Modifié par Julien Lenoir le 12 décembre 2018
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1 Par Carine Puyon
2 Dernière mise à jour : décembre 2018
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6 La communication autour d’un projet culturel est incontournable pour une collectivité territoriale. Les manifestations ou activités se multiplient et il est alors déterminant pour un événement, compte tenu des moyens engagés, de faire des choix de supports pour communiquer. Le chef de projet de l’exposition s’interrogera d’abord sur la stratégie de communication à mettre en œuvre.
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8 = 1. Le plan de communication =
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10 Il s’agit en quelque sorte d’un plan de bataille, qui organise chronologiquement les différentes actions de communication. Il est indispensable d’intégrer ce plan au rétroplanning du projet. Attention, en fonction du support choisi, les délais de mise en place sont différents.
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12 == 1.1. Les objectifs de la communication ==
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14 * Impact d'image du lieu, de la commune…
15 * Augmentation de la notoriété du lieu, de l’artiste exposé.
16 * Importance accordée au thème de l’exposition.
17 * Impact en termes de fréquentation (viser le public).
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19 == 1.2. Comment communiquer ? ==
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21 On dispose, pour communiquer, de toute une série d’outils, plus ou moins efficaces et plus ou moins coûteux. Mais ces outils ne sont jamais que des moyens qui confortent un plan de communication.
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23 * Que dire ?
24 * À qui ?
25 * Avec quels moyens ?
26 * En fonction de quel budget ?
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28 Une fois les objectifs clairement établis, il faut mettre en place les moyens effectifs de communication en fonction des publics visés et des moyens financiers dont on dispose. Un plan de communication constitue un investissement financier qu'il convient de bien prendre en considération dès le départ dans le budget global.
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30 Il convient donc de dresser une liste des priorités et de les chiffrer :
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32 === 1.2.1. Les éléments indispensables ===
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34 * **Le fichier et le mailing** / **l’e-mailing**
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36 Il s’agit de joindre directement un nombre important de personnes que l’on est censé connaître. Attention aux fichiers “Bottin”, lourds, sans pertinence dans le choix des personnes que l'on contacte et coûteux en affranchissement. Un fichier doit être pensé rationnellement, il correspond à des personnes bien précises que l’on a identifiées. Ce fichier doit être tenu à jour régulièrement (il est obsolète au bout d'un an), il pourra être utilisé selon plusieurs critères de tri, d’entrées (nom, profession, code postal, etc.).
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38 Penser à proposer aux personnes intéressées de laisser leurs noms et adresses (postales et électroniques) à l’accueil afin de recevoir les informations mais attention à ne pas submerger les fichiers avec les coordonnées des personnes de passage qui ne reviendront plus. Le fichier informatique permet une utilisation optimale de toutes ces informations.
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40 Toute constitution de fichier **nominatif** devra faire l’objet d’une déclaration à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), certains critères de tri étant prohibés (race, religion, caractéristiques physiques, etc.). //Se référer à l’article 16 et suivant de la loi 78-17 du 6/01/1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.//
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42 Le mailing par email, peu coûteux et très réactif, est un excellent complément du fichier papier, à condition qu’il soit précis et pertinent.
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44 * **le carton d'invitation**
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46 Le carton d’invitation doit être expédié environ trois semaines avant l'ouverture de la manifestation.
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48 * **le dépliant de présentation de l’exposition**
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50 Les informations à l’attention des médias (communiqué, dossier de presse et documents visuels)
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52 * **le **[[**vernissage**>>http://www.organisateur-exposition.org/index.php?glossaryParam%5Bcmpref%5D=21932&lang=fr&module=glossary&action=ViewDetail]]
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54 Il ouvre l'exposition ou la manifestation. C'est un moment essentiel où il convient de mettre en valeur le professionnalisme du lieu et des organisateurs. C’est un moment relationnel par excellence. Il est impératif d'inviter les élus, les personnalités locales et tous les intervenants qui ont participé à l’élaboration du projet
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56 Attention à la date et à l'heure du vernissage ! Les choisir de préférence en cohérence avec les vernissages des autres lieux alentour et aux autres activités présentées ce jour-là sur la commune.
