Politique de collecte et modes d'entrée des fonds d'archives

Modifié le 05 août 2019

Famille :

Les concours de la FPT


Dernière mise à jour : janvier 2016

La collecte des archives se définit comme l’ensemble des opérations matérielles et intellectuelles qui aboutissent au transfert de documents de l’entité qui a produit les documents à un service d’archives. Il est fondamental de bâtir une politique de collecte qui définisse les types de documents à collecter (archives publiques, archives privées, types de support…) et les moyens à y affecter. Concernant les archives publiques, le service d’archives doit s’interroger par exemple s’il collecte les archives définitives seulement, ou également les archives intermédiaires. Concernant les archives privées, la politique de collecte doit définir sa stratégie en matière d’entrée d’archives privées (entreprises, associations, particuliers). Le registre d’entrée des fonds est un outil incontournable pour tracer l’ensemble des entrées dans un service d’archives.

1. Le versement

1.1. Le cadre législatif et réglementaire (à mettre à jour selon l’avancée de la loi LCAP)

Les services d’archives ont vocation à recevoir les documents produits par les services publics dans le ressort territorial de sa compétence, ainsi que des archives privées, à l’issue des opérations de tri et de sélection. En réalité, de nombreux services accueillent également les archives intermédiaires, de façon à faciliter la collecte.

Les archives publiques doivent être versées dans un service public d’archives, d’après l’article L. 212-4 du code du patrimoine.

Le code du patrimoine dans son article L. 216-6-1 prévoit que les services départementaux d’archives « sont tenus de recevoir et de gérer les archives des services déconcentrés de l'Etat ayant leur siège dans le département. Ceux-ci sont tenus de les y verser. Il en va de même des autres archives publiques constituées dans leur ressort ainsi que des archives que les communes sont tenues ou décident de déposer aux archives départementales. Les services départementaux d'archives peuvent également recevoir des archives privées. »

1.2. La procédure

La procédure de versement vise à transférer les documents (quels que soient leur support) qui sont arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative. En réalité, nombre de services d’archives accueillent également des documents avant l’expiration de la DUA. Le transfert de responsabilité du service producteur au service d’archives est matérialisé par le bordereau de versement qui tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche. Le rôle su service producteur est de dresser le bordereau de versement, le rôle du service archives de le vérifier physiquement et de le compléter (délai de communicabilité notamment).

2. Les entrées par voie extraordinaire

Les fonds des services d’archives territoriales peuvent être composés de fonds d’archives publiques ou privées si elles ont un intérêt public à être conservées : services de la collectivité, sociétés d’économie mixte, sociétés publiques locales, associations, entreprises, papiers de famille, etc. L’intérêt peut être étudié à la lumière des critères suivants : intérêt pour l’histoire locale, fonction exercée par le producteur, complémentarité par rapport à d’autres fonds déjà conservés. Le transfert d’archives privées avec ou sans transfert de propriété peut être issu de don, dépôt, dation, achat, leg ou classement (regroupés sous le terme d’entrées par voie extraordinaire) d’après les articles L. 212-8 du code du patrimoine et L. 1421-2 du code général des collectivités territoriales. Il existe enfin un certain nombre de cas particuliers (revendication, restitution, dévolution). L’article L. 213-6 du Code du patrimoine précise que « les services publics d’archives qui reçoivent des archives privées à titre de don, de legs, de cession ou de dépôt sont tenus de respecter les stipulations du donateur, de l’auteur du legs, du cédant ou du déposant quant à la conservation et à la communication de ces archives. »

2.1. Achat

Un service d’archives peut acheter une pièce ou un fonds qui s’avérerait intéressant (cf politique de collecte). Cela implique une transaction entre le propriétaire et le service d’archives et aboutit à un transfert de propriété. Il convient de se reporter au code des impôts pour connaître les conditions d’application des taxes.

La décision d’achat de documents par les services publics de l’Etat est prise par le directeur chargé des archives de France, après avis du Comité consultatif du Service interministériel des Archives de France. La décision d’achat par les collectivités territoriales est prise par l’exécutif local.

Lorsque l’achat intervient lors d’une vente aux enchères publique ou d’une vente de gré à gré, l’Etat peut exercer son droit de préemption en se substituant à l’acheter et/ou au dernier enchérisseur (articles L. 212-32 et 33 du code du patrimoine).

