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Dernière mise à jour : novembre 2015

Le besoin de gérer, de connaître et d’organiser les archives est commun à chaque service qui a pour mission de les conserver. Il existe pour cela un certain nombre d’outils, allant d’un simple document bureautique enregistrant les entrées, sorties, et localisations des documents, à un logiciel spécialisé ou « logiciel métier ». Ces logiciels constituent les outils les plus aboutis en matière de gestion des archives. Ils accompagnent les archivistes dans les 4 missions principales qui sont les leurs : la collecte, le classement, la conservation, la communication. Un logiciel unique peut remplir de très nombreuses fonctions, selon les besoins et les moyens du service qui l’acquiert.

1. Définitions et notions de base

Logiciel : Ensemble de programmes qui permet à un système informatique d’assurer une tâche ou une fonction en particulier.

Gestion électronique des documents (GED) : Ensemble des systèmes d'information permettant la numérisation des documents d’activité d’un service, leur classement, leur stockage, leur consultation à l'écran, leur identification, leur impression.

Système d’archivage électronique (SAE) : Solution informatique dédiée à l’archivage numérique permettant de recevoir, conserver, gérer le cycle de vie, communiquer et restituer des documents numériques. Dans tous les cas, cette solution informatique doit être confortée par un ensemble de procédures visant notamment à documenter le processus d’archivage.

2. Collecte : relations avec les services versants et transfert de documents

Le logiciel métier peut être un outil pour les archivistes chargés de la collecte. En effet, il permet l’échange d’informations et de documents avec les services versants, par l’intermédiaire d’un portail Internet :

  • tableaux de gestion ;
  • bordereaux de versement ;
  • bordereaux d’élimination.

Les services versants, qui possèdent un identifiant et un mot de passe pour accéder au portail, consultent, remplissent et retournent ces documents grâce à l’intermédiaire du logiciel.

Certains logiciels métiers sont aujourd’hui dotés des fonctionnalités de système d’archivage électronique et permettent même le versement d’archives électroniques :

  • les services versants font alors leur demande de versement via le portail et procèdent au versement s’il est accepté ;
  • les documents sont indexés automatiquement ;
  • le logiciel gère l’élimination des archives intermédiaires dont la DUA est arrivée à échéance et le sort final est la destruction ;
  • les services versant conservent la possibilité de consulter les documents versés.

3. Classement : accompagnement des opérations de classement et description

Chaque nouveau versement entrant fait l’objet d’un enregistrement : un numéro d’entrée lui est attribué (différent de la cote) et une fiche est créée pour chaque article qui le compose. Une fois l’instrument de recherche achevé, il est importé dans le logiciel. Chaque fiche fournit alors les informations suivantes :

  • cote ;
  • contenu sommaire : description archivistique selon la norme ISAD(G) ;
  • dates extrêmes ;
  • délai de communicabilité ;
  • producteur : identification selon la norme ISAAR(CPF).

Le logiciel offre par ailleurs la possibilité de convertir les instruments de recherche bureautique (Word, Excel ou PDF) vers le format XML-EAD, rendant possible leur mise en ligne. C’est ainsi que la plupart des services d’archives départementales offrent désormais à leurs lecteurs la possibilité de consulter l’ensemble de leurs instruments de recherche sur Internet.

4. Conservation : visibilité sur les espaces de conservation et l’état des documents

En termes de gestion des magasins de conservation, le logiciel métier offre de nombreuses possibilités :

  • avoir une visibilité sur la totalité des espaces occupés ou disponibles ;
  • effectuer des recherches d’espaces disponibles ;
  • bénéficier d’informations complètes sur chaque article conservé dans les magasins ;
  • éditer des PV de récolement, des statistiques d’occupation ;
  • suivre les mouvements en temps réel ;
  • etc.

Une bonne gestion des espaces de conservation n’est possible que si l’intégralité des fonds est récolée, et si la localisation est faite de manière très précise. Pour cela, le magasinier localise chaque article, boîte ou registre, de manière très précise. La localisation se compose en général des éléments suivants : site de conservation, magasin, épi, travée, tablette. Il indique l’adresse, mais aussi le type de conditionnement ainsi que le volume occupé (en mètres linéaires), dans la fiche de chaque article.

