• 1. Politique d’acquisition (lien avec 3.1)
• 2. Sélection de l’information
• 3. Enregistrement
  • 3.1. Enregistrement et catalogage des ouvrages
  • 3.2. Enregistrement des périodiques
  • 3.3. Enregistrement des documents numériques
• 4. Mise en valeur des fonds
• 5. Gestion des fonds

1. Politique d’acquisition (lien avec 3.1)

L’achat de documents ou des diverses sources d’information payantes exige une gestion rigoureuse des crédits attribués. La politique d’acquisition demande d’évaluer l’opportunité des achats en fonction de la connaissance des besoins, des contenus, et des coûts.

Or les ressources documentaires classiques (abonnements, ouvrages, bases de données …) continuent d’augmenter et les budgets ne suivent généralement pas. Il faudra disposer d’autorité et de capacités de négociation face aux demandes des utilisateurs.

La constitution du fonds documentaire repose également sur nombre de sources gratuites comme les documents officiels et d’autres sources libres de droit (lien avec fiche 8.4). Les archives ouvertes apportent également une bouffée d’oxygène, il faut repérer lesquelles peuvent présenter le plus d’intérêt pour les services.

Les sources électroniques sont maintenant largement répandues. Une attention doit être apportée aux possibilités de substitution de documents papier par ces sources électroniques, donc mutualisables, ce qui permet un accès élargi à l’information. En revanche, elles ne sont pas en soi facteur d’économie car les ressources en ligne peuvent présenter des coûts supérieurs. Il faut être vigilant également quant à la pérennité et la fiabilité de l’archivage électronique. En acquérant des sources électroniques, on devient titulaire pendant la durée d’abonnement d’un droit d’usage mais en cas de résiliation d’abonnement, on perd le bénéfice de l’accès aux collections.

Parmi les acquisitions qui nécessitent un budget, on pensera aussi :

• aux licences d’accès à des bases de données (juridiques, techniques, bases d’agrégation de presse …)
• aux « bouquets de revues » : regroupements thématiques de revues électroniques
• aux adhésions à des associations
• à d’éventuelles prestations externalisées de veille, de gestion des abonnements …

2. Sélection de l’information

Pour être performant, il convient de savoir élaguer, penser « utile », évacuer l’information d’actualité redondante, que l’utilisateur a déjà peut-être repérée grâce à ses autres canaux d’information. Il ne faut pas être généraliste, on passerait alors à côté du besoin plus pointu.

On a évoqué dans la fiche 4.2 le repérage des ouvrages, revues et documents divers pouvant intéresser les collectivités locales.

Ce paragraphe s’intéresse à l’opération de sélection des articles des revues auxquelles on est abonné.

• Le dépouillement des revues

L’opération appelée « dépouillement » consiste à sélectionner, à l’intérieur d’un numéro de périodique, le ou les articles que l’on va retenir comme correspondant aux besoins de nos utilisateurs. Chaque article sélectionné sera ensuite l’objet d’un traitement documentaire (cf. fiche 6) aux fins de diffusion auprès des utilisateurs et/ou de signalement dans la base de données documentaires par le biais d’une notice descriptive.

3. Enregistrement

Le fonds documentaire doit pouvoir être répertorié et la circulation des documents doit être « tracée ».

Tout document papier acquis par un centre de documentation doit être enregistré dans outil qui peut être catalogue, un logiciel documentaire.

L’estampillage est le marquage du document, à l’aide d’un tampon encreur. Ce marquage indique clairement le nom de la collectivité et l’indication du service qui en est possesseur. Cette opération a une valeur juridique (preuve de la propriété du document) et pratique (identification du service propriétaire quand le document est prêté).

3.1. Enregistrement et catalogage des ouvrages

L’enregistrement des ouvrages doit permettre de distinguer clairement la notion de catalogage et la notion d’exemplarisation. Le catalogage est la description physique du document, l’exemplarisation est l’identification de chaque exemplaire acquis d’un même document.

L’informatisation des bibliothèques et des centres de documentation a réuni les deux opérations auparavant distinctes d’enregistrement (inventaire) et de catalogage (description physique) (cf. fiche 6.2).

Le catalogage d’un ouvrage doit indiquer :

• Les principales mentions éditoriales : auteur ou collectivité auteur, titre, sous-titre, éditeur, année d’édition, collection, pagination, ISBN (cf. fiche 6.4)
• Les mentions liées à l’acquisition : date de réception, nombre d’exemplaires acquis, numéro d’inventaire (numéro unique d’identification), cote de l’ouvrage, localisation.

