Par Jean-Guy Vizet
Dernière mise à jour : novembre 2018

• 1. Le contexte
  • 1.1. Les besoins d’impression des collectivités
  • 1.2. Les supports
  • 1.3. Les moyens d’impression
  • ​​​​​​​1.4. La production de masse
  • ​​​​​​​1.5. Le rôle d’un service imprimerie/reprographie
  • ​​​​​​​1.6. Le rôle du technicien (responsable de service)
• 2. Imprimerie/reprographie intégrée
  • 2.1. Les enjeux économiques
  • ​​​​​​​2.2. Les modes d’impression et leurs choix
  • ​​​​​​​2.3.Les ressources humaines
  • ​​​​​​​2.4. Les outils
• 3. La politique d’impression
  • ​​​​​​​3.1. La politique d’impression
  • ​​​​​​​3.2. Les évolutions techniques
  • ​​​​​​​3.3. Les évolutions territoriales

1. Le contexte

1.1. Les besoins d’impression des collectivités

Une collectivité, quelle que soit sa taille, produit nombre de supports tant administratifs que de communication, de la fiche d’inscription au centre de loisirs jusqu’au magazine municipal, de l’arrêté de circulation à l’affiche annonçant la prochaine activité culturelle de la ville. Tous ces supports ont en commun un processus, des étapes de validation, une fabrication et un mode de distribution. Ce process nécessite une mise en œuvre « professionnelle », qu’il s’agisse de production interne ou externe. De plus, les élus, les agents, les publics, ont pleinement conscience de l’importance de la qualité du support dans la perception de l’image de la collectivité. Pour ne citer qu’un exemple, le logo de la ville sera présent sur tous les supports.
Nous pouvons cependant observer plusieurs types de production : les supports de communication (journal municipal), les documents administratifs (fiches d’inscription), les marchés publics (dossier de consultation), les divers rapports et budgets…

1.2. Les supports

A chaque support son moyen d’impression. Deux exemples significatifs :

• Les obligations réglementaires, à savoir les rapports préparatoires des conseils, les budgets, les comptes administratifs… Dans ce cas, nous observons que la demande est caractérisée par la reproduction de documents simples (A4 recto-verso), généralement en noir, comportant un nombre de pages important, à produire en autant d’exemplaires que de membres du conseil, plus les exemplaires destinés à l’administration. A noter l’existence de délai minimal légal entre la réception du dit document et la tenue du conseil ;
• Les supports de communication. De natures diverses, tant par leurs formes que par le public touché, ces supports nécessitent l’intervention de l’ensemble de la chaîne graphique (de la conception à l’impression). La spécificité même du support peut entraîner des coûts importants (usage de la quadri, nombre d’exemplaires important, pagination…), il convient donc d’orienter à bon escient la production vers l’outil adéquat (interne/externe, repro/offset).

1.3. Les moyens d’impression

De manière générale, les collectivités ont à leur disposition quatre moyens d’impression :

• Les imprimantes de bureau. Imprimantes laser et/ou jet d’encre¹ (noir et blanc ou couleur). Un coût d’achat faible, une facilité de mise en œuvre et une proximité intéressante (sur le bureau même de l’agent) cachent cependant un coût d’utilisation certain²​​​​​​​ (coût du toner, de la cartouche d’encre),
• Les multifonctions (photocopieurs) : installés dans les services, dans les étages, ils offrent de plus grandes possibilités techniques (impression, copie, numérisation, scan to mail…), plus cher à l’achat mais avec un coût maintenance à la copie « faible »,
• Un service reprographie/imprimerie. Adapté pour des tirages en nombre et des finitions particulières (livret, agrafage, formats spéciaux…). Suivant la technique utilisée, les coûts de production, la qualité d’impression et la rapidité d’exécution rendront pertinent le recours à ce service,
• Les marchés publics. Ils permettent d’avoir recours aux prestataires spécialisés selon le type d’impression souhaité. Ils permettent également d’avoir une excellente vision budgétaire de l’ensemble.

