La gestion des stocks

Modifié par Julien Lenoir le 27 novembre 2018

Par Jean-Marc Papini
Dernière mise à jour : novembre 2018

1. La gestion des stocks dans les collectivités

1.1. Types, rôle et fonctions des stocks

1.1.1 Les types ou catégories de stocks

Il existe deux types de stocks :

  • Les stocks de production qui regroupent l’ensemble des matières qui, après transformation, permettent d’avoir les produits finis. Ils peuvent être composés de matières premières et composants, d’encours de fabrication, de produits finis.
  • Les stocks hors production sont ceux qui n’entrent pas dans la transformation mais qui accompagnent la production. Ils sont appelés les stocks ERO (Entretien, Réparation, Opération). On retrouve notamment les pièces de rechange, les consommables des machines (lubrifiants, carburants, nettoyants), les emballages et les déchets.
    Par ailleurs, les stocks suivent des flux. Une analyse de ces derniers dans le magasin permet de distinguer les stocks à commandes régulières, les stocks de projet, les stocks d’usure et les stocks en transit.

Les stocks à commandes régulières concernent les articles régulièrement consommés et commandés chaque fois que le stock minimum est atteint.

Les stocks de projet sont des stocks qui prennent naissance au début d’un projet et disparaissent à la fin de ce dernier. Les commandes de tels articles sont faites directement par le chef de projet qui, seul, maîtrise ses besoins. Mais la gestion des entrées et sorties des articles est confiée au gestionnaire des stocks.

Les stocks d’usure sont composés d’articles placés en stock, sortis en cas de besoin pour réaliser un travail et qui ensuite sont retournés au magasin. C’est le cas des machines-outils et de l’outillage en général. Deux raisons seulement peuvent justifier ce type de stockage :

  • L’augmentation du nombre d’unités de l’article. La quantité de travail à réaliser est élevée, l’outil disponible ne permet pas de l’effectuer dans les délais convenus, l’achat d’un outil supplémentaire s’impose ;
  • Le remplacement de l’article : l’outil disponible est défectueux et irréparable, son remplacement reste indispensable.

Les stocks en transit ou stock de transbordement : Les articles en simple transit ne font presque jamais l’objet d’une commande par le gestionnaire du magasin. Ce dernier agit comme « mandataire ». Il reçoit des marchandises accompagnées d’instructions précises sur leur future destination. Ses responsabilités se limitent aux opérations de contrôle, réception, dégroupage, groupage par destination, emballage, colisage, marquage, étiquetage et enfin expédition au lieu indiqué par le donneur d’ordre.

1.1.2. Les fonctions des stocks

Fonction de régulation : les stocks permettent le lissage des irrégularités d’approvisionnements et/ou de la production, réduisent les risques de ruptures.

Fonction logistique : les stocks permettent de maintenir les articles à proximité de leur lieu de consommation. Ils limitent considérablement les délais d’attente.

Fonction économique : lorsque le fournisseur accorde des remises importantes pour des achats en grande quantité, le stockage peut s’avérer utile.

Fonction d’anticipation, spéculation : le stockage permet de se mettre à l’abri des hausses de prix des matières ou des produits achetés ou vendus.

Fonction technique : le stockage peut être lié à un procédé indispensable avant la consommation des articles. C’est le cas par exemple, du séchage du bois.

1.1.3. La gestion des réapprovisionnements

Approvisionner, c’est alimenter le magasin, c’est faire du stock. En d’autres termes, l’activité d’approvisionnement des stocks est génératrice d’immobilisations financières. L’existence d’un stock se justifie par le souci légitime de parer aux aléas :

  • Du transport,
  • De la fabrication,
  • De la rupture de stock chez le fournisseur (ou du produit lui-même).

Le stock sert de régulateur entre les livraisons et les utilisations qui se font suivant des rythmes différents. Cependant, au-delà des avantages, le stock possède des inconvénients tels que :

  • La périssabilité,
  • Les invendus qui immobilisent une part plus ou moins grande de la trésorerie sans aucun profit.

Il apparaît aujourd’hui que, malgré ses inconvénients, un stock minimum est utile sinon indispensable à condition qu’il soit bien géré pour une meilleure efficacité.

1.1.4. La gestion administrative

Elle consiste à une identification et un classement rigoureux, une organisation matérielle pour un suivi quantitatif et qualitatif et se décompose en deux sous-fonctions :

  • La tenue des stocks qui consiste en une comptabilité physique (magasinage, tenue de fichier) et comptable des produits en stocks.
  • La gestion des stocks qui consiste pour chaque produit, à maintenir des stocks et à définir la politique de réapprovisionnement et de distribution la mieux adaptée.

