en valeur. Les frais de conservation des archives communales constituent en outre une dépense obligatoire pour la commune (article L.2321-2 du CGCT). Le maire ou le président de l’exécutif est responsable civilement et pénalement du maintien de l’intégrité des archives : il doit donc informer le préfet en cas de sinistre, de détournement ou de vol d’archives. Le service interministériel des archives de France exerce le contrôle scientifique et technique de l’Etat (le directeur d’archives départementales pour les communes l’exerce « sur pièces » et « sur place ») sur les archives courantes, intermédiaires et définitives. Ce contrôle comprend notamment la délivrance des autorisations de destruction d’archives, d’avis sur les travaux de construction et d’aménagement de locaux, les inspections sur place, le contrôle du récolement des fonds. Les communes et les départements sont soumises à l’obligation de récolement des fonds à chaque renouvellement de l’exécutif même si l’équipe ne change pas, à chaque déménagement, à l’arrivée d’un nouveau responsable à la tête d’un service d’archives, à la demande du Ministère de la Culture si le récolement n’a pas été réalisé depuis plus de 10 ans, à la suite d’un sinistre. Il relève de l’archiviste territorial de mettre en œuvre ces principes.

Pour en savoir plus : Circulaire du 31 octobre 2013 relative à l’exercice du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques exercé par les directeurs des services départementaux d’archives http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7092.

4.3. Déontologie

Le conseil international des archives a adopté un code de déontologie en 1996 à Pékin, mettant un terme au travail préparatoire de la section des associations professionnelles (ICA/SPA). Il se décline en 10 règles. Les archivistes doivent faire preuve d’objectivité, d’impartialité, de courtoisie et d’intégrité professionnelle et veiller à respecter les normes archivistiques. L’exercice du métier ne doit pas aboutir à un enrichissement personnel au détriment des fonds d’archives.

Règle 1 : Les archivistes maintiennent l'intégrité des archives et garantissent ainsi qu'elles constituent un témoignage du passé durable et digne de foi.

Règle 2 : Les archivistes traitent, sélectionnent et maintiennent les archives dans leur contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance, préservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.

Règle 3 : Les archivistes préservent l'authenticité des documents lors des opérations de traitement, de conservation et d'exploitation.

Règle 4 : Les archivistes assurent en permanence la communicabilité et la compréhension des documents.

Règle 5 : Les archivistes répondent du traitement des documents et en justifient les modalités.

Règle 6 : Les archivistes facilitent l'accès aux archives du plus grand nombre possible d'utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers.

Règle 7 : Les archivistes visent à trouver le juste équilibre, dans le cadre de la législation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée.

Règle 8 : Les archivistes servent les intérêts de tous et évitent de tirer injustement de leur position des avantages pour eux-mêmes ou pour quiconque.

Règle 9 : Les archivistes cherchent à atteindre le meilleur niveau professionnel en renouvelant systématiquement et continuellement leurs connaissances archivistiques et en partageant les résultats de leurs recherches et de leur expérience.

Règle 10 : Les archivistes travaillent en collaboration avec leurs collègues et les membres des professions voisines afin d'assurer universellement la conservation et l'exploitation du patrimoine documentaire.

Les archivistes de la fonction publique sont par ailleurs soumis aux règles valables pour l’ensemble des fonctionnaires, renforcées par des dispositions spécifiques dans le Code du patrimoine :

  • Principe d’obéissance hiérarchique
  • Activité professionnelle exclusivement consacrée aux missions de service public
  • Secret professionnel sous peine de sanctions pénales (article L. 211-3 du Code du patrimoine)
  • Tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation d’archives, coupable d’avoir violé les conditions de conservation ou de communication est passible d’une peine d’emprisonnement d’un an et d’une amende (article L. 214-2 du Code du patrimoine)

Pour en savoir plus :

Consultez le code de déontologie intégral sur le site du Conseil international des archives : http://www.ica.org/5556/documents-de-rfrence/code-de-dontologie-de-lica.html.

