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Les concours de la FPT


Dernière mise à jour : novembre 2015

La production d’archives électroniques a explosé au cours de ces dernières années, avec, entre autres, la dématérialisation de nombreuses procédures administratives, le recours aux outils de bureautique ou encore l’utilisation des messageries électroniques. L’archiviste doit de ce fait repenser sa pratique et mettre en place de nouveaux outils pour répondre au défi de l’archivage électronique.

1. Définitions et notions de base

On distingue deux catégories de documents électroniques :

  • les documents numériques natifs (créés directement sur ordinateur) ;
  • les documents numérisés (issus du scannage d’un document papier).

Les archives électroniques natives se répartissent en trois typologies :

  • données structurées : issues de systèmes informatiques, de bases de données, de flux dématérialisés ;
  • données non structurées : fichiers bureautiques, audio, vidéo, photos, images, courriels ;
  • métadonnées : données sur les données.

Archivage électronique : ensemble des actions, outils, et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter.

Dématérialisation : opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soient demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information.

Donnée : « Dans l’environnement numérique, l’unité élémentaire d’information est la donnée, qui n’est qu’une chaîne de caractères ou octets constitués de bits (0 ou 1). Les données sont inscrites sur des supports numériques. Il est indispensable de recourir à des outils technologiques pour les exploiter, les lire. En cela, elles diffèrent entièrement du document papier qui véhicule un message immédiatement utilisable »1.

Métadonnée : donnée qui renseigne sur le contexte de création, de vie et de traitement du document électronique.

2. Un réglementation spécifique ?

Le livre II du Code du patrimoine relatif aux archives s’applique tout autant aux documents papier qu’électroniques, puisqu’il définit les archives comme étant « l'ensemble2 des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». De ce fait, les services producteurs ont les mêmes obligations en termes de gestion et de conservation que pour les archives papier : contrôle scientifique et technique de l’Etat, responsabilité pénale en cas d’élimination sans autorisation, etc. Aux articles R212-4 et R212-9, le Code du patrimoine donne la possibilité aux administrations d’externaliser leurs archives électroniques intermédiaires chez un prestataire privé agrée par le SIAF, sur le territoire national, mais il interdit la même procédure pour les archives définitives qui doivent être conservées par des institutions publiques.

La loi du 13 mars 2000 « portant adaptation du droit de la preuve du droit de la preuve aux technologies de l’information » qui a modifié le Code civil dans son article 1316-1 précise que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Si la question de l’intégrité est assez facile à gérer pour les documents papier (original ou copie certifiée conforme), il est beaucoup plus difficile de prouver qu’un document n’a pas été modifié dans l’environnement numérique. Les administrations doivent donc impérativement veiller à garantir l’intégrité et la sécurité des données lorsqu’elles développent des projets d’e-administration ou de dématérialisation.

  1. ^ Source : Direction des Archives de France. 2002. Les archives électroniques, manuel pratique, Paris : La documentation Française.
  2. ^ Le projet de loi relatif à la liberté de la création, à l’architecture et au patrimoine, en cours d’élaboration, a introduit le 6 octobre 2015 la précision suivante : « l’ensemble des documents physiques ou numériques ».

3. Production et gestion des archives électroniques

3.1. Le cycle de vie des archives électroniques

Le cycle de vie des archives électroniques est légèrement différent du cycle de vie des archives papier. Elles passent, de la même façon, du statut d’archives courantes, à intermédiaires, puis définitives ; mais, à la différence des archives papier, les documents identifiés comme à archiver de manière définitive doivent être pris en charge dès leur création. Les deux étapes majeures du cycle de vie d’un document électronique sont sa création (début de sa prise en charge) et l’échéance de sa durée légale de conservation (prise en charge qui continue ou qui s’arrête).

