• 1. La fonction publique de l'Etat et la fonction publique territoriale
• 2. Les différents frais
  • 2.1. Les frais préalables à la mission
    • 2.1.1. Ce qui est obligatoire
    • 2.1.2. Ce qui est conseillé
  • 2.2. Les frais de transport
  • 2.3. L’hébergement et les repas
    • 2.3.1. La règle : le forfait
    • 2.3.2. Le barème français des indemnités de mission de la fonction publique
    • 2.3.3. Le barème européen
    • 2.3.4. Différences entre les champs des per-diem français et européens
    • 2.3.5. Le remboursement au réel
• 3. La question des frais médicaux et assurance lors d’une mission à l’international
  • 3.1. L’agent titulaire
  • 3.2. L’agent non titulaire
• 4. Les indemnités spécifiques liées aux missions à l’étranger des agents publics
  • 4.1. Le cadre légal
  • 4.2. Mise en œuvre
    • 4.2.1. Projection
    • 4.2.2. Fiscalité
• 5. Les délais
• Sources d’information

1. La fonction publique de l'Etat et la fonction publique territoriale

La circulaire NOR/INT/B/01/00124/C du 20 Avril 2001 signée par le ministre de l'intérieur et le ministre des affaires étrangères rappelle que« Conformément au principe de parité entre la fonction publique de l'Etat et la fonction publique territoriale, les agents des collectivités territoriales amenés à se déplacer à l'étranger dans le cadre de missions temporaires de service décidées par l'autorité territoriale peuvent être remboursés de leurs frais de transport et percevoir des indemnités journalières de mission ».

Le cadre réglementaire des remboursements des frais de mission est donc celui du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat

Ce décret a été modifié par  Décret n°2019-139 du 26 février 2019 : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242359

2. Les différents frais

2.1. Les frais préalables à la mission

2.1.1. Ce qui est obligatoire

Pour certaines missions, l’agent doit réaliser certaines dépenses, notamment de visa ou de vaccins… certains de ces frais sont obligatoirement remboursés. Selon le Décret n°86-416 du 12 mars 1986 fixant les conditions et modalités de prise en charge par l'Etat des frais de voyage et de changement de résidence à l'étranger ou entre la France et l'étranger des agents civils de l'Etat et des établissements publics de l'Etat à caractère administratif, modifié par le décret n°2005-354 du 15 avril 2005 - art. 19 JORF 19 avril 2005, dans son « TITRE VI : Modalités de prise en charge des frais de voyage et de déplacement » :

• Article 48 :Les frais éventuels liés à la délivrance d'un passeport, d'un visa, aux vaccinations obligatoires, les taxes d'aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs sont remboursés par l'administration sur présentation de pièces justificatives.
• Article 49 : Les excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour des raisons de service sont également pris en charge par l'administration sur accord préalable de sa part.

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000522132

2.1.2. Ce qui est conseillé

Le cadre juridique spécifique aux frais de mission à l’étranger aborde uniquement les « vaccins obligatoires » mais on pourra élargir cette prise au charge aux vaccins « fortement conseillés ». Pour cela, on se reportera aux sites suivants :

• https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/
• ou qui peuvent être identifiés sur https://www.pasteur.fr/fr/centre-medical/preparer-son-voyage

La collectivité est tenue responsable de la protection des agents dans le cadre de leur fonction. Or, la cour de cassation a reconnu l’arrêt de la cours d’appel de Metz qui a qualifié le paludisme comme « maladie professionnelle » à partir du moment ou le salarié avait été piqué par un moustique lors d’un voyage effectué en Afrique pour le compte de son employeur. (Cour de cassation, Chambre sociale, du 17 janvier 1991, 89-13.703, Inédit - https://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriJudi.do?idTexte=JURITEXT000007101919)

Il s’en suit que, notamment la prophylaxie contre le paludisme (Malarone…), doit être remboursée par l’employeur.

