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Les concours de la FPT


Dernière mise à jour : novembre 2015

Le travail de l’archiviste se répartit en 4 missions principales, qui forment la chaîne de traitement archivistique : la collecte, le classement, la conservation, la communication. Chacune de ces missions se divise en différentes étapes. Le classement est la mise en ordre des documents collectés, qui précède la conservation et rend possible la communication.

Le Dictionnaire de terminologie archivistique1 définit le classement comme étant l’ « opération de mise en ordre intellectuelle et physique de documents d’archives, réalisée en application du principe de respect des fonds et ayant pour objet de permettre des recherches dans les documents ainsi ordonnés. Le classement aboutit à la cotation et au rangement des documents sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver ».

La décision d’entreprendre le classement d’un fonds plutôt qu’un autre peut être motivée par une forte demande du public (chercheurs, généalogistes, étudiants ayant besoin d’un ensemble de documents pour leur travail), un projet de service visant à mettre l’accent sur un fonds ou ensemble de fonds (valorisation des fonds judiciaires ou des fonds scolaires) ou encore, un projet de commémoration nationale ou locale (centenaire de la Guerre 14-18).

1. Définitions et notions de base

Fonds d’archives : ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique (naturelle) par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection, où les documents sont rassemblés de manière artificielle.

Principe de respect des fonds : principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et à sa place d’origine. Il est lié à trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

Plan de classement : pour les archives courantes et intermédiaires, système qui fixe l’organisation en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver. Pour les archives définitives, ordre dans lequel les archives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées (à ne pas confondre avec le cadre de classement).

Cadre de classement : plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation (à ne pas confondre avec le plan de classement).

Cotation : attribution d’une cote à un article. La cote est une ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement.

Article : ensemble de pièces de même provenance se rapportant à un même objet ou à une même affaire, et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement.

2. La notion de fonds d’archives et l’importance du contexte de création

2.1. La structure du fonds

Le concept de fonds d’archives a été défini pour la première fois dans la circulaire ministérielle du 24 avril 1841 pour le classement des archives communales et départementales. Ce texte préconise de rassembler les différents documents par fonds, c’est-à-dire former des ensembles de documents qui proviennent d’un corps, d’un établissement, d’une famille ou d’un individu, afin de conserver une vision optimale du contexte de création des documents.

Dans un fonds d’archives, chaque ensemble se décompose en unités plus petites, du fonds à la pièce. Il importe de repérer ces différents niveaux de classement organiques qui existent au sein d’un fonds, dont ils sont l’ossature, l’arborescence. Ils constitueront, au moment de la rédaction de l’instrument de recherche, autant de niveaux de description qui se concrétiseront par des titres, sous-titres, ou intitulés d’analyse.

Ainsi, un fonds peut se décomposer successivement en sous-fonds, série organique, sous-série organique, dossier, puis pièce :

  • on appelle sous-fonds un ensemble de documents, à l’intérieur d’un fonds, constitué par une même unité administrative ;
  • la série organique est un ensemble de dossiers ou de documents réunis et maintenus ensemble parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou un même sujet ;
  • la sous-série organique est un ensemble de dossiers ou de pièces, à l’intérieur d’une série organique, identifiables par leur type, leur forme ou leur contenu ;
  • le dossier est un ensemble de documents regroupés pour l’instruction d’une affaire. Il constitue le plus souvent l’unité de base à l’intérieur d’une série ou sous-série ;
  • enfin, la pièce est la plus petite unité de description, le document.

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Schéma des niveaux de classement d’un fonds

(Source : annexe A-1 de la norme internationale ISAD(G))

2.2. Le respect des fonds et la connaissance du contexte de création

Trois règles constituent le principe du respect des fonds, que l’archiviste doit observer lorsqu’il entame un classement :

  • le respect de la provenance : laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives émanant d’un même producteur ;
  • le respect de l’intégrité d’un fonds : maintenir un fonds d’archives dans sa composition originelle, c’est-à-dire sans morcellement, sans élimination non autorisée ni addition d’éléments étrangers ;
  • le respect de l’ordre originel : maintenir intact ou restaurer le classement interne des documents composant le fonds, tel qu’il a été établi par le producteur.

L’archiviste doit pouvoir, au premier contact avec les documents, comprendre l’organisation, les missions et les activités du service producteur. Le classement organique (naturel) des dossiers donne de nombreuses informations en ce sens. L’archiviste s’attachera ensuite, à travers son classement, à retransmettre ces informations logiquement ordonnées aux lecteurs.