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Schéma du cycle de vie des documents électroniques

Avec la révolution informatique, le rôle de l’archiviste a évolué de manière considérable. Il intervient désormais plus en amont auprès des services producteurs et fait fonction de conseiller au moment de la création des documents électroniques, en vue de mettre en place une gestion rationalisée et sécurisée des données. Les conseils qu’il donne portent par exemple sur le format des documents, les règles de nommage, l’organisation du réseau à adopter (arborescence). Il suit le développement des nouvelles applications et veille à ce que les données importantes, revêtant un intérêt juridique ou historique puissent être sauvegardées. La collaboration avec les informaticiens et techniciens des services producteurs est alors essentielle.

Le concept de « records management », pratique anglo-saxonne, s’est largement développé en France à la suite de cette explosion de la production électronique et prône justement une prise en charge anticipée de certains documents. Le terme anglais de « record » ne recouvre pas la même réalité que les termes français d’archives courantes et intermédiaires : il concerne uniquement les documents d’activité qui ont été validés (papier comme électronique). Le records management a fait l’objet d’une norme en 2001 : la norme ISO 15489. Elle le définit comme étant « le contrôle efficace et systématique de la création, la conservation, l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents ».

Le records management vise donc à déterminer les documents essentiels dès leur création afin de :

  • les encadrer, de leur production à leur archivage ;
  • s’assurer qu’ils sont produits comme attendu et répondent aux obligations (conformité) ;
  • pouvoir en disposer facilement et rapidement (accessibilité) ;
  • assurer un suivi de leur évolution (traçabilité) ;
  • les protéger en cas de sinistre (intégrité) ;
  • les produire en cas de litige (valeur probante, authenticité) ;
  • contribuer à la gestion des risques (par exemple en instaurant une charte d’archivage, en mettant en place une politique de gestion des droits d’accès, etc.).

Pour mener à bien ces différentes missions, le « records manager » doit mettre en place des outils : tableaux de gestion, les plans de classement, les chartes d’archivage…

3.2. La gestion électronique des documents

Il est indispensable de classer les documents électroniques dès leur création, et notamment dans le cadre d’opérations de dématérialisation. De nombreuses administration ont pour cela mis en place une GED, solution logicielle qui permet de dématérialiser, classer, gérer, stocker des documents (documents nativement électroniques ou documents scannés). Il s’agit de constituer un référentiel de l’ensemble des documents produits par une entité définie afin de les communiquer plus facilement (mise en commun de tous les documents dans un outil unique) mais également de gérer leur cycle de vie.

Chaque nouveau document créé est intégré à la GED et prend place au sein d’un dossier constitutif de son arborescence (plan de classement). Il est nommé selon une norme commune à l’ensemble des utilisateurs. L’arborescence de la GED doit être structurée en fonction des activités principales du service. Le nommage des dossiers, tout comme celui des documents, doit être normalisé.

La GED n’est pas une solution d’archivage électronique probante. C’est une solution de classement des documents, qui inclut des fonctionnalités de stockage mais n’offre pas de garanties suffisantes de sécurité. Une fois le document validé, il est enregistré dans le système d’archivage électronique.

4. La mise en place d’un système d’archivage électronique

L’archivage électronique est la conservation à moyen ou long terme de documents validés (par opposition aux documents de travail, version provisoires, brouillons…). Les services qui conservent des documents électroniques disposent pour cela de systèmes d’archivage électronique (SAE), solution logicielle qui accueille des archives intermédiaires et définitives. Le SAE doit permettre la constitution d’un fonds sécurisé de documents probants : il interdit la modification des documents, interdit leur destruction (sauf personnes autorisées), comprend une structure rigoureuse de plan de classement. Il n’existe pas de SAE universel : chaque SAE mis en place est adapté à un périmètre organisationnel et un périmètre documentaire.

Il permet de collecter, gérer, conserver des données en offrant des assurances d’intégrité, pérennité, sécurité, réversibilité, confidentialité, traçabilité. Ses fonctions principales sont les suivantes :

  • administration ;
  • versement des documents et gestion des métadonnées ;
  • archivage sécurisé ;
  • consultation et communication.