​​​​​​​1.4. La production de masse

Comme son nom l’indique, il s’agit de production de supports en grand nombre, avec ou sans finition complexe. D’évidence, il n’est pas judicieux de faire supporter ces productions par des moyens techniquement restreints tels les imprimantes ou les photocopieurs de service. Historiquement, les collectivités « importantes » ont généralement un service imprimerie intégré. Quelques étapes révélatrices :

• Années 60-70 : petites presses offset pour les tirages en nombre des formulaires administratifs ;
• Années 80 : développement des services incluant les métiers de la presse (photographe, photocomposeur, monteur film…) ;
• Début des années 90 : arrivée de la PAO et premier bouleversement de la chaîne graphique ;
• Milieu des années 90 : arrivée des premiers « gros » photocopieurs dans les services imprimerie ;
• Années 2000 : structuration des services et début de l’informatisation des métiers ;
• Années 2010 : transformation des services « imprimerie traditionnelle » en centres de reprographie avec le développement des presses numériques.

Ces évolutions structurelles ont suivi d’une part les évolutions techniques et d’autre part ont répondu à un accroissement de la demande en matière d’impression malgré l’équipement informatique des collectivités.

​​​​​​​1.5. Le rôle d’un service imprimerie/reprographie

Le rôle d’une imprimerie/reprographie consiste à répondre aux demandes de conception et d’impression, en régie ou par prestataires externes, de documents et supports des services de la collectivité. Il assure également une mission de pédagogie vis-à-vis des services pour faire vivre et évoluer les pratiques d’édition au sein de la collectivité : choix des techniques et du matériel pour une bonne efficacité budgétaire dans des impératifs de proximité et de procédures pertinentes.
Un des enjeux importants du service, et plus particulièrement pour son responsable, sera de communiquer sur le contenu concret de cette mission auprès des directions et services de la collectivité dans les domaines :

• De la conception des supports (infographie),
• Des éditions prises en charge par le service,
• Des éditions externalisées,
• De la finition : mise sous pli, conditionnement,
• De la gestion des consommables pour la collectivité : enveloppes, papier.

Objectifs affichés : amélioration du service rendu, efficacité budgétaire, contrôle de l’activité, cohérence avec la politique « développement durable » de la collectivité, respect des règles des marchés publics, gain de temps dégagé dans les services. A noter que, bien souvent désormais, un service imprimerie est partie prenante de la politique « développement durable » de la collectivité et de son Agenda 21 (certaines collectivités sont labellisées Imprim’Vert depuis 2011). Toujours dans cette optique, l’imprimerie « municipale » peut proposer un choix de papier répondant aux critères « développement durable » : papier recyclé, labellisé, Pefc, Fsc… Plus généralement, les exigences de la démarche amènent également chacun à faire évoluer ses pratiques en matière d’impression et d’édition.
Un service imprimerie/reprographie met à la disposition des demandeurs l’ensemble des techniques nécessaires à la conception, à la reproduction, à la finition et au conditionnement (mise sous pli par exemple) des documents. Pour ce faire, le service s’appuie sur les métiers de la conception et de l’impression (infographie, pré-presse, imprimeur/reprographe, relieur-façonnier). Il assurera, de même, des missions de conseils auprès des services dans ce domaine pour optimiser leurs besoins d’édition.
Pour mémoire, voici la typologie des demandes adressées à un service imprimerie/reprographie :

• Reprographie simple (documents finis ne nécessitant aucune intervention en pré-presse),
• Reprographie avec intervention pré-presse (préparation du document à imprimer : imposition par exemple),
• Conception d’un support (infographie),
• Conception et impression (choix de la technique d’impression : reprographie en interne ou externalisée / offset externalisé),
• Impression offset externalisée (impression en grand nombre) maquette fournie,
• Travaux de finition : reliure, mise sous pli, conditionnement.

A noter que le responsable du service orientera le choix de la technique d’impression en fonction des délais souhaités, des nécessités techniques et de la pertinence budgétaire.