Pour bien faire, il est primordial, avant et pendant le classement, de se documenter sur le service producteur, son organisation, son fonctionnement et ses évolutions dans le temps. Pour cela, on peut recueillir les informations directement auprès du producteur, s’il existe toujours. Cela est souvent rendu difficile par l’important turn-over qui existe dans les services administratifs : les agents restent en poste sur des périodes assez courtes et ne connaissent que rarement les pratiques antérieures. Sinon on trouvera des informations sur le producteur dans la documentation, publications officielles, ouvrages scientifiques ou dans le fonds à classer lui-même.

3. Méthodologie du classement

3.1. Etat des lieux et tri interne

Tout d’abord, il convient de contrôler la conformité des documents reçus. On ouvre les boîtes et on en compare le contenu avec le bordereau de versement : nombre d’articles reçus ? État sanitaire des documents ? Producteur(s) des documents ? Contenu des boîtes ? Dates extrêmes ? Cette première étape permet de s’approprier les documents et d’en obtenir une vision d’ensemble.

On repère ensuite les différents sous-fonds pour comprendre comment les documents ont été organisés les uns par rapport aux autres et entr’apercevoir ainsi un plan de classement, pointer d’éventuels mélanges ou anomalies.

Lorsque l’on dispose d’assez de temps, on peut effectuer un tri et un (re-)classement interne des dossiers :

  • élimination des pièces sans valeur (doubles, brouillons, documentation n’ayant aucun rapport avec le dossier, documents préparatoires) ;
  • mise en ordre (regroupement de certaines pièces) ;
  • reconditionnement (à l’aide de pochettes et sous-pochettes neutres) ;
  • élimination des éléments susceptibles de dégrader les documents (agrafes ou trombones, ruban adhésif, post-it, pochettes plastiques).

Les documents identifiés comme éliminables (après vérification dans les circulaires en vigueur ou tableaux de gestion) doivent faire l’objet d’un bordereau d’élimination, qui sera signé par le service versant et le directeur des Archives départementales territorialement compétent.

3.2. Elaboration du plan de classement

L’élaboration du plan de classement est une opération intellectuelle. Il s’agit de traduire, sur le papier, l’organisation du fonds, d’en faire apparaître les grandes articulations. Le meilleur plan de classement est celui qui se calque sur les attributions du producteur. Il doit être simple et logique. Il doit prévoir d’intégrer la totalité des dossiers recensés. Pour « décortiquer » l’activité d’un service producteur et déterminer le plan de classement, l’archiviste doit se poser différentes questions :

  • qui est le producteur et quelle est sa fonction principale ? on identifie le fonds
  • quelles sont ses grands domaines d’action ? on identifie les sous-fonds
  • quelles sont ses missions ? on identifie des séries
  • quels ensembles de documents ont été constitués suite à l’exercice de ces missions ? on identifie des sous-séries
  • quelles affaires instruit-il ? on identifie les dossiers
  • de quoi sont constitués ces dossiers ? on identifie les documents

Le plan de classement sera plus ou moins détaillé, en fonction de la précision des informations que souhaite restituer l’archiviste.

Exemple du fonds du musée XYZ :

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Le plan de classement sera le suivant :

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Si le service producteur a adopté cette logique de classement dès la création des documents et au moment de leur archivage intermédiaire, alors, l’ordre dans lequel seront versés les documents reflètera exactement le plan de classement à adopter. Si ce n’est pas le cas, on peut s’aider, pour trouver le plan de classement, de l’organigramme du service, des instruments de recherche qui ont déjà été établis pour ce producteur mais également des tableaux de gestion qui existent et sont organisés par attribution.

3.3. Constitution d’articles

La constitution d’articles, ou unités matérielles et intellectuelles, est l’opération qui consiste à mettre les dossiers dans les boîtes, sans les diviser ni les mélanger, afin de préserver l’ordre établi grâce au plan de classement.

On essaie lors du conditionnement de faire correspondre l’unité intellectuelle (dossier) à l’unité matérielle. Pour cela, il est préférable de se munir de boîtes de différentes épaisseurs. 3 cas de figures sont possibles :

  • le dossier est de taille moyenne (8 cm à 15 cm d’épaisseur) : 1 dossier = 1 boîte = 1 cote ;
  • le dossier est volumineux (plus de 15 cm d’épaisseur), il doit être scindé en deux ou trois pour être réparti dans plusieurs boîtes, selon une coupure logique (thématique, chronologique, typologique…) : 1 dossier = X boîtes = X cotes ;
  • le dossier est de petite taille (moins de 8 cm d’épaisseur). Il pourra être rangé dans la même boîte qu’un autre dossier : X dossiers = 1 boîte = 1 cote.