1.1.5. La gestion économique

Stock minimum :
Il faut toujours détenir un stock minimum c’est-à-dire avoir la quantité suffisante pour couvrir la période allant de la dernière commande à la livraison.

Stock d’alerte :
Quand le stock d’alerte est atteint, il convient de passer la commande. Ce stock d’alerte est la somme de 2 éléments :

  • Le stock minimum,
  • Le stock de sécurité.

Méthode 20/80 :
La méthode 20/80 a pour objectif de sélectionner les articles pour lesquels il convient d’organiser en priorité la gestion des stocks.
Quand on constate que 20 % environ des produits référencés représentent environ 80 % de la valeur du stock, on applique à ces produits une gestion complexe et rigoureuse (les 80 % en quantité ne représentant que 20 % en valeur se voient appliquer une gestion beaucoup plus souple).

Remarque : Ces méthodes de gestion des stocks sont théoriques. Leur application réelle peut varier beaucoup d’une collectivité à une autre.

Méthode A-B-C :
La méthode A-B-C a pour objectif de sélectionner les articles pour lesquels il convient d’organiser en priorité la gestion des stocks.
Quand on constate que :

  • 10 % des articles (groupe A) représentent 60 % en valeur
  • 40 % des articles (groupe B) représentent 30 % en valeur
  • 50 % des articles (groupe C) représentent 10 % en valeur

Il convient donc de classer les articles et d’assurer une gestion d’autant plus rigoureuse que les valeurs sont importantes (les produits du groupe A seront donc les mieux suivis, puis les produits du groupe B, enfin les produits du groupe C).

Remarque : Ces méthodes de gestion des stocks sont théoriques. Leur application réelle peut varier beaucoup d’une entreprise à une autre.

Juste à temps (JAT) :
Système fondé sur le principe de flexibilité. Le JAT repose sur une logique de production à flux tirés ou flux tendus, dans laquelle la production d’un composant est déclenchée par la demande des centres de décision demandeurs.
Le JAT répond à 5 critères fondamentaux :

  1. Volonté de réduction des coûts,
  2. Lancement de la production à partir des commandes et non sur un programme, préétabli, dans un but de réduction des stocks,
  3. Accent mis sur la qualité, contrôlé à 100 %,
  4. Maintenance préventive des équipements productifs,
  5. Développement de la polyvalence du personnel.

Méthode Wilson :
Par une méthode mathématique et graphique (méthode de Wilson), on peut établir le nombre optimal de commandes à effectuer.
2 séries de coûts sont liés au stock :

  • coût de passation des commandes,
  • coût de possession (stockage, manutention, assurance, personnel, etc.).

L’analyse de ces 2 séries de coûts, et du coût total qui en résulte, permet de déterminer le nombre optimal de commandes.

1.2. Le rangement des stocks dans les zones de stockage

1.2.1. L’adressage des marchandises

Après le contrôle et la réception, les marchandises destinées au magasin sont rangées suivant deux méthodes d’affectation :

  • Emplacement fixe et invariable : c’est une méthode de rangement claire, les articles affectés à un emplacement régulier sont plus faciles à trouver physiquement. Cependant, cette forme de rangement utilise un système de stockage lourd et un espace plus grand. De ce procédé naîtra un catalogue interne pourvu d’emplacements par rangées, colonnes, casiers, boîtes, etc.
  • Emplacement variable en fonction des espaces disponibles : après chaque réception, l’article est rangé à n’importe quel emplacement libre. Il y a risque de trouver la même pièce à différents endroits, ce qui peut entraîner des oublis. Bien que cette forme de rangement présente l’avantage d’une meilleure exploitation de l’espace de stockage, elle est mieux indiquée pour des stocks unitaires en transit ou de projets.

1.2.2. Les critères de choix des emplacements

Le choix de l’emplacement dans un magasin est fonction des caractéristiques de l’article.
Dans un premier temps, cette opération est influencée par :

  • La nature de l’article (pièce solide, vrac solide, vrac liquide, vrac gaz) ou encore des unités logistiques (fût, caisse, bidon, marchandise palettisée, etc.),
  • Les formes et dimensions de l’article (poids, volume, encombrement, possibilité d’empilage ou de gerbage, etc.),
  • L’influence de l’environnement sur l’article (humidité, chaleur, poussières, lumière du soleil, confinement ou dégagement des odeurs, etc.).