4.1. Administration

L’accès au SAE ne peut se faire qu’après authentification de l’utilisateur. Différents profils d’utilisateur existent : administrateur, archiviste, producteur, service versant, service de contrôle, lecteur. A chaque profil, sont associées des fonctionnalités et des autorisations différentes.

Le système réalise automatiquement l’enregistrement de chaque évènement lié à son exploitation :

  • qui a utilisé le système ?
  • quand ?
  • quelles opérations ont été réalisées ?
  • quels documents sont concernés ?
  • etc.

Il enregistre également tous les évènements relatifs au cycle de vie des archives :

  • versement ;
  • modification de la durée du dépôt ;
  • éliminations ;
  • etc.

Ces enregistrements sont faits dans des journaux d’évènements (on parle de « journalisation ») qui sont eux-mêmes quotidiennement archivés dans le SAE.

4.2. Entrée des documents et gestion des métadonnées

Le standard d’échange de données pour l’archivage, ou profil SEDA, modélise les différents échanges (transfert, modification, élimination) qui peuvent avoir lieu entre les utilisateurs du SAE. Ce standard définit de manière formelle :

  • les scénarii à mettre en place pour chaque transaction ;
  • les messages que les utilisateurs doivent/peuvent s’échanger ;
  • la manière de coder les informations à transmettre (métadonnées : bordereaux de versement ou d’élimination, contenus de données).

Versement :

  • la demande de transfert et le transfert des données suivent les étapes du profil SEDA ;
  • un modèle de validation est prévu par le profil SEDA. Si la validation n’est pas correctement effectuée, le SAE ne prend pas en compte la demande de transfert et envoie un message d’erreur ;
  • une fois les données transférées, il vérifie que les fichiers respectent les spécifications de format et en cas d’anomalie, une alerte est transmise à l’archiviste et un avis de rejet au service versant. Le SAE dispose d'une fonction de migration des fichiers depuis un format accepté à l’entrée mais non pérenne vers un format pérenne ;
  • les archivistes peuvent modifier et préciser les métadonnées.

Conservation :

  • le SAE exécute une extraction automatique de métadonnées à partir du document ou à partir du système d'information dans lequel le document a été créé, ou permet la saisie ou l'enrichissement des métadonnées lors de la capture ;
  • il permet de réaliser des copies de sécurité ;
  • des contrôles d’intégrité sont faits régulièrement et de manière automatique sur les documents archivés. En cas d’altération, le SAE émet un avis d’anomalie et un processus de restauration est mis en place ;
  • il permet d'effectuer des opérations de migration en cas d'obsolescence des formats.

Eliminations :

  • le SAE gère la durée de conservation et le sort final des documents archivés ;
  • l'archiviste peut à tout moment modifier la durée de conservation et/ou le sort final d'un document ;
  • toute suppression d'archives ayant atteint la durée maximale de conservation est soumise à la responsabilité d'un opérateur habilité ;
  • le processus d’élimination doit être conforme au profil SEDA.

4.3. Sécurité des données

Le SAE prévoir plusieurs garanties de sécurité :

  • tout versement fait l’objet d’une preuve de dépôt, sous la forme d’un accusé de réception envoyé au service versant, et est enregistré dans le journal des évènements du SAE ;
  • les documents sont horodatés comme le préconise la norme ISO 8601 ;
  • l’empreinte de chaque document est calculée et conservée au même titre que les archives. L'empreinte est une suite de caractères déduite du document, qui l’identifie sans ambiguïté. Si nécessaire, un nouveau calcul d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée et prouvant ainsi l'intégrité du document conservé ;
  • il dispose d’un système anti-virus.