Les débats autour de la déontologie des archivistes qui ont eu lieu au sujet du témoignage des archivistes Grand et Laîné pendant le procès Papon c. Einaudi. : http://www.matisson-consultants.com/affaire-papon/malaisearchivesmallard.htm.

5. La législation appliquée aux archives

En 1978 et 1979, ce sont rien de moins que trois lois en lien avec les archives qui ont été votées :

  • La loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite « informatique et libertés » ;
  • La loi n°78-753 du 17 juillet 1978 dite « loi CADA » portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public ;
  • La loi n°79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.

Ensuite, en 1983, les lois de décentralisation ont un impact très fort sur les services d’archives publics (voir la loi n°83-663 du 22 juillet 1983).

Après quelques années d’application, des propositions d’amélioration émergent pour permettre une meilleure articulation entre les trois lois de 1978 et 1979 et s’adapter aux évolutions intervenues entre-temps. Ces pistes sont formulées dans le rapport Braibant en 1996. Le développement de la dématérialisation a pour conséquence l’adoption de la loi du 13 mars 2000 qui confère à un document numérique la même valeur qu’un document papier, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité » : on crée la notion d’acte authentique électronique. Il faut attendre de nombreuses années pour que les attentes des professionnels et des chercheurs se concrétisent dans une nouvelle loi sur les archives. Le Code du patrimoine est publié en 2004, les archivistes se félicitent de la centralisation et de la codification des textes législatifs. En 2008, une nouvelle loi sur les archives est votée, elle vient modifier le Code du patrimoine. Les aspects réglementaires seront traduits dans le Code du patrimoine en 2011.

5.1. Le Code du patrimoine (version en vigueur en 2015, sous réserve des modifications éventuelles résultant de la loi relative à la Création artistique et au patrimoine en cours de discussion)

Ce tableau regroupe les dispositions essentielles concernant les archives publiques dans le Code du patrimoine, il n’est pas exhaustif et le candidat aux concours se reportera obligatoirement aux textes en vigueur et aux autres fiches de connaissances qui détaillent les notions propres à chaque domaine.

CODE DU PATRIMOINE

Livre Ier : Dispositions communes à l’ensemble du patrimoine culturel

Titre Ier : Protection des biens culturels

Les archives publiques, y compris les archives courantes et intermédiaires, sont des trésors nationaux et donc soumises à leur législation. Cette disposition permet de donner un cadre législatif pour interdire la fuite des données vers l’étranger (par exemple, l’hébergement de données sensibles).

Livre II : Archives

Titre Ier : Régime général des archives

Dispositions générales

Définition large des archives (L. 211-1) et distinction entre archives publiques (L. 211-4) et archives privées (L. 211-5)

Enjeux de la conservation : « dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits [….] que pour la documentation historique de la recherche »

Création du Conseil supérieur des archives

Collecte, conservation et protection

Principe de l’imprescriptibilité

Théorie des trois âges (courant, intermédiaire et définitif)

Principes de sélection et de versement des archives définitives

Contrôle scientifique et technique

Propriété des archives des collectivités territoriales et des groupements

Classement des archives privées en archives historiques

Externalisation

Régime de communicationLes délais de communicabilité des archives ont été modifiés en 2008. Le Code du patrimoine rappelle le principe selon lequel les archives sont communicables de plein droit à l’exception des cas prévus à l’article L. 213-2. Ces dispositions doivent s’entendre en complément de la loi CADA du 17 juillet 1978.
Dispositions pénalesLes sanctions ont été renforcées en 2008, prévoyant des peines d’amende et d’emprisonnement.
Titre II : Les archives audiovisuelles de la justiceCes dispositions ont pour objectif de permettre la constitution d’un fonds d’archives audiovisuelles de certains procès au pénal.