1.2.3. Les systèmes de rangements

Les systèmes de rangements et d’entreposage sont fonction de la nature des marchandises stockées. La description faite ci-dessous est loin d’être exhaustive. Elle correspond aux systèmes les moins complexes et dans lesquels les opérations de stockage et de prélèvement ne sont presque pas du tout automatisées ou informatisées.
Les petites pièces sont rangées dans des magasins fermés. L’emploi des systèmes de rayonnage à casiers ouverts ou à tiroirs est bien adapté pour cette catégorie d’articles. Grâce à leur petite taille et un encombrement peu contraignant, les investissements requis pour la construction des salles sont moindres. Car il faut finalement peu d’espace pour un grand nombre de pièces stockées.
Les matériaux unitaires sont les marchandises palettisées, les marchandises conditionnées en bidon ou fût, les marchandises conditionnées en rouleaux, la tuyauterie, les caisses, les casiers… Ces marchandises sont stockées dans des magasins ouverts ou fermés et peuvent être superposables. Les unités non superposables requièrent l’utilisation de rayonnages pour une exploitation optimale des aires de stockage.
Le vrac solide se décompose en matières sensibles aux intempéries (aliments) et les matières inertes (sable, gravier). Les matières non sensibles aux intempéries sont généralement stockées dans des dépôts extérieurs ouverts. Les matières sensibles nécessitent la construction d’au moins un hangar couvert et/ou de dispositifs de contenance divers (caisses, silos).
Le vrac liquide rassemble les produits liquides de grande masse, les petites quantités étant conditionnées en fûts ou en bidons. Le vrac liquide nécessite les conditions suivantes :

  • Stockage dans des bassins ouverts ou couverts par une toiture pour des produits non combustibles et n’émettant pas de gaz toxiques (eau potable par exemple).
  • Stockage dans des réservoirs ouverts ou fermés (citernes, tanks) pour les produits dégageant des gaz toxiques, les produits combustibles mais aussi des produits alimentaires (lait, huile, bière…). L’utilisation des réservoirs pour le stockage des produits alimentaires ou des produits dangereux est régie par une réglementation particulière. Celle-ci exige, outre un contrôle de conformité des dispositifs de stockage (bassins, citernes) par rapport aux normes, la formation du personnel sur les risques, les dangers, les mesures d’hygiène et de sécurité, les EPI, les pictogrammes, les habilitations, etc.

Le vrac gazeux est stocké dans des réservoirs particulièrement adaptés pour supporter des pressions élevées. Leur manipulation demandant le respect de règles strictes de sécurité, les zones dans lesquelles sont placés ces réservoirs sont qualifiées de « zone classée ». Une zone classée est une zone dont l’accès est limité strictement à un personnel qualifié, ayant suivi avec succès toutes les formations sur les normes de sécurité pour la classe de danger que présente la zone. Elle est généralement matérialisée par une signalisation de sécurité (bandes de couleurs au sol, plaque de signalisation verticale, signaux lumineux et sonores).

1.3. La traçabilité

La traçabilité est définie comme l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un article ou d’une activité, ou d’articles ou d’activités semblables, au moyen d’une identification enregistrée. Elle permet de suivre et donc de retrouver un produit ou un service depuis sa création (production) jusqu’à sa destruction (consommation) en passant par les étapes de transformation et son acheminement (affectation).

1.3.1. Les formes de traçabilité

Traçabilité amont : procédures et outils mis en place pour pouvoir retrouver ce qui est advenu avant qu’un acteur devienne responsable légalement ou physiquement des produits.

Traçabilité ascendante : capacité, en tout point de la chaîne d’approvisionnement, à retrouver l’origine et les caractéristiques d’un produit à partir d’un ou plusieurs critères donnés.

Traçabilité aval : procédures et outils mis en place pour pouvoir retrouver ce qui est advenu après le transfert de propriété ou après le transfert physique des produits de l’acteur vers un tiers.

Traçabilité descendante : capacité, en tout point de la chaîne d’approvisionnement, à retrouver la localisation de produits à partir d’un ou plusieurs critères donnés.

Traçabilité interne : mise en place tout au long de la transformation effectuée par l’acteur sur ses produits. Elle est indépendante des partenaires commerciaux ou fournisseurs (marchés ou hors-marchés).