4.4. Consultation et communication

Le SAE effectue l’indexation automatique des documents à partir de leurs métadonnées. Il comprend un outil de recherche qui permet des interrogations portant sur les identifiants ou les informations de gestion (DUA, sort final, dates extrêmes). Comme certains logiciels métiers, le SAE permet d’adosser un outil de recherche documentaire. Il permet de communiquer les documents aux différents utilisateurs, selon des conditions propres à chacun. Chaque scénario est prévu par le profil SEDA :

  • les lecteurs peuvent interroger le SAE mais n’auront accès qu’aux documents communicables ;
  • les producteurs peuvent accéder à leurs propres archives ;
  • des « communications administratives » sont également possibles : le SAE permet de procéder à une restitution de données.

5. Quelques conseils pratiques

5.1. Classement et sélection

5.1.1. Les documents bureautiques

De manière générale, l’organisation et le nommage des fichiers et dossiers sur réseau informatique relèvent plus d’une pratique empirique que d’une pratique réfléchie et normalisée. Le résultat est rarement satisfaisant : documents impossibles à retrouver, nommages non pertinents, perte d’information sur le contexte de création du document… Il faut donc :

  • adopter un plan de classement partagé et organisé selon les missions du service (proscrire les plans de classement incluant le nom des agents, les acronymes) et normaliser le nommage des dossiers ;

    Les archives électroniques

     
  • adopter un nommage des documents normalisé contenant des informations pertinentes, permettant de les identifier sans les ouvrir (objet, typologie, date, version). Ils ne doivent contenir ni accents, ni majuscules, et les différents éléments doivent être séparés par des underscore. Exemple : cr_reunion_envoye_20151102
  • différencier les documents préparatoires des documents validés, ainsi que les différentes versions successives d’un même document.

5.1.2. La messagerie électronique

90% de l’information échangée passe aujourd’hui par la messagerie, mais seulement 20% des messages ont une valeur probante ou patrimoniale. Comme son nom l’indique, la boîte mail est une boîte aux lettres, et non un outil de stockage et ne garantit pas la bonne conservation des messages. Il est donc capital de bien gérer sa messagerie pour éviter son engorgement :

  • adopter un plan de classement similaire à celui des dossiers papier ou électroniques ;
  • définir des règles d’utilisation : classement automatique des mails dans les dossiers ;
  • éliminer les courriels sans importance, ne conserver que le dernier message d’une chaîne ;
  • enregistrer les mails décisionnels et les pièces jointes sur le réseau.

5.1.3. Les bases de données et les applications :

Ces outils sont créés pour répondre à un besoin précis, sans que l’archivage des données ne soit pensé au départ. Il s’agit donc pour l’archiviste de participer à leur mise en place afin de :

  • déterminer dès leur création les données à conserver de manière définitive et prévoir un export de ces données dans un format conforme avec l’archivage ;
  • déterminer dès leur création les données à éliminer et leur durée de conservation ;
  • déterminer les métadonnées à conserver afin de garder la valeur probante des données et prévoir un export de ces données dans un format conforme avec l’archivage.

5.2. Formats et supports

5.2.1. Les formats recommandés pour l’archivage électronique

De manière générale, les formats propriétaires (dont les spécifications ne sont connues que du propriétaire du logiciel) sont à éviter. Si le logiciel disparaît, les documents ne pourront plus être lus.

Type de donnéesFormat recommandéFormat possible
DocumentsXMLTXT, SGML, HTML, RTF, PDF, PDF.A
ImagesPNG, JPEGTIFF, GIF
SonsMP3, MPEG-2WAV
AudiovisuelMPEG-4DV
Base de donnéesXMLCSV
Plans vectorielsCGM, SVGX3D

5.2.2. Les garanties de pérennité

Quelques mesures simples sont à mettre en place pour optimiser la pérennité des documents électroniques :

  • codage des données pour que les informations soient lisible hors du système dans lequel elles ont été créées : par exemple, structuration des données de type XML qui permet de s’affranchir d’un format propriétaire tout en permettant la consultation et l’exploitation du document ;
  • migration périodique des supports ;
  • documentation sur les documents : description de l’information archivée, remise dans le contexte.