​​​​​​​1.6. Le rôle du technicien (responsable de service)

Une dimension technique. Professionnel de l’imprimerie et/ou de la chaîne graphique, le technicien territorial est soit responsable de service, soit occupe un poste à responsabilité. Il est à même d’exercer une expertise métier dans les domaines de l’impression (impression offset, numérique) mais également dans les autres métiers de la chaîne graphique (infographie, typographie, façonnage…). Il exerce également ses compétences dans des « métiers » transversaux comme l’élaboration et la gestion des marchés publics, les démarches environnementales, l’informatique…

Une dimension managériale. Animateur d’équipe, il aura à cœur d’adapter son mode de management aux conditions particulières de la profession : évolution des techniques et des métiers, polyvalences, contrôles qualité, respect des délais…

Une dimension prospective. Historiquement, les métiers de l’imprimerie ont accompagné l’évolution des techniques et de la société, particulièrement depuis la seconde partie du 20^e siècle (typographie, photocomposition, PAO… presse typo, presse offset, presse numérique…). Les enjeux actuels, qu’ils soient économiques (tensions budgétaires avec une baisse annoncée de la DGF), techniques (dématérialisation, GED…) ou structurels (évolutions des territoires, transfert de compétences) imposent, de la part du technicien, une réflexion sur le devenir de son service et sur sa pérennité.

Le responsable de service devra être au fait de l’actualité des marchés publics, en assurera une veille constante. Les tensions budgétaires actuelles tendent à réduire la « marge de manœuvre » budgétaire, notamment pour la partie fonctionnement. L’importance de la maîtrise de l’outil « marché public » et sa parfaite connaissance, prend désormais une place primordiale.
Bien plus qu’un « contrôleur de travaux », le technicien sera à la fois l’homme-métier (homme au sens générique) et le visionnaire.

2. Imprimerie/reprographie intégrée

2.1. Les enjeux économiques

La politique d’impression d’une collectivité est fortement impactée par sa situation budgétaire, surtout en période de tension économique telle que nous la connaissons. Cette même politique peut revêtir des formes différentes, d’une collectivité à l’autre, en raison de son « patrimoine industriel », si ces mêmes collectivités possèdent ou non une imprimerie intégrée. Cependant, le leitmotiv à retenir est : « il ne s’agit pas d’imprimer moins, il convient d’imprimer mieux ».
Une politique d’impression en cohérence avec les enjeux économiques doit répondre aux exigences suivantes :

• Coût d’impression,
• Amortissement du matériel,
• Coût du personnel, de l’énergie, des locaux,
• Mutualisation des moyens,
• Ratio délai, qualité, finition,
• Charge de travail du service,
• RH…

Plus simplement exprimé, il va s’agir du choix entre la régie et l’externalisation. Les deux ont des avantages et des inconvénients. Le rôle du technicien va être d’analyser finement la situation pour proposer la (ou les) solution(s) la(es) plus pertinente(s). Nombre de collectivités ont conservé le système de régie municipale, il semblerait dès lors que les régies aient toute leur place et abordent ces enjeux économiques de manière sereine. Au technicien d’avoir l’ouverture d’esprit nécessaire pour l’intérêt de sa collectivité et non plus qu’à la mise en pratique d’une technique particulière, si noble soit-elle.
Dans bien des cas, nous constations donc l’ « incorporation » des services imprimerie/reprographie dans des DSI (service informatique), orientation stratégique s’il en fût, pour préparer/anticiper les évolutions futures comme la dématérialisation. Ce qui induit à poser les questions de la pérennité du support papier, de la mutualisation des moyens (avec d’autres collectivités) et le tout dans une optique de rationalisation des coûts. En corollaire, nous assistons également à l’évolution des missions d’un service imprimerie/reprographie. Partie prenante d’une DSI, le service « étend » ses compétences à l’ensemble des moyens d’impression d’une collectivité. Nombre de services sont désormais gestionnaires de l’ensemble des marchés maintenance photocopieurs, ajoutant de fait une cohérence nouvelle à bien des égards. Cohérence d’autant plus respectée que le cœur de métier, l’impression de documents, se trouve pris en compte dans sa globalité.