1.3.2. Les techniques de traçabilité

Les codes-barres linéaires
Le code barre (Bar code) est constitué par une succession de barres claires et foncées d’épaisseur variable, traduisant une suite de caractères numériques ou alphanumériques et destinée à être interprétée par un lecteur optique (lecteur de codes-barres, laser rouge).
L’usage du code barre est soumis à des exigences physiques (taille et forme du support, couleur de fond, etc.). En fonction de ces exigences ainsi que du nombre de caractères à figurer, plusieurs normes coexistent :

  • EAN-8 et EAN-13 : 8 ou 13 chiffres (inscrits sous les barres en clair) – employé essentiellement pour les produits de consommation,
  • ITF 14 : 14 chiffres : plus gros et plus lisibles, ces informations sont utilisées essentiellement en logistique sur les conditionnements (cartons, palettes, etc.).
  • UCC/EAN 128 : nouvelle norme permettant de représenter une chaîne de caractères alphanumériques de longueur variable.

Les codes 2D (le Datamatrix)
Les codes de type MATRICIELS nécessitent une technologie de capture vidéo de l’image et non plus un simple faisceau de lecture. L’utilisation des technologies caméras 2 dimensions est obligatoire.
L’étiquette code 2D est standardisée et normalisée. A la différence de l’étiquette traditionnelle à code-barres linéaire qui comprend 16 caractères alphanumériques, le code 2D propose un code plus petit, plus dense, plus souple qui peut comprendre jusqu’à 3.116 chiffres numériques, 2.334 caractères alphanumériques ou 1.556 caractères ASCII de 8 bits d’informations lus dans tous les sens par un imageur code 2D un GSM.
Le code 2D est utilisé dans de nombreuses applications qui exigent un étiquetage avec une grande quantité de données : marquages directs de pièces (ex : pièces détachées automobiles et aéronautiques, circuits imprimés), d’étiquetage de produits (emballages pharmaceutiques, cartouches d’imprimantes, paquets postaux, caisses plastiques, cartons, boites et palettes).

Les techniques d’identification par radiofréquences (RFID) 
C’est une technologie de marquage et de lecture sans contact des marchandises. Les objets sont équipés de pastilles légères (tag) qui sont lues à courte distance à l’aide de petits terminaux portables.
On n’utilisera plus un lecteur codes-barres mais un système capable de répondre à une sollicitation radio, appelé transpondeur.
Il existe plusieurs types d’étiquettes, leur point commun étant la possibilité qu’elles offrent d’être lues à distance à l’aide d’un signal radio. On distingue les deux catégories suivantes :

  • Les étiquettes passives : (les plus nombreuses) elles sont excitées par induction électromagnétique (par onde radio émise par le lecteur) et elles renvoient à courte distance un signal convenu. La rétention des données est estimée à 10 ans et 100.000 cycles d’écriture.
  • Les étiquettes actives : (plus coûteuses) équipées d’une source d’énergie (pile ou capteur solaire) et d’une puce, elles peuvent se signaler seules et/ou établir des dialogues plus construits avec le lecteur. Leur autonomie va de quelques mois à plusieurs années.

Les tags RFID se caractérisent par leur petite aille, leur prix souvent modeste, la présence d’une antenne relativement grande, la possibilité éventuelle d’être mise à jour en cours de processus.

2. Cas particulier - le stockage des produits chimiques

2.1. Généralités

Omniprésents sur les lieux de travail, les produits chimiques passent parfois encore inaperçus. Pourtant, de nombreux produits chimiques peuvent avoir des effets sur l’homme et son environnement. Repérer les produits, les mélanges ou les procédés chimiques dangereux et connaître leurs effets, constituent une première étape pour le stockage et l’utilisation par la mise en place de moyens de prévention adaptés....

2.1.1. Identifier les produits dangereux

L'étiquette est la première information, essentielle et concise, fournie à l'utilisateur (travailleur et consommateur) sur les dangers sur la santé et sur l’environnement et sur les précautions à prendre lors de l'utilisation des produits chimiques.
L’étiquette doit figurer sur le récipient d’origine et sur chacun des emballages successifs après transvasement et reconditionnement.
Elle doit être suffisamment visible et rédigée en français. L’utilisateur doit pouvoir la lire et la comprendre, ce qui implique qu’il ait reçu une formation adaptée.
Les étiquettes des mélanges doivent, quant à elles, comporter la dénomination ou le nom commercial du produit et le nom chimique de certaines des substances entrant dans la composition du mélange et responsables d’une partie de la classification.