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58 * **l'accueil des visiteurs**
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60 * **la revue de presse**
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62 === 1.2.2. Les éléments secondaires ===
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64 * **L’affiche et/ou la campagne d'affichage**
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66 La réalisation d'une affiche implique sa diffusion en direction de divers lieux culturels (théâtre, conservatoire...) et lieux fortement visités dans la commune (établissement sportifs, point d’information, mairie…), ainsi que les magasins. Le format de l’affiche sera choisi en fonction des destinataires et des usages locaux. Ne pas oublier les panneaux d’affichage communaux.
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68 Les offices de tourisme, les syndicats d'initiative, les comités de tourisme sont des relais importants de la communication qu'il ne faut pas négliger. Ils doivent être régulièrement informés (livraison d’affiches, dépliants, programmes, cartons d'invitation). Ne pas hésiter à se déplacer pour informer le personnel de ces lieux stratégiques qui sont en contact direct avec les touristes et le public.
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70 Les affiches sont prisées des milieux culturels. Les affiches sous forme de programme sont un bon compromis au même titre que les « flyers » (affiche de petit format, souvent A5)
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72 * **les agendas dans les revues spécialisées, les annonces publicitaires, information de proximité **(presse quotidienne locale ou régionale, radios et TV locales) ou demande de référencement sur des sites internet particuliers**.**
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74 * **le site internet**
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76 Il est aujourd’hui un élément incontournable. Régulièrement mis à jour, il sert de lien avec le public sous forme de newsletter, d’invitations… Être présent sur les réseaux sociaux, c’est aussi utiliser les nouveaux médias à des fin de communication, et ce à moindre frais (Twitter, Facebook...)
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78 === 1.2.3. Les éléments à réaliser si on en a les moyens ===
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80 * **une identité visuelle et la détermination d’une charte graphique pour le lieu et l’ensemble des documents d’information **(éventuellement fait en interne de manière simple, type de lettre utilisées, choix de couleurs…) C’est un document de travail qui contient l'ensemble des règles fondamentales d'utilisation des signes graphiques qui constituent l'[[identité graphique>>http://fr.wikipedia.org/wiki/Identit%C3%A9_graphique]] du projet. Le but est de conserver une cohérence graphique dans les réalisations graphiques d'un même, projet quels que soient les différents intervenants de la production (graphiste, directeur artistique…).
81 * **le **[[**catalogue**>>http://www.organisateur-exposition.org/index.php?glossaryParam%5Bcmpref%5D=21918&lang=fr&module=glossary&action=ViewDetail]]
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83 Sa réalisation coûte cher (il est en général plus souvent distribué gratuitement que vendu) et demande également beaucoup de travail et de suivi.
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85 * **le dépliant promotionnel sur le lieu**
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87 Plus simple à réaliser, peut être fait en interne avec des outils informatiques (logiciel comme Publisher ou Power Point) et bureautique (scanner, photocopieur)
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89 * **l’invitation de quelques journalistes spécialisés**
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91 Le journal municipal utilisé de façon régulière participe à la valorisation des évènements culturels de la commune.
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93 == 1.3. Quand communiquer ? ==
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95 Un plan de communication efficace se construit avant la manifestation que l'on souhaite promouvoir et se poursuit pendant toute la présentation. Il est nécessaire d’entreprendre cette campagne au moins deux mois avant l'ouverture.
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97 === 1.3.1. Avant l’inauguration ===
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99 Envois de communiqués et de dossiers de presse, envois de cartons d'invitation, campagne d'affichage s’il y a lieu (éventuellement poursuivie durant l’exposition), rédaction des encarts publicitaires si l'on en fait, et des textes destinés aux agendas qui paraîtront dans la presse.
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101 === 1.3.2. Pendant l’exposition ===
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103 [[Vernissage>>http://www.organisateur-exposition.org/index.php?glossaryParam%5Bcmpref%5D=21932&lang=fr&module=glossary&action=ViewDetail]], [[catalogue>>http://www.organisateur-exposition.org/index.php?glossaryParam%5Bcmpref%5D=21918&lang=fr&module=glossary&action=ViewDetail]] éventuel, revue de presse.
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105 Le chef du projet peut alors travailler en transversalité avec le service de communication de la collectivité ou bien faire appel à des professionnels du secteur afin de mener un plan de communication pertinent.
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107 Il convient donc de définir le plus tôt les moyens et la forme du plan de communication.
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109 Ne pas hésiter à faire appel à un professionnel (graphiste, photographe...) pour la cohérence visuelle de l'ensemble (ligne graphique, choix des supports), en relation avec l’identité visuelle du projet.