Le logiciel accompagne tous les chantiers et opérations d’envergure qui concernent les documents : opérations de dépoussiérage, de retraitement, transferts croisés, refoulement et changements d’adresse... Il permet la modification groupée et rapide d’ensembles de cotes. Ces différentes opérations sont signalées dans l’historique du versement concerné.

Il est aussi utilisé par les archivistes chargés de la conservation préventive, qui renseignent l’état sanitaire des documents. Si celui-ci est indiqué comme mauvais ou inquiétant, le logiciel bloque automatiquement leur communication au public.

5. Communication : gestion des consultations

Le logiciel métier est également incontournable pour gérer et enregistrer les communications des documents en salle de lecture, les communications administratives (retour d’un article au producteur pour une durée déterminée), les communications faites aux archivistes du service pour leur travail, ou les prêts à d’autres institutions pour des expositions (musées, bibliothèques…).

On crée d’abord un profil à chaque utilisateur afin qu’il puisse commander : inscription, édition des cartes de lecteur…

Grâce à un moteur de recherche, il est possible de procéder à des recherches de cotes. Le lecteur peut effectuer seul ces recherches sur des postes informatiques dédiés, ou demander l’aide du personnel scientifique en salle de lecture.

La commande se fait sur ordinateur. Elle déclenche le mouvement du document. On peut connaître à tout moment l’étape de la communication du document dans le logiciel : demandé, remis au lecteur, rangé… En cas d’impossibilité d’accéder à la requête du lecteur, le logiciel l’informe par un message du motif du refus : mauvais état du document, localisation éloignée, réservation déjà effectuée par un autre lecteur, etc.

La gestion des demandes de communication est paramétrée en fonction des droits d'accès des utilisateurs. On peut mettre en place des autorisations exceptionnelles de consultation (en cas de consultation dérogatoire par exemple), éditer l’historique des commandes ou des séances de travail d’un lecteur, prolonger la durée d’emprunt du document, etc. Les données personnelles relatives aux lecteurs doivent être régulièrement purgées (loi 78-17 du 6 janvier 1978 dite loi CNIL).

Désormais, la plupart des logiciels permettent aussi la communication des documents à l’extérieur de la salle de lecture, grâce à la mise en place d’un portail Internet de valorisation (site) : consultation des archives numérisées, informations sur l’actualité et le fonctionnement du service, expositions virtuelles, réservations de documents en ligne...

6. Fonctions supplémentaires

De plus en plus, les logiciels métiers offrent de nouvelles fonctionnalités, liées notamment au développement de la production d’archives électroniques.

Gestion électronique des documents du service

  • gestion et classement des documents électroniques du service à court terme ;
  • consultation de ces documents ;
  • contrôle des droits d’accès ;
  • etc.

Système d’archivage électronique

  • collecte des versements d’archives électroniques ;
  • conservation sécurisée et pérenne des documents à moyen et long termes ;
  • traitement et classement des versements ;
  • assurance de traçabilité des documents et données collectés ;
  • etc.

7. Points à retenir

Un logiciel de gestion est un outil modulable. Les besoins du service doivent être clairement identifiés dans un cahier des charges avant toute acquisition, afin d’éviter l’achat d’un logiciel trop complexe ou au contraire, offrant trop peu de fonctionnalités. Il accompagne les archivistes tout au long du cycle de vie des documents et de la chaîne de traitement archivistique. Il est aussi utile au service en interne (échanges avec les services versants, gestion des magasins, GED…) que dans ses relations avec le public (commandes de documents, site Internet…).

Pour en savoir plus

Liste indicative des logiciels de gestion d’archives sur le site du SIAF : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/ 

Auteur :

PINTAULT Mathilde

Thématique(s) :

Groupe :

Concours de la FPT

Tags:
Créé le 29 mai 2019
 

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