2.2. Les frais de transport

Selon l’article 3 modifié par Décret n°2019-139 du 26 février 2019 - art. 4

Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre, sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul ordonnateur à la prise en charge de ses frais de transport ;

Selon le Décret n°86-416 du 12 mars 1986 fixant les conditions et modalités de prise en charge par l'Etat des frais de voyage (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000522132) selon son article 47 : « Sous réserve des dispositions des articles 51 et 52, la prise en charge des frais de voyage visés au présent décret s'effectue :

• soit par délivrance de titres de transport nominatifs dont l'émission a été au préalable assurée par l'administration ;
• soit par remboursement aux intéressés, sur présentation des pièces justificatives nécessaires, et dans la limite du coût qu'aurait représenté une prise en charge directe du voyage par l'administration. »

La pratique générale dans les collectivités est que ceux-ci sont pris généralement dans le cadre d’un marché public global de la collectivité. Il revient donc aux chargés des relations internationales de prendre attache avec le service des moyens généraux ou des Ressources humaines, qui pilote ce marché, pour spécifier les besoins relatifs à leur activité (déplacement lointain nécessitant le recours à l’avion, facilité de modification, bagages, …).

2.3. L’hébergement et les repas

2.3.1. La règle : le forfait

Selon l’article 3 modifié par Décret n°2019-139 du 26 février 2019 - art. 4

Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre, sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul ordonnateur :

• à la prise en charge de ses frais de transport ;
• à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas, au remboursement forfaitaire des frais et taxes d'hébergement et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais divers directement liés au déplacement temporaire de l'agent.

Pour l'étranger, dans le cas où l'agent est logé ou nourri gratuitement, les indemnités de mission allouées sont réduites dans la limite d'un pourcentage fixé par arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique, du ministre chargé du budget et du ministre des affaires étrangères.

Ainsi, selon l’Article 2 de l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat modifié par Arrêté du 26 février 2019 - art. 3

Pour l'étranger, les taux des indemnités de mission sont réduits de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement, de 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir et de 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir.

Pour déterminer le nombre de journées, l’agent doit obligatoirement remettre le justificatif des hébergements. Pour déterminer les repas qui ont été payé par l’agent ou ceux qui ont été gratuit, l’agent devra remettre le planning officiel de la mission.

2.3.2. Le barème français des indemnités de mission de la fonction publique

Les taux des indemnités de mission sont prévus à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 : « Pour l'étranger, un arrêté conjoint du ministre chargé des affaires étrangères, du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget fixe les taux des indemnités de mission, par pays ou, le cas échéant, par ville ou par région. »

Les premiers barèmes ont été fixés par l'arrêté du 3 juillet 2006 : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242360  . Ils sont modifiés en moyenne tous les 3 à 5 ans. Ils viennent d’être modifiés par arrêté du 12 juillet 2018 : sur 208 destinations, le ministère a fait évoluer les taux seulement pour 17 destinations (alors que l’ancien barème datait de 2013).

Plus d’une centaine de destination n’ont pas vu leur prise en charge évoluer depuis 2006

Ces taux sont repris dans le cadre d’un moteur de recherche par pays accessible sur le portail du ministère de l'économie, au sein de la rubrique consacrée aux consulter les barèmes des frais de mission par pays : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais

Ce taux est a priori un taux maximum qui peut être revu à la baisse par la collectivité sur délibération du conseil d’élus : « Le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget. »

Dans des conditions exceptionnelles (notamment pour la participation à des événements internationaux (exposition universelle, foires internationales, …) qui voient les tarifs hôteliers fortement augmenté, la collectivité peut par délibération et dans certaines conditions, dérogé à ce taux maximal. Mais l’agent est alors dans le cadre d’un remboursement au réel : « lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée. »

2.3.3. Le barème européen

Dans le cadre des appels à projets et appels d’offres, l’union européenne a défini aussi un barème de per-diem . Ce barème est accessible sur le site de la Commission européenne : https://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm_en

Ils sont revus annuellement (dernière version à ce jour – Mars 2017)

Comme pour les forfait français, ce tableau est un tableau des taux maximum : « Dans le cadre des contrats d'aide extérieure financés par la Commission et lors de missions impliquant des nuitées en dehors du lieu d'affectation, les taux de per diems applicables ne doivent pas excéder les barèmes détaillés ci-dessous »

2.3.4. Différences entre les champs des per-diem français et européens

Les forfaits européens sont en moyenne 30% plus élevés que les forfaits français. Outre des modalités d’évaluations surement différentes et des appréciations des situations locales variables, la différence vient essentiellement du fait que les deux forfaits ne recouvrent pas le même périmètre :

• Les forfaits français couvrent : l’hébergement et les frais de repas et « les frais divers » à l’exception des « frais de transports » qui font l’objet d’un remboursement sur facture (article 3 du Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat)
• Les forfait européens couvrent : « le logement, les repas, les frais de transport à l'intérieur du lieu de mission et les frais divers. »

Ainsi, les forfaits européens prennent en considération les multiples dépenses qu’il est difficile voir impossible de justifier (les frais de taxi par exemple)… ou les menues dépenses qui facilitent les missions (rafraichissement, etc…).

