Modifié le 16 mai 2023
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5 La description des archives fait l’objet d’une normalisation depuis les années 1990, destinée à uniformiser les pratiques et faciliter les échanges d’informations. Les normes les plus connues et les plus utilisées en France sont les normes internationales ISAD(G) et ISAAR(CPF).
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8 = 1. Définitions et notions de base =
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11 **ISAD(G)** est la norme générale et internationale de description archivistique (en anglais, International Standard Archival Description-General), publiée et adoptée par le Conseil International des Archives en 1994, et revue en 1999. Elle fixe des règles en matière de description archivistique afin de faciliter la reconnaissance et l’échange d’informations, au niveau mondial. Elle comporte 26 éléments de description, répartis en 7 zones d’identification. Elle insiste plus particulièrement sur la description à plusieurs niveaux.
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14 **ISAAR(CPF)** est la norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (en anglais International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) publiée et adoptée par le Conseil International des Archives en 1996, et revue en 2004. Elle fixe des règles en matière de description d’entités associées à la production d’archives (collectivités, personnes, familles).
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17 **Conseil international des archives** : Le CIA (ou ICA en anglais, International Council on Archives) est une organisation neutre non-gouvernementale qui rassemble les institutions d'archives et les professionnels à travers le monde pour défendre la gestion efficace des archives et la protection matérielle du patrimoine écrit, pour produire des normes reconnues et de bonnes pratiques et pour encourager le dialogue, les échanges et la transmission de ces connaissances au-delà des frontières nationales.
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20 **Fichier d’autorités** : instrument de gestion et de normalisation contenant la liste des mots-clés ou des termes qui doivent être employés dans les opérations de description et d’indexation, les autres faisant l’objet de renvois d’équivalence.
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23 = 2. L’identification et la description des informations contenues dans les documents : la norme ISAD(G) =
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26 == 2.1. Les grands principes de la norme ==
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29 La norme définit la description à niveaux et liste 4 règles :
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31 * **Description des documents du général au particulier**
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34 **Objectif** : présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.
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36 (% style="text-align: justify;" %)
37 **Règle** : au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier.
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39 * **Informations adaptées au niveau de description**
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41 (% style="text-align: justify;" %)
42 **Objectif** : présenter avec précision le contexte et le contenu de l'unité de description.
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44 (% style="text-align: justify;" %)
45 **Règle** : ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction.
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47 * **Liens entre les descriptions**
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49 (% style="text-align: justify;" %)
50 **Objectif** : situer l'unité de description dans la hiérarchie.
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52 (% style="text-align: justify;" %)
53 **Règle** : relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description.
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55 * **Non - répétition des informations**
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58 **Objectif** : éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.
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60 (% style="text-align: justify;" %)
61 **Règle** : au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.
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63 (% style="text-align:center" %)
64 [[image:14_fiche_normes_formats_description_def_WKT_html_56551d9a.png||width="526" height="285"]]
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66 (% style="text-align: justify;" %)
67 **Les documents sont décrits du général au particulier :** le niveau 1 concerne la scolarité (général). Le niveau 2 concerne une des missions de la scolarité, le niveau 3, une typologie produite dans le cadre de cette mission (particulier).
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69 (% style="text-align: justify;" %)
70 **Les informations sont adaptées au niveau de description :** ce n’est qu’au niveau 4 que l’on détaille précisément le contenu de chaque article. Cette description est inutile plus tôt.
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72 (% style="text-align: justify;" %)
73 **Un lien est établi entre les descriptions :** ici, le niveau de description est précisé dans la première colonne, et chaque niveau représenté par une couleur différente. On comprend ainsi la hiérarchie entre les descriptions et le changement de niveau.
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75 (% style="text-align: justify;" %)
76 **Les informations communes à différents articles ne sont pas répétées : **les articles 21 à 26 sont tous des fichiers alphabétiques des élèves. Pour éviter de répéter 6 fois la typologie, l’archiviste a fait remonter cette information au niveau supérieur. La typologie « fichier alphabétique des élèves » devient un niveau de description.
