• 1. Le récolement des fonds
• 2. La gestion des archives courantes et intermédiaires
  • 2.1. Les concepts
  • 2.2. Les outils
• 3. L’évaluation et la sélection des archives
• 4. L’externalisation des fonds d’archives

La conservation des archives a pour objectifs la gestion des affaires courantes, la justification des droits, l’intérêt historique. Les collectivités assurent la conservation et la mise en valeur de leurs archives (article L. 212-6 du code du patrimoine). L’exécutif de la collectivité territoriale est responsable au civil et au pénal de ses archives. Les collectivités territoriales informent le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives, d’après l’article R. 212-53 du code du patrimoine. Elles doivent également procéder à un récolement régulier des fonds. Le directeur des Archives départementales est détenteur du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités : son rôle est de conseiller les collectivités et de contrôler la bonne gestion des archives.

1. Le récolement des fonds

Le récolement des fonds est une excellente porte d’entrée pour appréhender l’état des fonds et d’un service d’archives. Il consiste en un examen poussé des locaux d’archives et des documents. Un récolement doit intervenir dans les cas suivants : renouvellement de l’exécutif même sans changement dans l’équipe, déménagement, arrivée d’un nouveau responsable à la tête d’un service d’archives, demande du ministère de la Culture en cas de non établissement depuis plus de 10 ans, sinistre. Le texte de référence pour la mise en œuvre de ce récolement par un service d’archives constitué est la circulaire AD 97-4 de la direction des archives de France. Le récolement sert non seulement à établir les responsabilités sur les fonds d’archives, mais peut se révéler un outil de pilotage des fonds très intéressant (planification des opérations de restauration, conditionnement, classement, ou encore élaboration d’un plan de conservation préventive, plan d’évacuation des fonds…).

2. La gestion des archives courantes et intermédiaires

2.1. Les concepts

La gestion de fonds d’archives se base sur la théorie des trois âges, décrite par le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 :

• Les archives courantes sont les documents, y compris les données, qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services. Leur conservation et leur traitement incombent aux services producteurs.
• Les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être considérés comme archives courantes mais qui peuvent encore avoir une utilité juridique (à l’extinction de la durée d’utilité administrative qui peut être différente selon les types de documents).
• Les archives définitives sont celles qui sont à conserver sans limitation de durée, à l’issue des opérations de tri et d’élimination. Leur conservation est assurée par les services d’archives.

De plus en plus, les archivistes interviennent auprès des services producteurs dès la création du document ou de la donnée - ou en tout cas dès l’âge courant et intermédiaire - pour rationaliser, organiser et sécuriser la production documentaire. Il est vrai que l’apparition du numérique a rendu ce besoin plus prégnant en raison de caractéristiques différentes de celles du papier et qui nécessitent des compétences particulières pour garantir l’intégrité, l’authenticité, la pérennité et l’accès aux documents. L’organisation des archives courantes et intermédiaires doit faciliter la prise en charge des archives définitives. Aussi les archivistes sont-ils très présents dans les projets de dématérialisation (PESV2, GED, dossiers individuels des agents…).

La circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’Etat explicite la manière d’organiser la fonction archives pour le traitement des archives courantes et intermédiaires. Les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires doivent sensibiliser les services producteurs au classement des dossiers, centraliser les archives intermédiaires dans des locaux dédiés, et sont responsables de l’archivage des documents numériques. La gestion des archives courantes et intermédiaires peut s’appuyer sur le concept de records management qui s’attache à la gestion des documents d’activité (norme ISO 15489).

2.2. Les outils

Les services d’archives vont devoir mettre en place des outils qui permettront d’encadrer les relations avec les services producteurs. La collaboration avec le service informatique est indispensable dans l’environnement numérique.

Les services d’archives peuvent conseiller les services producteurs sur la tenue des dossiers papier et numériques pour faciliter leur archivage. L’idéal est de mettre en place un plan de classement mixte et un tableau de gestion : il s’agit de structurer les dossiers et les documents et d’y adjoindre les durées d’utilité administrative, le sort final des documents et les délais de communicabilité. Cette démarche nécessite une enquête approfondie et des entretiens avec les agents des services producteurs pour connaître leur contexte et leurs activités. Le recensement des documents se fait en lien avec son contexte de création. Les missions (ou fonctions) des services producteurs se décomposent en activités (ou attributions spécifiques), elles-mêmes se déclinant en procédures (ou processus) et enfin en documents. Les bases de données doivent également être incluses à cette enquête. Au premier niveau du plan classement, le logique sera thématique ou par activité (7 niveaux maximum). Le plan de classement par activité tend d’ailleurs à se développer dans la lignée de la norme ISO 15489 sur le records management. L’important est que les services producteurs s’approprient rapidement le plan de classement et que ce dernier reflète les processus de production des documents. Aux niveaux inférieurs, la logique peut être thématique, chronologique, alphabétique, etc. Les services d’archives peuvent également donner des conseils sur la tenue des dossiers papier et numériques :