​​​​​​​2.2. Les modes d’impression et leurs choix

Deux modes d’impression « grands volumes » existent, voire co-habitent, actuellement dans les imprimeries municipales :

• L’impression offset. Impression que l’on peut qualifier de mécanique puisqu’il repose sur le transfert d’encre sur une feuille par l’intermédiaire de rouleaux métalliques et caoutchoucs (blanchet) sous un principe de répulsion eau/encre. Ce procédé nécessite du matériel lourd (presse de un à quatre groupes, un par couleur), avec des temps de calage important. Cependant, dès lors qu’il s’agira de tirage en nombre, ce procédé se montre particulièrement efficace en rapidité, en précision et en coût. Ce type de matériel convient pour l’impression d’un magazine de ville, par exemple.
• L’impression numérique. Autre technique qui s’apparente à l’impression « photocopie » avec cependant l’avantage d’être en lien direct avec l’outil PAO, sans passer par les étapes intermédiaires (CTP, plaques, offset, calage…). Lié à un contrôleur d’impression, l’outil est adapté pour la reprographie de documents ne nécessitant pas une qualité supérieure, ou pour des tirages en petit nombre. Ce type de matériel convient pour l’impression de rapport de conseil municipal, de flyer ou d’affichettes en petites quantités.

En fait, le choix entre les deux techniques est le rapport entre le coût d’impression, la complexité du document (pagination, finition), les délais imposés et les compétences en interne, la régie offrant plus de souplesse quant à l’urgence ou le « sur-mesure » alors que les prestations externes, plus généralistes, sont économiquement intéressantes. Il conviendra d’analyser à chaque demande l’ensemble des critères de production. Pour se donner une idée précise, le technicien (responsable de service) devra systématiquement diviser les demandes de travaux en toute objectivité.
Si les collectivités territoriales optent actuellement pour l’impression numérique, c’est parce qu’elle correspond au meilleur rapport qualité prix pour leurs impressions spécifiques, à condition toutefois de conserver la possibilité de recours aux prestataires extérieurs pour leurs impressions complexes de masse (magazine de la ville par exemple) pour maîtriser les coûts.
Parallèlement, une gestion cohérente d’un service reprographie ne peut se concevoir que dans la mise en œuvre d’une politique globale d’impression, regroupant tous les moyens d’impression de la collectivité. La rationalisation des coûts n’a de sens que dans la « redirection » des impressions vers l’outil adéquat (imprimante pour tirage à l’unité, photocopieur pour tirage moyen sans finition, service repro pour impression en nombre). A l’instar de toute production industrielle, les effets de seuil peuvent également influer sur l’équipement technologique du service. Les grandes métropoles ont des services imprimerie/reprographie comportant des presses offset voisinant avec des presses numériques, démontrant ainsi la complémentarité des outils.

​​​​​​​2.3.Les ressources humaines

La « chaîne graphique » se caractérise par la diversité des métiers qui la compose. Généralement, dans les imprimeries municipales, un service est composé d’un conducteur offset, d’un infographiste, d’un façonnier, du chef de service (le technicien), le nombre étant variable selon la taille de l’établissement.
Souvent issu du monde professionnel « privé », les statuts sont souvent hétéroclites malgré une formation initiale commune (écoles des métiers de l’industrie graphique, par exemple). Dans le cas d’un service repro existant sans le préalable « service imprimerie », le personnel (tout autant qualifié cependant) est souvent d’origine purement territoriale, avec des formations internes ou des stages spécifiques. L’approche métier peut être différente.
Le technicien, à la fois garant des équilibres du service et expert technique, se devra d’harmoniser les comportements, veiller à la circulation de l’information et au partage des connaissances. Par exemple, un conducteur offset aura une parfaite connaissance de la technologie du papier (hygrométrie, sens de la fibre, fixation de la couleur) tandis que le reprographe aura une perception plus « productiviste » (nombre d’exemplaires à l’heure, finition intégrée…) en minimisant si possible les interventions manuelles. Encore une fois, deux approches complémentaires, mais à l’heure du choix entre les deux techniques, tous les éléments influeront sur la décision.
A noter que les fiches métiers du CNFPT détaillent le cadre d’intervention des métiers, à la fois s’agissant de métiers « anciens » (conducteur offset) que de métiers nouveaux (reprographe). Ceux-ci sont d’ailleurs regroupés sous la rubrique « imprimeur reprographe ».

