• 1. Assurer l’urgence
  • 1.1. Première famille d’urgences, celles détectées par les utilisateurs des locaux
  • 1.2. Deuxième famille d’urgences, celles détectées par les personnels techniques lors de visites des locaux
• 2. Maintenir le patrimoine dans un état satisfaisant d’utilisation
  • 2.1. Maintenance réalisée en régie interne
  • 2.2. Maintenance externalisée
• 3. Travaux de restructuration et grosses reparations
  • 3.1. Travaux exécutés en régie
  • 3.2. Travaux externalisés
• 4. Travaux neufs (agrandissement, constructions neuves)

1. Assurer l’urgence

L’on peut évacuer de suite les « véritables » urgences qui mettent en péril les personnes (incendie, effondrement…) qui sont du ressort des services de secours (pompiers, etc.). Dans ces cas, heureusement rares, les services municipaux interviennent en appui logistique des services de secours pour la mise en place de barrières de rue, etc.
Il s’agit donc de répondre à des urgences qui ne permettent plus d’assurer la fonction patrimoniale initiale.

1.1. Première famille d’urgences, celles détectées par les utilisateurs des locaux

• Panne de courant
• Portes/fenêtres qui ne ferment plus
• Panne de chauffage
• WC hors service
• Fuite en toiture
• Portail automatique en panne
• ...

Ces urgences sont gérées soit par la régie d’entretien des bâtiments pour ce qui la concerne, soit par des contrats passés avec des entreprises tels que les contrats de conduite des installations de chauffage.

1.2. Deuxième famille d’urgences, celles détectées par les personnels techniques lors de visites des locaux

• Pannes techniques sur les organes de sécurité incendie
• Vétusté / usure de certaines installations avec une potentialité de pannes importantes
• Visite réglementaire par les commissions de sécurité
• Visite réglementaire par les services hygiènes diligentés par les préfectures

L’organisation à mettre en place pour pallier ces urgences peut être la suivante :

• Secteur régie d’entretien des bâtiments : personnel polyvalent confirmé avec véhicule équipé et moyens de communication autonome. Environ 4 à 6 personnes pour une commune d’environ 80 000 ha.
• Interventions externalisées : mise en place d’une unité de suivi des contrats de maintenance et d’entretien. Mise en place au niveau administratif de contrats avec des clauses d’interventions urgentes en fonction d’exigences réglementaires et/ou souhaitées.

2. Maintenir le patrimoine dans un état satisfaisant d’utilisation

2.1. Maintenance réalisée en régie interne

C’est un réel enjeu en termes de maintenance de patrimoine. Dans cette partie, nous aborderons essentiellement la maintenance préventive.
La définition donnée par l'AFNOR est la suivante : « Maintenance exécutée à des intervalles prédéterminés ou selon des critères prescrits et destinée à réduire la probabilité de défaillance ou la dégradation du fonctionnement d'un bien » (extrait de la norme NF EN 13306 X 60-319).
L’autre maintenance souvent rencontrée est la maintenance corrective, maintenance exécutée après détection d’une panne et destinée à remettre un bien dans un état dans lequel il peut accomplir une fonction requise.

Organisation :
Il s’agit de visiter le patrimoine bâti, de manière programmée et régulière, afin d’effectuer un ensemble de tâches d’entretien bien déterminées.
En effet, dans tous les corps d’Etat, des opérations effectuées régulièrement permettent de maintenir le patrimoine à un état satisfaisant d’utilisation :

• Electricité : vérification des connexions dans les armoires électriques, utilisation de caméra thermique afin de détecter des éventuels points chauds, vérification des blocs de secours (BAES), etc.
• Plomberie : vérification de robinetterie, nettoyage des siphons…
• Toiture : nettoyage des gouttières (2 fois par an), visite de la toiture.
• Portail : graissage et vérification des serrures
• Menuiseries intérieures : vérification et remise en jeu
• Assainissement : vidange des fosses septiques, curage des canalisations…
• …

Personnel :
Les agents travaillent en équipes de 2 à 3 personnes, avec des véhicules équipés type « véhicules ateliers », les tournées peuvent durer environ une semaine et font l’objet d’un rapport d’intervention. Dans un bâtiment bien entretenu, ces équipes interviennent environ tous les 3 mois ; les interventions sont à rapprocher en cas de mauvais état général du patrimoine.

2.2. Maintenance externalisée

Un certain nombre d’opérations de maintenance obligatoires sur le patrimoine doivent être externalisées car ces opérations nécessiteraient, si elles étaient réalisées en interne, des compétences particulières que les collectivités n’utilisent pas de manière quotidienne.

• Sécurité incendie : SSI, trappes de désenfumage, extincteurs…
• Ascenseurs, élévateurs, monte-charges
• Conduite des installations de chauffage et climatisations
• Conduite des installations techniques des piscines et patinoires
• Nettoyage des VMC
• Portails automatiques
• Conduite des installations frigorifiques (cuisine centrale…)

L’ensemble de ces prestations externalisées doit faire l’objet de contrats à produire autant que de besoins en cas de demandes des services vétérinaires (service de restauration) ou des commissions de sécurité.
Des techniciens doivent suivre ces contrats afin d’obtenir la meilleure qualité de prestations possibles.
Environ 3 à 5 personnes environ doivent suivre ces contrats dans une collectivité de 80 000 ha.