Il faut garder à l’esprit que les supports actuels tels que les disques durs internes des unités centrales ou externes, les clés USB ou les DVD ne sont pas des supports de stockage pérennes. Plusieurs nouveaux supports optiques sont apparus au cours de ces dernières années, mettant l’accent sur la pérennité des composants matériels du disque :

  • le disque de verre : les données sont inscrites au cœur de la matière, le support est neutre chimiquement et plus stable dans le temps.
  • le M-Disc : sur le même principe, il s’agit d’un disque dont la couche de gravure est en diamant de synthèse, particulièrement dure et prétendument plus stable.
  • la Nanoforme : disque de saphir au cœur duquel les informations sont gravées à l’échelle microscopique et révélées par une couche de nitrure de titane. Elle peut contenir 10 000 pages A4 à 150 dpi de résolution, présente une résistance très forte aux agressions (incendie, produits chimiques, rayures…), et une stabilité sur le très long terme (plusieurs milliers d’années).

L’utilisation de ces nouveaux supports optiques ne s’est cependant pas encore étendue aux archives. Il convient donc de conserver les données dans des réseaux informatiques ou sur des bandes LTO. Les bandes LTO (Linear Tape-Open) sont utilisées depuis le début des années 2000. Il s’agit d’une technologie linéaire ouverte, non propriétaire. Elles ont une durée de vie estimée à 30 ans et permettent un stockage de masse rapide et permanent des données.

5.3. Sécurité

Des mesures de sécurité spécifiques doivent être mises en place à différents niveaux :

  • sécurité des locaux où sont stockés les systèmes d’archivage et les supports : incendie, intrusion, contrôle des accès… ;
  • sécurité des matériels et logiciels : attaques, sauvegarde en cas de panne… ;
  • sécurité des supports lors de leur manipulation : formation des personnels, plan d’urgence ;
  • sécurité des informations : duplications, limitation des accès, plan de reprise d’activité.

6. Points à retenir

  • La notion d’archives électroniques recouvre une réalité tout aussi large que les archives papier. La règlementation actuellement en vigueur évolue de façon à englober les archives électroniques et s’adapte à cette nouvelle réalité.
  • En revanche, à la différence du papier, leurs supports sont fragiles, faciles à modifier, et rapidement obsolètes. Pour toutes ces raisons, les risques de perte, d’altération ou de destruction sont nombreux.
  • L’archiviste doit faire évoluer ses pratiques et se positionner très tôt dans le cycle de vie des documents électroniques, pour conseiller les producteurs et, avec l’aide des informaticiens, garantir la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents au moyen d’outils dédiés.
  • S’il est difficile de conserver de manière définitive en s’appuyant sur des technologies en perpétuelle évolution, l’addition d’un support stable, d’un format recommandé et d’une gestion rigoureuse semble pouvoir garantir la conservation à long terme d’archives électroniques.

Pour en savoir plus

  • J-M Rietsch, M-A Charbin, E. Caprioli. 2006. Dématérialisation et archivage électronique, Paris : Dunod.
  • L. Bechard, L. Fuentes Hashimoto, E. Vasseur. 2014. Les archives électroniques, Paris : Association des archivistes français.
  • F. Banat-Berger, C. Huc, Gestion et archivage des documents numériques. Cours en ligne sur le PIAF : http://www.piaf-archives.org/espace-formation/course/view.php?id=9
  • Direction des Archives de France. 2002. Les archives électroniques, manuel pratique, Paris : La documentation Française. Disponible en format PDF sur le site du SIAF : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr /static/1062
  • Grille d’évaluation d’un SAE http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7109
  • Etudes sur les formats et supports de l’archivage électronique sur le site du SIAF http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques/formats-et-supports/
  • Référentiel général d’interopérabilité (2015) http://references.modernisation.gouv.fr/sites/default/files/Referentiel_General_Interoperabilite_V1.9.7-8.pdf

Auteur :

PINTAULT Mathilde

Thématique(s) :

Groupe :

Concours de la FPT

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Créé le 29 mai 2019
 

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