La conservation préventive et curative
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Dernière mise à jour : janvier 2016
1. Généralités
La conservation des documents est une mission fondamentale pour un service d’archives : les archivistes doivent préserver les documents tout en les communiquant au public. Il faut distinguer deux notions : la restauration (ou conservation préventive) est l’action qui consiste à « réparer » un document alors que la conservation préventive intervient de façon plus globale pour retarder le phénomène de vieillissement des archives et en limiter la détérioration.
Les supports des archives peuvent être catégorisés en :
| Matériaux organiques | D’origine végétale ou animale : papier, cuir, parchemin, papyrus, bois, textiles, cire |
| Matériaux inorganiques | D’origine minérale, essentiellement les verres et les métaux : fermoirs de registres, coins de registres, bulles en plomb… |
| Matériaux synthétiques | Conditionnements polyester ou polypropylène, microfilms, CD-Rom… |
Les facteurs de dégradation des archives sont récapitulés dans le tableau suivant :
| Les facteurs environnementaux | Température (et ses variations) Humidité (et ses variations) La lumière La pollution Les matériaux |
| Les facteurs biologiques | Micro-organismes (bactéries, champignons, moisissures) Les végétaux Les insectes Les animaux |
| Les facteurs humains | Les mauvaises manipulations (frottements, chocs, déchirures…) Les mauvaises restaurations La malveillance |
| Les sinistres | Incendies Inondations Risques naturels (séismes, tornade, orage…) Guerre |
L’archiviste doit définir un plan d’action préventif et curatif, tel que proposé dans l’Abrégé d’archivistique édité par l’Association des archivistes français :
- Dresser l’état des lieux des locaux existants, entretenir et améliorer l’état et l’organisation des magasins :
- Evaluer l’environnement matériel des collections ;
- Surveiller et contrôler les conditions environnementales :
- Evaluer l’état matériel des fonds et l’usage des fonds ;
- Sélectionner les matériaux de conservation ;
- Sélectionner les documents à restaurer ou à reproduire et à transférer sur d’autres supports ;
- Etablir le règlement des salles de lecture comprenant les règles de la consultation et de la communication ;
- Retirer de la communication ou de la reproduction les originaux détériorés ou qui nécessitent une protection particulière ;
- Etablir l’ordre de priorité des documents à sauver en cas de sinistre ;
- Rédiger un plan de prévention des risques et un plan d’action en cas d’urgence.
Plusieurs outils existent, citons-en trois : le récolement des fonds d’abord est un outil incontournable, surtout si le récolement sanitaire y est adjoint ; la « méthode d’évaluation des pratiques de conservation dans les services d’archives » mise au point par le Centre interrégional de conservation du livre d’Arles et mise en ligne sur le site du Service interministériel des archives de France (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3639 ) ; enfin le Comité français du Bouclier Bleu publie des fiches d’analyse de risques sur le site internet www.bouclier-bleu.fr.
Les locaux et le mobilier doivent être fonctionnels, solides, adaptés aux dimensions des documents.
2. La conservation préventive
2.1. Les locaux des archives
Les règles pour la construction et l’aménagement des archives font l’objet d’une instruction du 10 octobre 2009, ainsi qu’une instruction particulière du 15 juillet 2008 sur les rayonnages.
Le choix du site de construction d’un bâtiment est essentiel : il doit être visible et accessible. Il est de bon sens de ne pas choisir un site qui se trouve en zone inondable par exemple. Une surface minimale de 3000 m² est nécessaire pour 20 kml d’archives. La superficie du terrain choisi doit prendre en compte une future extension (20 ans après en général).