3. Travaux de restructuration et grosses reparations

3.1. Travaux exécutés en régie

Les objectifs doivent être clairs et précis, les avantages et inconvénients de l’utilisation des régies sont les suivants :

En général, un certain nombre de travaux courants de « grosses réparations » sur le patrimoine peuvent être réalisés de manière très avantageuse par les régies. De plus, c’est un moyen de motiver et garder un certain professionnalisme des équipes.

Les travaux sont du type :

• Peinture de salles de classes
• Faux plafonds
• Restructuration des sanitaires des écoles et bâtiments sportifs
• Petites modifications et cloisonnement de bureaux
• Relamping
• Fabrication et mise en œuvre de clôture, portails
• Mise en place d’organigramme de clés
• Ravalement
• ...

L’ensemble de ces travaux doit être organisé et programmé par les équipes d’encadrement des régies.

3.2. Travaux externalisés

D’une manière générale, les travaux de Grosses Réparations font partie des travaux les plus demandés par les utilisateurs.
Il n’y a pas en général d’arbitrage politique, sauf celui budgétaire, car ces travaux sont issus des « partenariats » entre les services utilisateurs (service enseignements, sports, culture…) et les propositions des services techniques.
Ils se résument à « on reconstruit/réhabilite » ce qui existe, les modifications sont à la marge.

• Changements de menuiseries extérieures
• Remplacement de l’étanchéité des toitures - terrasses
• Restructuration de sanitaires/vestiaires/douches (écoles et bâtiments sportifs…)
• Ravalement
• Isolation
• Mise aux normes de l’assainissement
• Changement de chaudières
• ...

L’ensemble de ces travaux se font sur appel d’offre et/ou marché à commande d’entretien du patrimoine.
Le descriptif est fait en interne en général par les bureaux d’études des collectivités.

4. Travaux neufs (agrandissement, constructions neuves)

Il s’agit de la partie d’intervention sur le patrimoine où le projet politique prend pleinement sa place. En effet, tout agrandissement, et encore plus en cas de construction neuve, correspond à un véritable projet politique.
C’est dans cette partie de gestion de patrimoine qu’il est indispensable d’utiliser les outils de la conduite de projet.
En effet, toute nouvelle construction est un projet qui doit s’intégrer dans un processus extrêmement précis de transversalité avec pratiquement l’ensemble des directions de la collectivité. Les besoins de la collectivité sont à exprimer dans un programme qui représentera le projet politique.
Les grandes étapes des études de programmation sont les suivantes :

• Les études de site et des bâtiments ;
• La pré-programmation (pré-dimensionnement des besoins) et le fonctionnement général des entités fonctionnelles,
• Les études de faisabilité permettant de mettre en adéquation le site et/ou le bâtiment avec les besoins prédéfinis dans la phase précédente ;
• La rédaction du programme technique détaillé (PTD) qui comprend les exigences qualitatives (fonctionnalité), quantitatives (surfaces), techniques, environnementales...

La démarche de programmation permet au maître d'ouvrage d'exprimer clairement ses attentes en matière de respect de l'environnement et économies d'énergie.
A l’issue de la validation du programme les projets sont réalisés en interne si la collectivité emploie un architecte (projet de moyenne importance), en externalisation selon la loi MOP (inclus en 2019 dans le code de la commande publique), ou concours conception/construction.
L’architecte qui dépose un permis de construire au nom de la commune pose des problèmes importants de responsabilité, notamment en ce qui concerne la loi MOP.
En effet, la mission de base (mission minimale donnée à un maitre d’œuvre privé) doit être donnée à une seule entité représentée par le groupement de maitrise d’œuvre privé (l’architecte et ses différents bureaux d’études). Or, dans le cas d’un architecte « communal », les bureaux d’étude ne peuvent avoir de contrats d’assistance à maitrise d’œuvre (c’est interdit). Ils auront donc un contrat d’assistance à maitrise d’ouvrage (AMO), ce ne sont pas les mêmes responsabilités en cas d’appel aux différentes garanties (parfait achèvement, biennale et décennale).
Il est donc recommandé de faire appel dès qu’il y a des responsabilités importantes en termes de garantie et bien sûr en cas de dépôt de permis de construire à une équipe de maitrise externe.
De plus, conformément à la règlementation thermique 2012 (RT 2012), le dépôt du permis de construire doit s’accompagner de documents relatifs à l’isolation du bâtiment.
A l’article 1er de la loi n°2010-788 du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l’environnement (loi Grenelle 1), le législateur a introduit le dispositif des attestations de prise en compte de la réglementation thermique.
L’objectif de ce dispositif est de contribuer à l’amélioration de la performance énergétique des bâtiments neufs en attestant de la prise en compte de la réglementation thermique. Cela se traduit par la création de deux documents à établir à deux moments clés du processus de construction : au dépôt de la demande de permis de construire et à l’achèvement des travaux de construction d’un bâtiment.
Ces attestations (avec de nombreux calculs) ne peuvent être faites que par des bureaux d’étude thermique. Les collectivités n’ont pas intérêt à constituer des bureaux d’étude thermique, structure, acoustique, etc. Ces missions ont vocations à être externalisées dans le cadre de la loi MOP (code de la commande publique).