• Un document se rapporte toujours à un dossier ou sous-dossier, il n’est jamais isolé ;
• L’identification de la pochette ou du dossier numérique doit être claire et datée ;
• Les dossiers doivent être complétés au fur et à mesure ;
• Les dossiers doivent être régulièrement triés pour supprimer les doubles et les brouillons ;
• Dans l’environnement numérique : élaborer des règles de nommage de fichiers, de gestion des versions, conseiller sur la pérennité des formats et des supports.

Les services producteurs et le service des archives définissent ensemble la durée d’utilisation comme archives courantes et la durée de conservation comme archives intermédiaires. Le sort final (élimination ou conservation) est également déterminé en concertation, toutefois si le service producteur s’oppose à une destruction sans base juridique il devra en assumer la conservation. Ces informations sont formalisées dans un tableau de gestion des documents et des données (également appelé référentiel de conservation, tableau d’archivage). Ce tableau permet également de déterminer les responsabilités des services dans la conservation des dossiers (pour éviter les doublons notamment) et permet d’évaluer les besoins en archivage. C’est un document évolutif (changement de compétences, réorganisation interne…).

La sensibilisation et la formation des services producteurs sont indispensables.

3. L’évaluation et la sélection des archives

La sélection des archives est le cœur de métier des archivistes : c’est l’étape qui permet de sélectionner les archives pour les futurs historiens et les futurs citoyens, et c’est sans doute la mission la plus délicate car il ne s’agit pas de tout conserver mais de conserver les documents utiles.

La valeur du document est définie selon des critères d’évaluation : le document peut avoir une valeur primaire à titre de preuve ou de documentation pour les besoins en gestion de la collectivité et défendre ses intérêts et/ou une valeur secondaire en tant que témoignage historique. Une fois les archives évaluées, le sort final pourra en être décidé : conservation intégrale, conservation partielle (=échantillonnage), élimination totale.

Il est essentiel de s’appuyer sur les instructions de tri diffusées par le Service interministériel des archives de France ainsi que sur le cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques (http://www.gouvernement.fr/sites/default/files/contenu/piece-jointe/2014/09/cadre_methodo_vd.pdf). La méthode d’échantillonnage applicable est celle de l’échantillonnage systématique qui prend en compte l’effectif de départ et son homogénéité ou non. Les documents et les données doivent être éliminés une fois l’accord obtenu des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique, sauf les doubles et les brouillons qui peuvent l’être immédiatement. La destruction des archives des périodes de guerre est proscrite. Les services producteurs doivent dresser un bordereau d’élimination qui est envoyé aux Archives départementales pour accord : ce visa atteste de la légalité à détruire les documents et données concernés et de leur existence antérieure. Les documents sont ensuite détruits dans le respect de la confidentialité. Les documents à conserver sont versés au service des archives selon la procédure de versement indiquée par la circulaire AD 93-3 du 10 mars 1993 de la Direction des archives de France (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1874). A ce sujet, vous pouvez consulter la fiche « politique de collecte et modes d’entrée des fonds »).

4. L’externalisation des fonds d’archives

Depuis la loi du 15 juillet 2008, l’externalisation des archives courantes et intermédiaires, numériques et papiers est autorisée pour les collectivités territoriales (article L 212-4 du code du patrimoine), à condition que le prestataire soit agréé par décret ministériel et que les Archives départementales aient donné leur accord. L’externalisation des archives définitives est interdite, sauf pendant leur durée d’utilité administrative et à condition d’en internaliser la conservation à son expiration. Les articles R 212-19 et suivants fixent les aspects réglementaires de cette disposition. L’arrêté du 4 décembre 2009 précise les normes de référence que les prestataires doivent respecter pour assurer la sécurité des documents, la confidentialité des informations et la qualité du travail attendu : NF Z 40-350, NF Z 42-013 et ISO 14721. Les demandes d’agrément sont instruites par le Service interministériel des archives de France et portent sur un ou plusieurs locaux du prestataire.