Les locaux des archives doivent répondre aux quatre fonctions d’un service d’archives : collecter, conserver, classer, communiquer. Ils sont conçus en trois parties : les locaux de conservation des archives (les conditions sont différentes selon les types de support), les locaux accessibles au public, les locaux réservés au personnel (bureaux, salles de tri, ateliers, local serveur…), parkings et espaces verts. Les choix techniques seront adaptés à l’ampleur du projet, toutefois il faut avoir à l’esprit de ne pas transiger sur certaines règles : locaux sécurisés, sains et propres, à air renouvelé et contrôlé, aucune accès au public dans les locaux de conservation, stabilité de la température et de l’humidité (ou peu de variations), réduction des sources de lumière. Il faut enfin prendre en compte l’évolution technologique des archives (dématérialisation, archivage électronique).
Les exigences environnementales ont modifié la conception des bâtiments et on rencontre de plus en plus de services d’archives qui choisissent des techniques peu consommatrices d’énergie (renforcement de l’isolation au lieu des habituels systèmes de climatisation ou systèmes de ventilation nocturne).
Les principales exigences sont résumées dans le tableau suivant :
| Circulation des documents | 4 circuits séparés : le circuit des documents, le circuit de la communication des documents des magasins par la salle de lecture, le circuit du public, le circuit du personnel. Les circuits de circulation des documents ne doivent pas croiser les circuits de circulation du public. Les circuits doivent-être de plain-pied de préférence. Les couloirs : largeur minimale d’1,50 m. Les ascenseurs monte–charge : charge utile de 750 kg, dimensions 1.50 X 1.20 m. |
| Les magasins de conservation | Interdiction des colonnes humides. Structure en ossature béton, pas autoporteuse. Eviter les ouvertures. Attendre 3 mois entre la construction et l’installation des archives. Installer des instruments de mesure de la température et de l’hygrométrie, des détecteurs incendie, des mesures d’encloisonnement coupe-feu et des dispositifs anti-intrusion. Brassage de l’air interne : 3 volumes d’air par heure dans les magasins. Organiser le nettoyage régulier. Superficie par magasin : 200 m² maximum pour éviter la propagation d’un incendie. Hauteur sous plafond : 2.50 m minimum. Eclairage de 200 lux. Pour le papier : Température entre 16 et 22/23°C, hygrométrie entre 45 et 55% (éviter les changements brutaux). Surcharge au sol : 900 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes d’une hauteur de 2,20 m 1000 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes d’une hauteur de 2,20 m, destinés aux 10% des collections les plus lourdes 1300 kg/m² pour un équipement en rayonnages mobiles d’une hauteur de 2,20 m |
| Les rayonnages | Rayonnages fixes et mobiles, métalliques laqués à chaud Epis double-face Espace de 15 cm au moins entre le sol et la tablette la plus basse, 25 cm entre le plafond et la partie haute du rayonnage. Ecartement de 29 cm minimum entre les tablettes Profondeur de 30 à 39 cm selon le format des boîtes Plinthes anti-poussière Prévoir une tablette de couverture Résistance de 100 kg pour une tablette d’1m de large Traitement anti-rouille, résistante aux chocs et à l’usure, en matériaux neutres Proscrire les rayonnages directement contre les murs donnant vers l’extérieur Proscrire le mobilier hermétique (type coffre-fort) et éviter les fonds pleins pour faciliter la circulation de l’air |
Les locaux doivent être régulièrement inspectés, des outils de mesure de température et d’hygrométrie doivent être installés et des opérations de dépoussiérage doivent être menées régulièrement.
Pour en savoir plus :
- Instruction DITN/RES/2009/013 du 10 octobre 2009. Publication d'une nouvelle édition (octobre 2009) des règles de base pour la construction et l'aménagement d'un bâtiment d'archives : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3327 et http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3281.
- Instruction DITN/RES/2008/005 du 15 juillet 2008. Les rayonnages dans les magasins d'archives : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1867.
- Recommandations climatiques : norme ISO 11799 :2003
2.2. Le conditionnement et la manipulation des documents
La qualité du conditionnement et l’attention portée à la manipulation des documents sont également des facteurs essentiels pour une bonne conservation.