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111 Il ne faut pas multiplier les outils pour communiquer mais faire un choix le plus adapté au projet le but étant de convaincre le public.
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113 **Exemple de plan de communication :**
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115 [[image:1544604169190-642.png||height="345" width="686"]]
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117 = 2. La mise en œuvre de supports graphiques =
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119 La création d’un support graphique (affiche, carton d’invitation, brochure, plaquette, flyer…) s’inscrit dans une chaine graphique composée de 5 étapes distinctes et nécessaire à la réalisation d’un document imprimé. Cette chaine permet de passer d’une idée, présentée par une maquette, à un produit imprimé fini.
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121 == 2.1. La conception ==
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123 La conception est l’étape cruciale, car elle est la représentation de l’idée. Elle se fait par la saisie et la mise en page de l’idée, selon le format choisi, il y a également un traitement des médias (photographies, logos…). L’utilisation des médias doit être en rapport avec le sujet du projet.
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125 Les textes écrits doivent être lisibles et compréhensibles par un large public. Il faut rédiger des textes les plus clairs et les plus concrets possibles en suivant certaines règles.
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127 **Les mots **:
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129 * choisir de mots simples, familiers, communément utilisés.
130 * écrire sur un mode personnalisé, en utilisant vous ou tu plutôt que ils.
131 * utiliser des mots courts.
132 * employer des verbes d'action.
133 * utiliser peu de mots par phrase.
134
135 **Les phrases**
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137 * utiliser des structures de phrase les plus simples
138 * éviter les longues phrases, faire plusieurs petites phrases courtes plutôt qu'une longue phrase pleine de mots de liaison.
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140 **Les paragraphes**
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142 * éviter les paragraphes trop longs. Un paragraphe ne doit pas dépasser 5 phrases.
143 * utiliser des titres très courts pour introduire les paragraphes.
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145 **Le style**
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147 * employer le mode actif plutôt que le mode passif.
148 * utiliser du papier blanc ou clair et de l'encre noire ou bleue foncée pour une meilleure lisibilité
149 * aérer le texte par des espaces blancs.
150 * laisser une marge non justifiée à droite du texte.
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152 **Les idées**
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154 * éviter de donner trop d'informations à la fois.
155 * appliquer le contenu du texte présenté à la situation personnelle et culturelle du lecteur.
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157 La créativité tient une part importante dans cette phase. Elle déterminera l’image de votre projet.
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159 == 2.2. La prépresse ==
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161 La prépresse consiste à rassembler les éléments (texte, image…) et à les mettre en page afin de produire des plaques d'impression (qui seront montées sur une presse à imprimer).
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163 Les éléments sont assemblés sur ordinateur à l’aide de logiciels de PAO. Les images sont quant à elles traitées couleur par couleur. Les fichiers numériques (texte et image) ainsi préparés sont imposés sur des films (CTF) ou plaques (CTP), ou encore directement à l’imprimante ou la presse dans le cas d’impressions numériques.
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165 **La maquette et la mise en page**
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167 Le maquettiste fera un travail de création. Il réalisera une ou plusieurs versions de mise en pages avec les différents éléments fournis (textes, images, rough…) avant de passer à la composition technique avec les logiciels graphiques.
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169 **Le flashage**
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171 Cette opération assure le lien entre le fichier numérique et le support physique à partir duquel sera reproduit le document à imprimer. A partir des fichiers techniques, l’opérateur réalisera avec le CTP (Computer To Plate) à produire les plaques (forme imprimante en zinc ou aluminium) nécessaire pour l'imprimeur. Ces épreuves numériques servent également à réaliser l'épreuve du BAT.
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173 **~ Le Bon à Tirer ou BAT**
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175 A la fin du travail de photogravure ou de PAO, lorsque les images et les textes mis en page, les couleurs vérifiées, une sortie papier ou épreuve est produite afin de vérifier le travail accompli
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177 Si l’épreuve présentée est conforme à la demande, le BAT est alors signé, il devient le document de référence de l’imprimeur qui devra la reproduire le plus fidèlement possible.
178
179 == 2.3. L’impression ==
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181 Cette étape passe par l’imprimerie. On commence d’abord par procéder à la mise en place des plaques sur des cylindres de la presse offset et ensuite, à l’étalonnage des encriers.