5.2 La loi « informatique et libertés »

En 1974, l’affaire SAFARI (pour système automatisé pour les fichiers administratifs et le répertoire des individus) connaît un grand écho dans la presse. Il s’agissait d’un projet du ministère de l’Intérieur d’interconnecter des fichiers nominatifs détenus par l’administration. Cette affaire a donné naissance à la loi « informatique et libertés » promulguée en 1978. Cette préoccupation citoyenne est également prise en compte par le Parlement européen et le Conseil de l’Europe qui publient une directive relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données le 24 octobre 1995 qui commence par cet article : « Les États membres assurent conformément à la présente directive la protection des libertés des droits fondamentaux des personnes physiques, notamment de leur vie privée à l’égard du traitement des données à caractère personnel ». La France transposera cette directive en 2004, en modifiant la terminologie « informations nominatives » par « données à caractère personnel » et en alignant le système d’autorisation pour le secteur public sur le système déclaratif du secteur privé, sauf pour les fichiers contenant des données sensibles.

L’article 1 de la loi « informatique et libertés » affiche les principes suivants : "L’informatique doit être au service de chaque citoyen. Son développement doit s’opérer dans le cadre de la coopération internationale. Elle doit porter atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques". L’article 2 définit les informations nominatives : « […] constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l'ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose ou auxquels peut avoir accès le responsable du traitement ou toute autre personne ». Les traitements automatisés de données faisant apparaître les origines raciales, l’appartenance syndicale, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ainsi que les informations sexuelles ou sur la santé sont autorisés de manière très exceptionnelle. La loi « informatique et libertés » crée la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sous un statut d’autorité administrative indépendante dont le rôle est de veiller à l’application de la loi et a vu ses pouvoirs renforcés en 2004. Elle créé également un certain nombre de droits pour les citoyens : droit d’information, d’opposition et d’accès. Une fonction de Correspondant Informatique et Libertés est créée dans les administrations pour mettre en œuvre ces dispositions.

Dans sa première rédaction, la loi « informatique et libertés » imposait la destruction des données nominatives dès qu’elles n’avaient plus d’utilité purement administrative, ce qui ne permettait pas aux archivistes de conserver ces données à des fins de recherches historiques. La loi n°2000-321 du 12 avril 2000 vient modifier ce point en reconnaissant que les données à caractère personnel sont des archives publiques et peuvent être conservées à des fins statistiques, historiques ou scientifiques. Pour les données rentrant dans ces catégories, le service des archives est dispensé de toute formalité auprès de la CNIL mais leur réutilisation est soumise à déclaration ou autorisation.

5.3. La loi « accès aux documents administratifs » et réutilisation des données publiques

Le titre premier de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 est consacré à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques. Il est complémentaire du Code du patrimoine en matière de communication et a subi de nombreuses modifications sous l’influence de l’Europe et de la jurisprudence.

Les principes de la loi CADA sont les suivants (version en vigueur en 2015, sous réserve des modifications éventuelles résultant de la loi sur la République numérique en cours de discussion) :

- Libre accès aux documents administratifs qui sont définis comme étant « les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support », sauf les actes ou documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires qui sont régis par l’ordonnance 58-1100.

- Le droit d’accès ne s’applique aux documents dont la communication porte atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, au secret de la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure de la France, à la sûreté de l'Etat, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, à la monnaie et au crédit public, au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d'opérations préliminaires à de telles procédures (sauf autorisation donnée par l'autorité compétente), à la recherche par les services compétents des infractions fiscales et douanières, ou sous réserve de l'article L. 124-4 du code de l'environnement, aux autres secrets protégés par la loi.

  • Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés.
  • Le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique.
  • Un document administratif est communicable quel que soit son lieu de conservation, même s’il a été versé aux archives.
  • Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ; portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Les informations à caractère médical sont communiquées à l'intéressé, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l'article L. 1111-7 du code de la santé publique. Les documents deviennent communicables au terme des délais prévus par le Code du patrimoine.
  • Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables mais qu'il est possible d'occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.
  • L’accès aux archives publiques s’exerce dans les mêmes conditions que pour les documents administratifs (article 4), au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

La loi du 17 juillet 1978 crée la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) en tant qu’autorité administrative indépendante dont l’objectif de faciliter et contrôler l'accès des particuliers aux documents administratifs et aux archives publiques. La CADA émet des conseils quand elle est saisie par une administration, mais son activité principale est de fournir des avis aux particuliers qui se heurtent au refus d'une administration de communiquer un ou plusieurs documents qu'elle détient. La saisine de la CADA est obligatoire avant de formuler un recours contentieux. Depuis 2005, la CADA dispose aussi de nouvelles compétences en matière de réutilisation des données publiques. Les administrations doivent déclarer quelle est la Personne Responsable de l’Accès aux Documents Administratifs au sein de leurs structures, dont le rôle est d’instruire les demandes de communication et de réutilisation.

L’ordonnance n°2005-650 du 6 juin 2005 (qui transpose une directive européenne de 2003) a en effet posé le principe de la libre réutilisation des informations figurant dans des documents produits ou reçus par les administrations, qui peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus, ce qui inclue les réutilisations commerciales à condition que :

  • Les données ne soient ni altérées ni dénaturées et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées.
  • Les données à caractère personnel ne soient réutilisés que si la personne visée y a consenti ou si l’administration peut anonymiser les informations concernées.
  • Les particuliers ou organismes réutilisateurs doivent respecter la loi « informatique et libertés » si les informations ont un caractère personnel.

La CNIL a précisé ces derniers points dans sa recommandation n°2010-460 du 9 décembre 2010, dont on trouve une traduction concrète pour la publication en ligne des actes d’état-civil dans le formulaire de déclaration AU-029 (par exemple un service d’archives peut publier les actes de naissance après 75 ans à compter de la clôture du registre mais il faut attendre 25 ans supplémentaires pour en publier les mentions marginales).

Les administrations peuvent exiger le versement d’une redevance qui donne lieu à la délivrance d’une licence lorsque les documents concernés par la réutilisation ont été produits ou reçus notamment par des services d’archives. Dans ce cas, elle tient compte des coûts de mise à disposition des informations, notamment, le cas échéant, du coût d'un traitement permettant de les rendre anonymes. L'administration peut aussi tenir compte des coûts de collecte et de production des informations et inclure dans l'assiette de la redevance une rémunération raisonnable de ses investissements comprenant, le cas échéant, une part au titre des droits de propriété intellectuelle.

La loi pour une Nouvelle Organisation Territoriale de la République du 16 juillet 2015 a introduit l’obligation pour les communes de plus de 3500 habitants de rendre accessibles en ligne les informations publiques lorsque ces informations se rapportent à leur territoire et son disponibles sous forme électronique (article 106 de la loi Notre qui modifie le Code général des collectivités territoriales). Le candidat aux concours suivra de près les avancées du projet de loi pour une République numérique qui contient dans sa première rédaction des articles en faveur de l’open data. En l’état actuel de la rédaction, les administrations ne seraient pas tenues de publier les archives publiques issues des opérations de sélection prévues aux articles L. 212-2 et L. 212-3 du Code du patrimoine.

Pour en savoir plus :

Délibération de la CNIL n°2010-460 du 9 décembre 2010 portant recommandation relative aux conditions de réutilisation des données à caractère personnel contenues dans des documents d’archives publiques http://www.legifrance.gouv.fr/affichCnil.do?oldAction=rechExpCnil&id=CNILTEXT000023494645&fastReqId=780797395&fastPos=1 .

Sur la mise en œuvre des licences : archives municipales de Toulouse, archives départementales de Saône-et-Loire.

Auteur :

AUGUIÉ Katell

Thématique(s) :

Groupe :

Concours de la FPT

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Créé le 29 mai 2019
 

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