2.3.5. Le remboursement au réel

Dans de nombreux cas, le forfait qui est proposé est en deçà des frais réels que va débourser l’agent.

Si l’agent peut démontrer qu’il a dépensé, dans de précédentes missions plus qu’il n’a été remboursé, ou qu’il risque de dépasser le forfait, il doit en saisir sa collectivité pour obtenir une délibération pour passer aux frais réels.

En effet, selon  l’Article 7-1 du Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat,  (Créé par Décret n°2019-139 du 26 février 2019 - art. 6) https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=717237ACA0E7C6611EB367172B0DCA83.tplgfr36s_2?cidTexte=JORFTEXT000000242359&dateTexte=20190918

Lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés prévus à l'article 7.

Ces règles dérogatoires ne peuvent en aucun cas conduire :

• à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée par l'agent ;
• à fixer des taux forfaitaires de remboursement des frais d'hébergement inférieurs à ceux prévus par l'arrêté prévu au premier alinéa de l'article 7. Toutefois, pour les missions de longue durée, des abattements aux taux de remboursement forfaitaire de ces frais d'hébergement peuvent être fixés par arrêté du ministre intéressé ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement. Cet arrêté ou cette délibération précise le nombre de jours au-delà duquel les abattements sont appliqués ainsi que les zones géographiques concernées.

3. La question des frais médicaux et assurance lors d’une mission à l’international

Hypothèse : Si l’agent, dans le cadre de sa mission tombe malade ou est victime d’un accident du travail, comment sont pris en charge les frais médicaux ?

Principes :

• les obligations de la collectivité territoriale sont les mêmes en France qu’à l’étranger ;
• il pèse une obligation de prise en charge des frais par la collectivité ;
• la collectivité dispose d’une assurance lui permettant de prendre en charge ces risques ;

Le régime est plus particulièrement défini par les articles L.4135-26 et suivant du CGCT pour les membres d’un conseil régional.

En ce qui concerne plus particulièrement les agents, la titularisation constitue un élément de différenciation.

3.1. L’agent titulaire

• relève du régime général de la sécurité sociale pour l'ensemble des risques maladie, maternité, invalidité, vieillesse, décès et accidents du travail couverts par ce régime ;
• bénéficie en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle d'un congé pendant toute la période d'incapacité de travail jusqu'à la guérison complète, la consolidation de la blessure ou le décès ;
• a droit au versement par l'autorité territoriale de son plein traitement pendant trois mois.

A noter qu’il existe un régime régi par les articles 34 et 37 du décret n°91-298 du 20 mars 1991 portant dispositions statutaires applicables aux fonctionnaires territoriaux nommés dans des emplois permanents à temps non complet ;

3.2. L’agent non titulaire

Est soumis au régime régi par le décret n°88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents non titulaires de la fonction publique territoriale qui précise que l’agent

• bénéficie en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle d'un congé pendant toute la période d'incapacité de travail jusqu'à la guérison complète, la consolidation de la blessure ou le décès ;
• a droit au versement par l'autorité territoriale de son plein traitement dans certaines limites.

Si vous avez effectué une mission hors d’Europe, que vous avez dû vous faire soigner sur place et que vous avez dû faire l’avance des frais, adressez à votre caisse de sécurité sociale le formulaire S 3125 « Soins reçus à l’étranger » (à télécharger sur Ameli.fr) avec les justificatifs d’avance de frais médicaux et pharmaceutiques (prescriptions, factures...).

4. Les indemnités spécifiques liées aux missions à l’étranger des agents publics

Dans le cadre des missions à l’étranger, devant le fait de ne pas pouvoir rentrer chez soit en fin de journée et que le temps de travail comptabilisé n’est pas de 24h/é4h alors même que, en mission, l’agent est à disposition de son employeur, notamment dans le cadre des missions avec les élus, il a été instauré par la loi une « indemnité de sujétion ».