​​​​​​​2.4. Les outils

L’outil universel n’existant pas encore, les deux techniques nécessitent un certain nombre d’outils :

• Impression offset. CTP (computer to plate), gravure sur une plaque offset du fichier numérique créé en PAO, presse offset, impression du support, massicot, découpe au format, assembleuse, pliage/agrafage…
• Impression numérique. RIP (raster image processor) gère les files d’attente, organise la production, optimise l’impression (imposition), presse numérique, impression, finition, les finitions sont intégrées aux presses numériques (pliage, agrafage, perforation…).

Comme dans tout, il y a un avant et un après. L’après, ce sont les outils de conditionnement comme les machines de mises sous enveloppes par exemple. L’avant, c’est la conception graphique. Parfois intégrée au service, la PAO est aussi une composante du service communication ou externalisée. Quelle que soit l’origine de la demande, il ne pourra y avoir d’impression que si l’étape de la conception (ou de pré-presse) est finalisée.

3. La politique d’impression

​​​​​​​3.1. La politique d’impression

Cette politique pourrait se résumer ainsi : « qui imprime quoi, comment et où ». Schématiquement, c’est un ensemble de bonnes pratiques en matière d’impression :

• Impression recto verso, noir et blanc, par défaut sur le copieur,
• Suppression des imprimantes jet d’encre (Grenelle de l’Environnement),
• Documents internes en noir et blanc,
• Dématérialisation…

La politique d’impression se traduit également par la redirection des impressions en quantité vers le service imprimerie/reprographie. Cette redirection pourra être proposée ou imposée. L’objectif est d’optimiser les impressions en termes de coût et de finition (le coût copie est moindre en impression numérique que sur les copieurs ou imprimantes). Il est aussi important de contrôler la nécessité de l’impression de manière à n’imprimer que ce qui est vraiment nécessaire.
Le technicien sera force de proposition dans ce domaine, pour orienter les demandes des services vers les supports adaptés.

​​​​​​​3.2. Les évolutions techniques

Le monde de l’imprimerie, et bien sûr les imprimeries municipales, ont déjà vécu une importante mutation avec l’arrivée de la PAO à la fin des années 80. Celles-ci se sont organisées autour de cette nouvelle donne. Le développement du numérique induit une réflexion sur le rôle et les métiers d’un service imprimerie.
Au schéma classique (PAO – CTP – offset) se substitue aujourd’hui celui de PAO – presse numérique : évolution technique et solution financière à la fois. Nous devons d’ores et déjà intégrer les évolutions futures, la dématérialisation, la GED, la mutualisation… ainsi que tout ce qui a trait au traitement du courrier, c’est-à-dire la mise sous enveloppe. Puisque les centres de reprographie impriment et plient des supports de communication, il devient judicieux d’intégrer la partie mise sous enveloppe dans la chaîne graphique. Désormais, des logiciels professionnels de publipostage peuvent être inclus dans les solutions numériques. Ainsi, le courrier du maire sera maquetté, imprimé, plié, mis sous pli avec l’impression de l’adresse du destinataire sur chaque enveloppe, avec également possible l’impression d’un logo personnalisé sur celle-ci. Le tout en un seul procédé de fabrication, alors qu’auparavant ce courrier pouvait transiter par plusieurs services. Dans cette prospective, un service imprimerie/reprographie aura tout sa place, le technicien (responsable de service) aura la responsabilité de cette prospective.

​​​​​​​3.3. Les évolutions territoriales

La viabilité et l’évolution d’un service ne se conçoivent que par rapport à son territoire. Or, là également, des mutations sont à anticiper. L’acte III de la décentralisation, et ce qui viendra ensuite, pourrait redéfinir l’aire géographique de l’intervention des services d’une collectivité. Dans le cadre d’une mutualisation éventuelle des services ressources, une imprimerie intégrée pourrait devenir une imprimerie communautaire, au service de toutes les villes de l’agglomération. Dans ce cas, le technicien devra également imaginer, anticiper une organisation de son service, que ce soit d’un point de vue technique que d’un point de vue ressources humaines.

1. ^ Une préconisation du « Grenelle de l’environnement » impose de ne plus utiliser d’imprimante jet d’encre comme imprimante de bureau. De fait, ce type de machine tend à disparaître de nos collectivités.
2. ^ On estime que, par rapport à un coût copie d’une multifonction de 1, il sera de 4 pour une imprimante laser et de 20 pour une imprimante jet d’encre