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183 L’impression débute lentement par le préencrage, afin de vérifier que l’image s’imprime correctement. C’est une phase de réglage qui sera ensuite détruite.
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185 Elle est appelée le « gâche papier »
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187 Le résultat doit être ensuite affiné, afin d’être en conformité avec le B.A.T. et alors, un bon à rouler est validé. Le tirage à proprement dit peut enfin commencer, ou l’opérateur doit surveiller la stabilité de l’impression et la quantité d’encre doit être suffisante
188
189 == 2.4. Le façonnage ==
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191 C‘est la dernière étape de la transformation d’un imprimé. Il s’agit de rassembler les différents éléments imprimés ; cahiers, feuilles, couverture… en un document unique. Le travail comporte plusieurs opérations :
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193 * pliage du cahier (pour retrouver les pages dans l'ordre normal de lecture après la pliure),
194 * massicotage (pour couper le document au format définitif),
195 * assemblage des cahiers (par piqûre, collage ou agrafage),
196 * reliure (pour les livres les magazines avec la pose d’une couverture).
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198 == 2.5. L’expédition ==
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200 Cette dernière étape, est l’envoi du produit au client qui l ’a commandé et qui permet ensuite, une facturation des services.
201
202 L’ensemble de ces étapes (hormis la phase de conception) est réalisé par des professionnels de l’impression. Aujourd’hui l’imprimerie se tourne de plus en plus vers une impression écologique, ou les produits utilisés, tels que l’encre et les déchets sont recyclables.
203
204 = 3. Exemple : le carton d’invitation =
205
206 Exercice particulièrement délicat, la rédaction du carton d’invitation requiert une attention toute particulière, portée non seulement à l’orthographe, les titres des personnalités citées ou la bonne concordance du jour et de la date, mais aussi, et c’est bien là le plus compliqué, à la gestion de l'ordre hiérarchique des personnes mentionnées sur le carton.
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208 Lorsqu’il y a plusieurs partenaires pour un même projet (commune, région...), figureront sur le carton d’invitation en qualité de « puissances invitantes » tous ceux qui auront contribué au financement de l’événement organisé.
209
210 == 3.1. Les titres ==
211
212 La règle protocolaire l’emporte toujours, du moins en ce qui concerne le représentant de l’État qui occupe systématiquement la première place protocolaire (ministre, préfet ou sous-préfet, le président de la Région, le président du conseil départemental, maire), même si le financement est peu important.
213
214 Le choix des polices permet également quelques aménagements protocolaires fort utiles dans le cas de multipartenaires…
215
216 La mise en page peut permettre de résoudre une situation de préséance épineuse : par exemple, une personnalité « reléguée » à la 2^^e^^ ligne peut se trouver au centre du carton, ce qui lui assure une forte visibilité. Le protocole est respecté et sa susceptibilité aussi.
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218 La personne qui assure la maîtrise d’œuvre du projet est mentionnée sur le carton.
219
220 == 3.2. Les mentions ==
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222 La formule « en présence de … » indique que la personnalité ainsi mentionnée n’a pas participé financièrement au projet, mais sa présence mérite d’être signalée.
223
224 Cette formule est également utilisée pour mentionner une personnalité de notoriété.
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226 « Sous le parrainage de … » ou « Sous le haut patronage de … » indique qu’une instance accepte d’associer son nom – sans y avoir nécessairement contribué financièrement –, et ce, afin de rehausser la manifestation.
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228 == 3.3. La formule d’invitation ==
229
230 Selon le caractère plus ou moins officiel ou strict de la cérémonie, on choisira les formules suivantes :
231
232 « a le plaisir de vous inviter ou de vous convier à … »
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234 « serait très honoré de votre présence à … »
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236 « vous prie de bien vouloir assister à … »
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238 Éviter les formulations trop sèches telles que « vous invite ou vous convie à … ».
239
240 == 3.4. Les logos ==
241
242 Les logos des partenaires financiers de la manifestation doivent figurer obligatoirement sur le carton, soit en première, soit en dernière page (communément appelée « 4^^e^^ de couverture » pour un carton en deux volets).
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244 == 3.5. La validation ==
245
246 Il est obligatoire de faire valider par écrit le projet de carton d’invitation aux personnalités qui y figurent, sinon on s’expose à des problèmes graves, voire à refaire le tirage, ce qui est onéreux et représente une perte de temps.