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78 (% style="text-align: justify;" %)
79 == 2.2. Les éléments de description définis par ISAD(G) ==
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81 (% style="text-align: justify;" %)
82 La norme propose à l’archiviste de renseigner 26 éléments de description, répartis en 7 zones d’identification (assimilables à des rubriques), afin d’obtenir une description complète et pertinente de documents d’archives. Ces zones et éléments sont les suivants :
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84 |(((
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86 **1/ Zone d’identification**
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88 (% style="text-align: justify;" %)
89 Référence (cote)
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92 Intitulé/analyse
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94 (% style="text-align: justify;" %)
95 Dates
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97 (% style="text-align: justify;" %)
98 Niveau de description
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100 (% style="text-align: justify;" %)
101 Importance matérielle et support de l’unité de description
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103 (% style="text-align: justify;" %)
104 **2/ Zone du contexte**
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106 (% style="text-align: justify;" %)
107 Nom du producteur
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109 (% style="text-align: justify;" %)
110 Histoire administrative/notice biographique
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112 (% style="text-align: justify;" %)
113 Historique de la conservation
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115 (% style="text-align: justify;" %)
116 Modalités d’entrée
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118 (% style="text-align: justify;" %)
119 **3/ Zone du contenu et de la structure**
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121 (% style="text-align: justify;" %)
122 Présentation du contenu
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124 (% style="text-align: justify;" %)
125 Evaluation, tris et éliminations, sort final
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127 (% style="text-align: justify;" %)
128 Accroissement
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130 (% style="text-align: justify;" %)
131 Mode de classement
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133 (% style="text-align: justify;" %)
134 **4/ Zone des conditions d’accès et d’utilisation**
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136 (% style="text-align: justify;" %)
137 Conditions d’accès
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139 (% style="text-align: justify;" %)
140 Conditions de reproduction
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142 (% style="text-align: justify;" %)
143 Langue et écriture des documents
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145 (% style="text-align: justify;" %)
146 Caractéristiques matérielles et contraintes techniques
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148 (% style="text-align: justify;" %)
149 Instruments de recherche
150 )))|(((
151 (% style="text-align: justify;" %)
152 **5/ Zone des sources complémentaires**
153
154 (% style="text-align: justify;" %)
155 Existence et lieu de conservation des originaux
156
157 (% style="text-align: justify;" %)
158 Existence et lieu de conservation de copies
159
160 (% style="text-align: justify;" %)
161 Sources complémentaires
162
163 (% style="text-align: justify;" %)
164 Bibliographie
165
166 (% style="text-align: justify;" %)
167 **6/ Zone des notes**
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169 (% style="text-align: justify;" %)
170 Notes
171
172 (% style="text-align: justify;" %)
173 **7/ Zone du contrôle de la description**
174
175 (% style="text-align: justify;" %)
176 Notes de l’archiviste
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178 (% style="text-align: justify;" %)
179 Règles ou conventions
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181 (% style="text-align: justify;" %)
182 Date(s) de la description
183 )))
184
185 (% style="text-align: justify;" %)
186 L’ordre des éléments dans ISAD(G) est indicatif et non prescriptif. De la même façon, aucun élément n’est obligatoire. Toutefois, six d’entre eux constituent le noyau dur de toute description et sont toujours renseignés dans un instrument de recherche : référence (cote), intitulé, dates extrêmes, niveau de description, importance matérielle, nom du producteur.
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188 (% style="text-align: justify;" %)
189 Ces différentes informations peuvent être organisées par l’archiviste comme il le souhaite, pourvu qu’elles figurent dans l’instrument de recherche : soit dans l’introduction, soit dans le corps de l’instrument de recherche (analyses).
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191 (% style="text-align:center" %)
192 [[image:14_fiche_normes_formats_description_def_WKT_html_7ea14612.png||width="317" height="295"]]
193
194 (% style="text-align: justify;" %)
195 = 3. L’identification et la description des producteurs d’archives : la norme ISAAR(CPF) =
196
197 (% style="text-align: justify;" %)
198 La compréhension de documents d’archives n’est totale que si l’on peut les replacer dans leur contexte de création. Il est donc capital d’avoir des renseignements tels que la date de création, ou l’identité du producteur. La description des producteurs d’archives a fait l’objet d’une norme internationale, ISAAR(CPF). Elle prolonge la norme ISAD(G) en s’intéressant plus particulièrement au producteur et par extension, au contexte de création. Concrètement, il s’agit pour l’archiviste, de réaliser des fiches, aussi appelées « notices d’autorités », qui décrivent les producteurs d’archives et leur histoire. Une fiche ISAAR(CPF) contient les informations suivantes :
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200 |(((
201 (% style="text-align: justify;" %)
202 **1/ Zone d’identification**
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204 (% style="text-align: justify;" %)
205 Type d’entité
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207 (% style="text-align: justify;" %)
208 Forme autorisée du nom