Les centres de documentation utilisent peu le format de catalogage le plus communément employé en bibliothèques. Ce format UNIMARC (format de catalogage lisible en machine en version universelle), qui permet l’échange de notice entre grandes bibliothèques, est néanmoins une notion à connaître. (cf. fiche 6.4)

Pour pouvoir mettre les ouvrages en circulation, on procède à leur équipement à travers plusieurs opérations :

• Pour les protéger des nombreuses manipulations, et prolonger leur durée d’utilisation ou de prêt, ils sont généralement recouverts d’un film plastique autocollant
• Le numéro d’inventaire, le tampon, la cote sont indiqués sur chaque document
• Dans le cas de prêts automatisés, un code-barre apposé sur la couverture de l’ouvrage est une pratique répandue.

3.2. Enregistrement des périodiques

Dans le cas d’un abonnement (cas le plus fréquent), l’acte d’enregistrement des périodiques a pour nom « bulletinage ». Il consiste à enregistrer, contrôler, exemplariser et pointer la réception des périodiques reçus sur abonnement.

Avec l’informatisation des centres de documentation, on est passé des fiches communément appelées « Kardec » (bulletinage non informatisé des revues) à une opération en partie automatisée, avec des modules de bulletinage liés aux logiciels documentaires (cf. fiche 9.2).

Le bulletinage d’un numéro de périodique comprend les informations telles que le titre de la revue, éventuellement le sous-titre, l’ISSN (cf. fiche 6.4), l’éditeur, le numéro de volume, le numéro de la revue, l’année, le mois et le jour d’édition, la mention d’exemplaire dans le cas d’un abonnement multiple.

A travers cette opération, on peut repérer les numéros non reçus ou en retard, afin de faire des relances aux éditeurs. Le module de bulletinage du logiciel documentaire permet l’automatisation des prêts. La consultation permet donc de savoir si le numéro de périodique interrogé est présent en rayonnage ou prêté.

L’ensemble des notices de bulletinage permet d’établir l’état des collections. C’est un récapitulatif pluriannuel de l’état de l’abonnement à un titre donné.

3.3. Enregistrement des documents numériques

Beaucoup de documents numériques peuvent être téléchargés au format PDF et stockés. On perd ici la notion de propriété puisqu’il s’agit de documents virtuels copiables et diffusables simultanément en ligne. Toutefois, un service de documentation bien organisé dispose d’une organisation de ses documents numériques, généralement sous forme d’arborescence. Les documents numériques peuvent être « glissés » dans ces dossiers. La question du « poids » n’est pas à négliger. Il faut des serveurs dimensionnés à la mesure des documents stockés.

La collectivité peut être dotée d’un système de Gestion Electronique des Documents (GED). Dans ce cas, le service de documentation aura pour charge d’élaborer une classification générale des documents électroniques. (cf. fiche 9.7)

Les pages web (on s’éloigne ici de la notion classique de document), accessibles via leur url, sont gérées via des processus différents. (cf. fiche 9.4)

4. Mise en valeur des fonds

Le documentaliste doit mettre en valeur le fonds documentaire auprès des utilisateurs. Plusieurs axes dans cette mise en valeur :

• Une signalétique efficace des espaces publics dans le centre de documentation : plan de classement matérialisé, affichage de la liste des périodiques
• Du mobilier permettant au maximum le libre accès aux collections
• Une communication via des dépliants, affichettes, journal interne et portail intranet
• Des présentations ponctuelles de documents sur une question d’actualité (table de presse, exposition ...)
• Le signalement et/ou la diffusion des documents sélectionnés dans les produits documentaires (cf. fiche 8.3)

5. Gestion des fonds

Dans l’ordre logique, après l’acquisition, l’enregistrement, la mise en valeur et la diffusion, il faut s’intéresser aux questions d’archivage, de désherbage et d’élimination.

Le fonds documentaire doit proposer des documents fiables et non obsolètes. Le désherbage consiste en l’élimination d’ouvrages défectueux, trop anciens ou non pertinents et leur remplacement éventuel. Le désherbage ainsi que l’archivage des collections de périodiques, (stockage en réserve et élimination des collections trop anciennes), permettent de garantir la fraîcheur du fonds documentaire. Les opérations d’archivage et de désherbage peuvent être organisées une fois par an, à l’occasion d’une période de moindre fréquentation.

Même s’ils posent moins de problèmes en termes de volume et de place, les documents numériques doivent également faire l’objet de la même attention rigoureuse quant à leur valeur d’usage.

En fonction de l’élimination des documents, des mises à jour de la base de données documentaire ou du catalogue doivent être effectuées.

Les documents ne présentant plus d’intérêt pour l’activité des services peuvent toutefois garder un intérêt d’un point de vue archivistique. C’est l’une des raisons pour lesquelles les liens sont importants entre documentalistes et archivistes.

Les autres documents éliminés peuvent être proposés à certaines bibliothèques, ou recyclés.