247
248 Opter pour le courriel pour faire valider le carton permet une visualisation en couleurs, plus proche de la réalité.
249
250 = 4. Protection - droits d’auteurs =
251
252 Dans le cadre de l’organisation d’expositions, on peut se trouver confronté aux règles concernant les droits de l’artiste sur sa création. Il appartient au responsable de l’exposition de se prémunir contre toute atteinte à ces droits fondamentaux de l’auteur, qui sont autant de garanties de travail et qu’il faut connaître pour ne pas opérer dans l’illégalité.
253
254 Les textes qui régissent le droit d'auteur ont été regroupés et refondus par la loi du 1^^er^^ juillet 1992 relative au code de la Propriété intellectuelle (C.P.I.).
255
256 La protection opère, que l’œuvre appartienne au domaine des lettres, de la musique ou des arts plastiques, quel que soit son procédé de réalisation, quelle que soit sa destination, œuvre d'art pur ou d'art appliqué, à but esthétique ou utilitaire - et, quel qu'en soit le mérite ou l'importance.
257
258 L'auteur jouit, du fait de sa création, d'une très forte protection quant à son œuvre, qu’il en soit ou non le propriétaire matériel.
259
260 == 4.1. Le droit moral ==
261
262 Le droit moral est inaliénable, perpétuel (il subsiste après l'expiration du droit pécuniaire qui est de 70 ans après le décès de l'auteur), imprescriptible et insaisissable.
263
264 C'est un droit attaché à la personne de l'auteur et non à son patrimoine, il s'attache à la considération morale, à l'honneur de l'auteur et à son œuvre.
265
266 == 4.2. Le droit de divulgation ==
267
268 C'est la faculté pour tout artiste de pouvoir décider du moment et de la manière dont son œuvre sera publiée et/ou montrée au public. Ainsi, l'artiste a le droit de divulguer ses œuvres, cette divulgation entraînant l'application possible de droits patrimoniaux.
269
270 Dès lors que l'artiste a choisi son mode de divulgation, un tiers ne pourra pas, sans son accord, reproduire ou présenter l'œuvre au public.
271
272 Charge à lui de contrôler et d’autoriser les circuits de divulgation éventuellement multiples.
273
274 == 4.3. Le droit de repentir ou de retrait ==
275
276 C'est la possibilité offerte à l'artiste de retirer un droit d'exploitation accordé ou de refuser de transmettre à un client des œuvres commandées.
277
278 Il est rarement utilisé, car il représente une atteinte au respect du contrat liant l'artiste avec un tiers.
279
280 == 4.4. Le droit au respect du nom et au respect de l’œuvre ==
281
282 L'artiste doit pouvoir bénéficier sans réserve du droit à la paternité et au respect de l'œuvre. Il est essentiel que l'utilisateur fasse figurer la mention du nom de l'auteur sous l'œuvre lors d'une reproduction des œuvres.
283
284 == 4.5. Le droit de reproduction ==
285
286 Dans le cadre de la reproduction d'œuvres d'art, il faudra donc s'assurer directement auprès de l'artiste, de sa société de gestion des droits d'auteur ou de ses ayants droit s'il est décédé, et même s'il n'est plus propriétaire de l'œuvre, s'il vous autorise, à quel prix et dans quelles limites, à reproduire sa création.
287
288 Attention : le photographe qui aura réalisé les reproductions bénéficiera également d'un droit à la fois moral et patrimonial sur sa création.
289
290 Il est donc impératif de s'assurer de contrats écrits, mettant en place toutes les conditions de la reproduction, les limites et les rémunérations (proportionnelles ou forfaitaires).
291
292 == 4.6. Le droit de représentation ==
293
294 Il n'y a pas toujours de rémunération accordée à l'artiste lorsque ses œuvres sont exposées au public, il n’en demeure pas moins que toute exposition doit être expressément autorisée par l’artiste ou ses ayants droit.
295
296 == 4.7. La transmission des droits d'exploitation ==
297
298 L'artiste dispose d'un droit exclusif d'exploitation sur son œuvre qu'il peut céder, s'il le désire, à un tiers.
299
300 == 4.8. Le droit de citation ==
301
302 Dans le cadre d'un lieu d'exposition, les différentes prérogatives de l'artiste seront à prendre en compte. S'assurer de l'accord de l'artiste ou de ses ayants droit (héritiers) et pas seulement du propriétaire de l'œuvre qui ne dispose pas des droits d'auteur.
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