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210 (% style="text-align: justify;" %)
211 Formes parallèles du nom
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213 (% style="text-align: justify;" %)
214 Formes du nom normalisées selon d’autres conventions
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216 (% style="text-align: justify;" %)
217 Autres formes du nom
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219 (% style="text-align: justify;" %)
220 Numéro d’immatriculation des collectivités
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222 (% style="text-align: justify;" %)
223 **2/ Zone de la description**
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225 (% style="text-align: justify;" %)
226 Dates d’existence
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228 (% style="text-align: justify;" %)
229 Histoire
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231 (% style="text-align: justify;" %)
232 Lieux
233
234 (% style="text-align: justify;" %)
235 Statut juridique
236
237 (% style="text-align: justify;" %)
238 Fonctions et activités
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240 (% style="text-align: justify;" %)
241 Textes de référence
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243 (% style="text-align: justify;" %)
244 Organisation interne/généalogie
245
246 (% style="text-align: justify;" %)
247 Contexte général
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249 (% style="text-align: justify;" %)
250 **3/ Zone des relations**
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252 (% style="text-align: justify;" %)
253 Noms/numéro d’immatriculation des collectivités, personnes, familles associées
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255 (% style="text-align: justify;" %)
256 Type de relation (hiérarchique, chronologique, familiale, d’association)
257
258 (% style="text-align: justify;" %)
259 Description de la relation
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261 (% style="text-align: justify;" %)
262 Dates de la relation
263 )))|(((
264 (% style="text-align: justify;" %)
265 **4/ Zone du contrôle**
266
267 (% style="text-align: justify;" %)
268 Code d’identification de la notice d’autorité́
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270 (% style="text-align: justify;" %)
271 Code d’identification du ou des services qui ont élaboré́ la notice d’autorité́
272
273 (% style="text-align: justify;" %)
274 Règles ou conventions suivies
275
276 (% style="text-align: justify;" %)
277 Niveau d’élaboration
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279 (% style="text-align: justify;" %)
280 Niveau de détail
281
282 (% style="text-align: justify;" %)
283 Date(s) de création, de révision ou de destruction
284
285 (% style="text-align: justify;" %)
286 Langue(s) et écriture(s)
287
288 (% style="text-align: justify;" %)
289 Sources
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291 (% style="text-align: justify;" %)
292 Notes relatives à la mise à jour de la notice
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294 (% style="text-align: justify;" %)
295 **5/ Relations entre les collectivités, les personnes et les familles et des ressources archivistiques ou autres**
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297 (% style="text-align: justify;" %)
298 Identifiants et intitulés des ressources associées
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300 (% style="text-align: justify;" %)
301 Nature des ressources associées
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303 (% style="text-align: justify;" %)
304 Nature des relations
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306 (% style="text-align: justify;" %)
307 Dates des ressources associées et/ou des relations
308 )))
309
310 (% style="text-align: justify;" %)
311 Les fiches ISAAR(CPF) ainsi rédigées ont vocation à figurer dans l’instrument de recherche. Lorsque c’est le cas, l’élément « histoire administrative/notice biographique » d’ISAD(G) ne sera pas renseigné.
312
313 (% style="text-align:center" %)
314 [[image:14_image1.JPG]]
315
316 (% style="text-align: justify;" %)
317 __Extrait de la fiche ISAAR décrivant le Comité médical départemental, rédigée par le SIAF__
318
319 (% style="text-align: justify;" %)
320 (Source : http:~/~/www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6625)
321
322 (% style="text-align: justify;" %)
323 = 4. Les autres normes de description =
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325 (% style="text-align: justify;" %)
326 D’autres normes internationales de description ont été développées, moins utilisées par les services d’archives mais à connaître cependant, qui constituent des prolongements de la norme ISAAR(CPF) :
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328 * La norme ISDF : il s’agit d’une norme relative à la description des fonctions exercées par les producteurs.
329 * La norme ISDIAH : il s’agit d’une norme relative à la description des institutions de conservation.
330
331 (% style="text-align: justify;" %)
332 Il existe également une norme spécifique pour l’échange et la gestion d’informations électroniques, c’est la norme XML (créée en 1998 et mise à jour en 2004). XML est un langage informatique de balisage destiné à faciliter l’échange automatisé de contenus complexes.
333
334 (% style="text-align: justify;" %)
335 = 5. Points à retenir =
336
337 * Le but de la normalisation est d’uniformiser les pratiques des archivistes au niveau international afin de permettre le partage des informations.
338 * L’application d’ISAD(G) constitue le niveau minimal de normalisation.
339 * ISAD(G) et ISAAR(CPF) ne sont pas des normes prescriptives mais indicatives.
340
341 (% style="text-align: justify;" %)
342 = Pour en savoir plus =
343
344 (% style="text-align: justify;" %)
345 Les normes ISAD(G), ISAAR(CPF), et toutes les autres normes internationales de description sont disponibles sur le site de l’ICA http:~/~/www.ica.org/10225/normes
346
347 (% style="text-align: justify;" %)
348 La norme XML est disponible en anglais sur le site http:~/~/www.w3.org/TR/REC-xml
349
350 (% style="text-align: justify;" %)
351 = Références bibliographiques =
352
353 (% style="text-align: justify;" %)
354 Chave, Isabelle (dir.). 2012. Abrégé d’archivistique, Paris : Association des archivistes français, p.189-223.

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