Exemple :

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L’important est que les articles soient correctement décrits dans l’instrument de recherche pour que l’on comprenne les scissions ou rapprochements effectués.

Chaque article est enfin individualisé par une cote et une analyse. La cotation se fait le plus souvent à la boîte.

4. Cotation et cadres de classement

La cotation consiste à attribuer à chaque article une référence appelée cote (composé de lettres et de chiffres), qui constitue son code d’identification unique. Cette cote correspond également à la place de l’article dans le cadre de classement du service qui le conserve (archives communales, départementales, nationales…). Avant de coter des documents, différents critères doivent être pris en compte tels que le statut et la nature du producteur, la forme ou le contenu des documents.

Il existe différents cadres de classement règlementaires, utilisés par l’ensemble des services d’archives publics de France.

4.1. Cotation des fonds clos

Pour les fonds ayant cessé de s’accroître en raison par exemple, de la disparition du producteur ou d’une cessation de ses fonctions, la cotation se fait en référence au cadre de classement approprié. Chaque cadre de classement est divisé en séries, désignées par une lettre ou un ensemble de lettres. Une série correspond à un fonds, une partie de fonds, à un regroupement de fonds ou à une tranche chronologique. La cote des fonds a ainsi une signification méthodique. Elle comprend ordinairement trois éléments :

  • une ou deux lettres identifiant la série du cadre de classement,
  • un numéro précédent la lettre, identifiant la sous-série du cadre de classement,
  • un numéro d’ordre identifiant l’article.

Cadre de classement des Archives départementales

Il a été promulgué le 28 avril 1841 dans les instructions pour la mise en ordre et le classement des Archives départementales et communales, et s’organise comme suit :

Archives anciennes avant 1790

  • Série A – Actes du pouvoir souverain et domaine royal
  • Série B – Cours et juridictions
  • Série C – Administrations provinciales
  • Série D – Instruction publique, sciences et arts
  • Série E – Féodalité, familles, corporations de métiers
  • Série G – Clergé séculier
  • Série H – Clergé régulier

Archives révolutionnaires et modernes de 1790 à 1940

  • Série K – Lois, ordonnances, arrêtés
  • Série L – Administrations et tribunaux de l’époque révolutionnaire, 1790-1800
  • Série M – Administration générale et économique du département
  • Série N – Administration et comptabilité départementales
  • Série O – Administration et comptabilité communales
  • Série P – Finances, cadastre et postes
  • Série Q – Domaines, enregistrement, hypothèques
  • Série R – Affaires militaires
  • Série S – Travaux publics et transports
  • Série T – Enseignement, Affaires culturelles, Sports
  • Série U – Archives judiciaires
  • Série V – Cultes, 1801-1905
  • Série X – Assistance et prévoyance sociale
  • Série Y – Etablissements pénitentiaires
  • Série Z – Sous-préfectures

Cadre de classement des Archives communales

C’est l’arrêté du 31 décembre 1926 du Ministère de l'Instruction publique et des Beaux-Arts qui a mis en place ce cadre de classement :

Archives anciennes avant 1790

  • Série AA - Actes constitutifs et politiques de la commune, correspondance générale
  • Série BB - Administration communale
  • Série CC - Finances, impôts et comptabilité́
  • Série DD - Biens communaux, eaux et forêts, travaux publics, voirie
  • Série EE - Affaires militaires
  • Série FF - Justice, procédures, police
  • Série GG - Cultes, instruction publique, assistance publique
  • Série HH - Agriculture, industrie, commerce
  • Série II - Documents divers

Archives révolutionnaires et modernes de 1790 à 1940

  • Série A - Lois et actes du pouvoir central
  • Série B - Actes de l'administration départementale
  • Série C - Bibliothèque administrative de la mairie
  • Série D - Administration générale
  • Série E - Etat civil
  • Série F - Population, économie sociale, statistiques
  • Série G - Contributions, cadastre, administrations financières
  • Série H - Affaires militaires
  • Série I - Police, hygiène publique, justice
  • Série K - Elections et personnel
  • Série L - Finances de la commune
  • Série M - Edifices communaux, monuments et établissements publics
  • Série N - Biens communaux, terres, bois, eaux
  • Série O - Travaux publics, voirie, moyens de transport, navigation et régime des eaux
  • Série P - Cultes
  • Série Q - Assistance et prévoyance
  • Série R - Instruction publique, sciences, lettres et arts
  • Série S - Divers (pièces ne rentrant pas dans les séries précédentes)
  • Série T - Urbanisme

Il existe d’autres cadres de classement, notamment pour les Archives nationales et les archives hospitalières.