2.2. Liquidation judiciaire

Lorsqu’une entreprise est placée en situation de liquidation judiciaire, le liquidateur doit informer l’autorité administrative compétente pour la conservation des archives, qui peut exercer son droit de préemption.

2.3. Dation

La dation est la procédure qui permet à un particulier de payer certains impôts en nature, c’est-à-dire des biens de haute valeur historique ou artistique. Elle est prévue par l’article 2 de la loi du 31 décembre 1968 et son décret d’application du 10 novembre 1970 : il s’agit d’une prérogative régalienne mais, comme la procédure de préemption, l’Etat peut en faire bénéficier une région, un département ou une commune.

2.4. Revendication

Lorsqu’un particulier ou un organisme privé se trouve en possession d’archives publiques, un service d’archives peut lancer une procédure de revendication en raison de leur imprescriptibilité. Cette procédure est lancée par le ministère de la Culture puis suivie par l’Office central de lutte contre le trafic des biens culturels.

2.5. Restitution

La restitution concerne les archives conservées indûment par un service public d’archives, soit en raison de trafic de biens culturels, soit de saisies de guerre.

2.6. Dévolution

La dévolution est utilisée dans les cas de transfert de compétences (remise d’archives d’un service d’archives à un autre). Cette procédure relève du code général de la propriété des personnes publiques.

2.7. Dépôt

L’article 1915 du code civil définit le dépôt comme « un acte par lequel on reçoit la chose d’autrui, à la charge de la garder et de la restituer en nature ». La procédure de dépôt d’un fonds privé dans un service public d’archives n’entraîne donc pas de transfert de propriété, il est révocable par les deux parties. Le dépôt est formalisé dans un acte sous seing privé (conditions de communication notamment). Il doit être l’objet d’attention particulière car le décès du déposant transfère automatiquement la propriété à ses héritiers (sauf dispositions testamentaires). Si le déposant est amené à révoquer son dépôt, le service d’archives peut lui demander de rembourser les dépenses occasionnées pour la conservation des documents.

Il est à noter par ailleurs que les communes de moins de 2 000 habitants doivent déposer aux archives départementales les documents de l’état-civil ayant plus de 150 ans, les plans et registres cadastraux qui ne sont plus en service depuis plus de 30 ans, et les autres documents plus que centenaires. Toutefois, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département, la commune peut conserver elle-même ces documents (article L. 212-11 du code du patrimoine). Les communes d’au moins 2 000 habitants peuvent déposer leurs archives au service d’archives du groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres ou aux archives départementales.

2.8. Dons et donations

D’après le code civil (article 931), la donation implique le transfert de propriété du donateur vers le service d’archives. Elle est établie obligatoirement par acte notarié et doit faire l’objet d’une délibération de l’exécutif territorial.

Les services d’archives pratiquent également le don manuel pour les fonds d’archives de moindre importance. Il n’y a pas de contrat dans ce cas, mais une lettre d’intention de don et une lettre d’acceptation du don annexé d’un procès-verbal de prise en charge.

Dans ces deux cas, dons et donations peuvent prévoir des clauses sur la conservation, la communication et la reproduction des documents.

Les collectivités locales sont exonérées des droits de mutation.

2.9. Legs

Le code civil prévoit les conditions d’un legs dans ses articles 893 et suivants. Un legs procède d’un testament olographe (écrit, daté et signé par le testateur), ou rédigé devant notaire, ou mystique (ouvert après le décès du testateur par le notaire auquel il a été remis scellé ou par deux témoins). La collectivité doit manifester son accord.

2.10. Les archives classées

Les archives privées peuvent faire l’objet d’un classement comme archives historiques, en application de l’article L. 212-15 et suivants du Code du patrimoine : « Les archives privées qui présentent pour des raisons historiques un intérêt public peuvent être classées comme archives historiques, sur proposition de l’administration des archives, par décision de l’autorité administrative ».

Le propriétaire concerné conserve les archives, mais est soumis à différentes obligations ou interdictions, notamment l’interdiction d’exportation.

Le classement d’archives privées peut être prononcé d’office (art. L. 212-17 du Code du patrimoine). Le Service interministériel des Archives de France est chargé de tenir la liste des archives historiques.

Auteur :

AUGUIÉ Katell

Thématique(s) :

Groupe :

Concours de la FPT

Tags:
Créé le 29 mai 2019
 

Accès thématique

Accès famille

© 2017 CNFPT