Cette « prime » vise d’une part à compenser cette « sujétion » de l’agent qui ne rentre pas chez lui. Elle peut aussi être justifiée par la prise en compte de nombreuses « menues dépenses » qui ne sont pas remboursées aux agents en mission

4.1. Le cadre légal

Le décret n°2004-1126 du 15 octobre 2004 (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000623793&categorieLien=cid) relatif à l'indemnisation des personnels effectuant des missions de coopération internationale évoque la possibilité qui leur est offerte de bénéficier d’une indemnité de sujétion.

Article 1 : Les personnels effectuant à l'étranger une mission de coopération internationale peuvent bénéficier d'une indemnité journalière de sujétions dans les conditions et selon les modalités prévues au présent décret, à l'exception des actions de coopérations financées par des fonds multilatéraux.

Par dérogation aux dispositions de l'article 8 du décret du 12 mars 1986 susvisé, la durée de la mission peut aller jusqu'à dix mois.

Article 2 :Le montant journalier de l'indemnité de sujétion, versé par jour travaillé, est égal au produit d'un montant de référence, fixé par arrêté conjoint des ministres chargés des affaires étrangères, de la fonction publique et du budget, affecté d'un coefficient d'expertise et d'un coefficient de risque, définis à l'article 3 ci-dessous.

Article 3 : Le coefficient d'expertise est modulé dans une fourchette de 1 à 2 pour tenir compte du niveau d'expertise de l'agent, correspondant à ses qualifications ainsi qu'à la nature de la mission effectuée.

Le coefficient de risque est modulé dans une fourchette de 1 à 3 pour tenir compte des contraintes de la mission et du risque, évalué selon les zones géographiques, par le ministère des affaires étrangères.

Article 4 : L'indemnité de sujétion peut se cumuler avec les indemnités journalières de mission versées en application du décret du 12 mars 1986 susvisé.

Elle n'est pas cumulable avec une rémunération complémentaire de même nature, ni avec l'indemnité de résidence instituée par le décret du 28 mars 1967 susvisé.

Article 5 :Les personnels visés à l'article 1er du présent décret peuvent prétendre au remboursement des frais de transport qu'ils sont susceptibles d'engager à l'occasion des déplacements effectués dans le cadre de leur mission, dans les conditions fixées par le décret du 12 mars 1986 susvisé.

L’arrêté du 15 octobre 2004 (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=LEGITEXT000019558213) fixe le montant de l'indemnité journalière de sujétion allouée aux personnels effectuant des missions de coopération internationale. Son article 1 précise en effet que le montant de référence de l'indemnité journalière de sujétion prévu à l'article 2 du décret du 15 octobre 2004 susvisé est fixé à 50 euros.

Il n’a pas été revu à la hausse depuis 14 ans !

4.2. Mise en œuvre

4.2.1. Projection

L’indemnité de sujétion est régulièrement mise en œuvre dans le cadre des missions à l’International de fonctionnaires d’Etat, dans le cadre de certaines coopérations.

Par contre, nous ne connaissons pas de mise en œuvre dans les collectivités locales : en effet, le poste de chargé(e) des relations internationales d’une collectivité étant souvent peu reconnu, la négociation d’une telle prime n’est pas à l’ordre du jour…

Dans le cas d’une mise en œuvre :

• le coefficient d’expertise pourrait être entre 1 et 1,5
• le coefficient de risque sera de 1 (pays OCDE) à 2.

Les agents négociant avec leurs collectivités pourraient donc voir

• une indemnité journalière entre 50 et 150 €
•  et donc un complément par mission de 100 à 900 € (mission de 2 à 5 jours)
• soit pour une moyenne de 4 missions par an, un supplément moyen de 2000 €

4.2.2. Fiscalité

Comme les per-diem, les indemnités de sujétions ne sont pas imposables.

5. Les délais

Conformément à la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur l'État, les départements, les communes et les établissements publics, les personnels disposent d'un délai de quatre ans pour demander le remboursement de leurs frais de mission.

Sources d’information

• CEDEF : https://www.economie.gouv.fr/cedef/frais-mission-deplacement
• ARRICOD : https://www.arricod.fr/wp-content/uploads/0.Fiche-pratique-Recuperations.pdf
• Guide de l’expert à l’étranger http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/Le_guide_de_l_expert_a_l_etranger.pdf
• Guide du missionnaires – CNRS https://www.ssi.ens.fr/SI10.pdf