4.2. Cotation des fonds ouverts

La logique du cadre de classement et celle du rangement discontinu qu’elle implique ont vite montré leurs faiblesses surtout parce qu’elle rendait complexe le traitement du fonds, qui était constamment ouvert. De plus, l’apparition de nouveaux services et de nouvelles missions posait le problème de leur intégration aux cadres de classement existants. C’est la raison pour laquelle une circulaire de la Direction des Archives de France du 16 décembre 1965 a fixé, pour les Archives départementales, la clôture des séries à la date du 10 juillet 1940 et instauré la cotation continue. La cotation continue des versements a ensuite été instaurée pour les Archives communales, par la circulaire du 8 mars 1983, et pour les Archives nationales (Fontainebleau), le 15 octobre 1986.

La cotation des fonds ouverts repose sur l’attribution d’un numéro d’ordre numérique continu lors de son entrée dans le service d’archives, constitué d’un chiffre/nombre et de la lettre W (exemple : 1W, 2W, 3W…). Chaque boîte est numérotée, de 1 à n, sans bis ni ter. Ainsi les cotes de la série W comportent-elles trois éléments : numéro du versement, lettre W, numéro de l’article. Désormais, la cote ne donne plus aucune indication méthodique. Pour avoir des informations sur le contenu des boîtes, il faut nécessairement se reporter à l’instrument de recherche.

4.3. Quelques exemples de cotations spécifiques

De nombreuses circulaires se sont intéressées au mode de cotation des archives. La circulaire du 15 avril 1944 introduit pour la première fois une distinction fondée sur le mode d’entrée des documents. Elle met en place une série spéciale, la série J, destinée aux documents entrés par voie extraordinaire, toutes périodes chronologiques confondues. Les archives privées, dans les services d’Archives départementales, sont donc cotées en série J (1J, 2J…) au sein de laquelle on trouve des archives entrées par don, dépôt ou achat et non suite à un versement réglementaire. C’est une série qui présente, du fait de ses multiples provenances, une grande hétérogénéité. On y trouve des documents variés tels que des fonds d'entreprise, mais aussi de la correspondance familiale, ou encore des archives d'érudits, d’associations, etc. Ces documents peuvent être regroupés par fonds (provenant d'un même producteur) ou constituer une collection de pièces isolées sans lien les uns avec les autres.

Les circulaires AD 54-24 du 21 octobre 1954 (institution de la série Mi) et AD 64-10 du 2 mars 1964 (série Fi) ont introduit dans le cadre de classement des archives départementales une distinction selon la nature du document. Ainsi, la série Mi fut réservée aux documents sur support microfilms, microfiches ou diapositives (originaux numérisés à des fins de conservation préventive). La série Fi fut quant à elle réservée aux documents figurés entrés par voie extraordinaire. L’objectif de cette nouvelle série était d’isoler ces documents spécifiques, dont la description obéissait à des règles particulières.

L’instruction sur le classement et la cotation des archives dans les services d’archives départementales (circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998) a abrogé ces circulaires.

5. Points à retenir

  • Le classement d’un fonds d’archives est encadré par le principe de respect des fonds et se fait selon le plan de classement établi par l’archiviste ;
  • La cotation des articles n’est pas faite au hasard mais selon des cadres de classement règlementaires ;
  • Le classement est le traitement matériel d’un fonds, complémentaire du traitement intellectuel que constitue l’étape de la description.

Pour en savoir plus

  • Circulaire AD 98-8 du 18 décembre 1998 relative au classement et la cotation des archives dans les services d’archives départementales.
  • Cadre de classement des Archives nationales et des archives hospitalières.
  • Cours en ligne sur le portail international des archivistes francophones (PIAF), Claire Sibille – de Grimouard, Marcel Caya : Module 6 - section 4 : Classement et cotation des archives définitives http://www.piaf-archives.org/espace-formation/.

Références bibliographiques

  • Chave, Isabelle (dir.). 2012. Abrégé d’archivistique, Paris : Association des archivistes français, p.133-167.
  1. ^ Direction des Archives de France. 2002. Dictionnaire de terminologie archivistique, Paris. Disponible sur le site du SIAF en format PDF : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3226

Auteur :

PINTAULT Mathilde

Thématique(s) :

Groupe :

Concours de la FPT

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Créé le 29 mai 2019
 

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