Les indications données ici concernent les archives définitives. Par exemple, les boîtes de bureau ne seront pas évoquées : elles peuvent être utilisées pour des archives éliminables mais pas pour des archives définitives.
Les documents doivent être dépoussiérés si besoin, et débarrassés des agrafes et autres trombones qui finissent par les abimer. Ils sont ensuite protégés par des chemises qui doivent légèrement plus grandes que les documents eux-mêmes, puis par des boîtes de conservation.
Le conditionnement doit ainsi permettre de protéger de la poussière, de la lumière, des chocs, ainsi que d’être étanche et stable, et de résister aux moisissures et aux insectes. A cet effet, plusieurs critères ont été énoncés dans les normes ISO et dans les textes réglementaires pour choisir un matériau de conditionnement : il doit être permanent, stable, durable, inerte et neutre.
Ainsi, l’instruction DPACI/RES/2002/006 du 27 novembre 2002 rappelle que les gestes de conservation préventive sont liés à la protection contre le vol et insiste sur les points suivants :
- Liasses enchemisées et placées en boîtes (matériaux neutres et résistants) ;
- Documents dont la reliure est en mauvais état sanglés ou placés en boîtes, pièces de grand format protégées dans une pochette et rangées à plat ou roulées et empaquetées dans du papier neutre ou en tubes ;
- Sceaux protégés individuellement et conservés attachés au document d’origine, dans des chemises adaptées ;
- Conditionnement spécifique pour les photographies (selon support)…
Les documents et leurs contenants doivent être manipulés avec soin par les agents des archives et par le public (voir la fiche consacrée à la communication). En interne, il convient de former les agents aux bons gestes. Le public doit être sensibilisé régulièrement en plus de l’établissement d’un règlement intérieur de salle de lecture qui énonce les précautions à prendre lors des consultations (utiliser le crayon de bois, le lutrin, ne pas se servir des documents comme support d’écriture ou d’appui, de pas utiliser le flash de l’appareil-photo…).
Pour en savoir plus :
- Blachon, Jérôme. 2008. « Les gestes de la conservation préventive », La Gazette des archives, n°209-210.
2.3. La prévention des risques
Le troisième volet de la conservation préventive réside dans la prévention des risques liés à un sinistre. Il est primordial d’avoir anticipé les risques et la conduite à tenir lorsqu’un sinistre se présente grâce à un plan d’urgence. Le plan d’urgence englobe un plan de prévention des risques, un plan d’intervention et un bilan : solutions à mettre en œuvre, la coordination des opérations de sauvetage, les points à respecter au moment de l’intervention en matière de priorité des fonds par exemple, les protocoles à appliquer aux documents (congélation, séchage, lyophilisation…), la reprise d’activité.
Pour en savoir plus :
- Parchas, Marie-Dominique. 2014. Plan de sauvegarde et d’urgence des fonds d’archives, aide-mémoire des actions principales, Direction générale des patrimoines, consultable sur http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7775.
3. La restauration
L’action de restaurer un document n’est pas sans conséquence et elle doit être bien réfléchie en amont à l’instar des principes énoncés par Cesare Bondi :
- Intervenir le moins possible
- Restaurer de façon discrète mais décelable
- Conserver l’intégrité du document
- Appliquer des traitements réversibles
- Utiliser des produits stables et qui ne soient pas nocifs
La restauration d’un document doit être étudiée à la lumière de plusieurs critères : faut-il enrayer un processus de dégradation ? le document est-il souvent communiqué ? le document a t-il un intérêt à être exposé ou utilisé à des fins pédagogiques ? le document a t-il une valeur historique ou artistique ?
Le lancement d’une opération de restauration ne peut se faire sans une étude technique préalable qui comprend une analyse diplomatique du document, une description précise de leur état, les préconisations de restauration. Le restaurateur y ajoute les techniques et matériaux utilisés, ainsi que des photos à différents stades de la restauration.
Pour en savoir plus :
Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives, Service interministériel des archives de France, juin 2009, consultable sur http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3285.
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