Exemple d’étiquette :

2.1.2. Les pictogrammes de danger

Les dangers physiques

Les dangers pour l’environnement

Les dangers pour la santé

2.1.3. Les fiches de données de Sécurité (FDS)

Les FDS complètent l’étiquetage et permettent de bénéficier d’informations supplémentaires. Elles sont transmises gratuitement par le fournisseur ou le fabricant et sont obligatoirement rédigées en français et doivent comporter 16 rubriques :

  • Identification de la substance / du mélange et de la société / entreprise
  • Identification des dangers
  • Composition / informations sur les composants
  • Premiers secours
  • Mesures de lutte contre l’incendie
  • Mesures à prendre en cas de dispersion accidentelle
  • Manipulation et stockage
  • Contrôle de l’exposition / protection individuelle
  • Propriétés physiques et chimiques
  • Stabilité et réactivité
  • Informations toxicologiques
  • Informations écologiques
  • Considérations relatives à l’élimination
  • Informations relatives au transport
  • Informations règlementaires
  • Autres informations

Ces FDS sont mises à la disposition des agents qui gèrent le stockage et les agents utilisateurs.

2.2. Les règles de stockage des produits

Prévoir des locaux et des armoires dédiées, choisir des matériaux adaptés, respecter les dates limites d’utilisation, séparer les produits incompatibles, etc. La prise en compte des caractéristiques des produits chimiques et de leurs utilisations pour l’organisation des lieux de stockage permet d’éviter de nombreux incidents et accidents.

2.2.1. Quelques règles d’organisation

  • Limiter l’accès au stockage aux seules personnes formées et autorisées,
  • Tenir à jour un état du stock,
  • Subordonner le stockage d’un produit à l’existence de sa FDS (fiche de données de sécurité) réglementaire et de son étiquetage,
  • Mettre en place un classement rigoureux et connu (affichage d’un plan, interdiction d’entreposer des emballages volumineux ou lourds en hauteur, pas d’entreposage d’outillage et de matériel dans le local de stockage de produits chimiques, etc.),
  • Instaurer une règle de déstockage FIFO ou PEPS « premier entré/premier sorti »,
  • Respecter les dates de péremption de produits,
  • Mettre en place une procédure d’élimination des produits inutiles ou périmés,
  • Interdire l’encombrement des voies d’accès, des issues et équipements de secours.

2.2.2. La signalisation

Les lieux de stockage doivent être clairement identifiés. Des panneaux d’avertissement doivent figurer à l’entrée comme par exemple « matières inflammables », « matières corrosives », « matières toxiques », etc.
Peuvent être également prévus un affichage d’un plan de stockage (localisation des différents produits, capacité maximale, etc.), un récapitulatif de l’étiquetage des produits entreposés et le rappel des incompatibilités éventuelles.

2.2.3. La séparation des produits incompatibles

Certains produits peuvent réagir les uns avec les autres, provoquant parfois des explosions, des incendies, des projections ou des émissions de gaz dangereux. Ces produits incompatibles doivent être séparés physiquement.
D’autres produits encore réagissent violemment avec l’eau : ils doivent être entreposés de façon que tout contact avec de l’eau soit impossible, même en cas d’inondation.
Enfin, les produits inflammables doivent être stockés à part dans une enceinte dédiée et constamment ventilée.

2.

2.4. La prévention et lutte contre l’incendie

Un local de stockage de produits en quantités importantes doit être isolé du reste du bâtiment, afin d’éviter la propagation d’un incendie qui s’y déclarerait. De même, il doit être bâti à l’aide de matériaux durs et incombustibles et muni de systèmes d’évacuation et de lutte contre le feu appropriés (portes coupe-feu, extincteurs, etc.). L’accès au local doit être facile, permettant une évacuation rapide en cas d’accident. Une localisation en sous-sol est à proscrire. De même, l’installation électrique doit adaptée à une zone où peuvent apparaître accidentellement des atmosphères explosibles (éclairage étanche ou antidéflagrant, par exemple).

2.2.5. La prévention et lutte contre les dispersions accidentelles

Des capacités ou bacs de rétention doivent être prévus par catégorie de produits. Le local de stockage doit lui-même être en rétention générale. Un produit absorbant approprié aux produits stockés (neutralisant, incombustible) doit être disponible dans le local de stockage, afin de récupérer fuites et gouttes de produits.
Un appareil respiratoire isolant (à entretenir et vérifier périodiquement) sera disposé à l’extérieur du local et à proximité de l’entrée. Une douche de sécurité ainsi qu’une fontaine oculaire de secours seront accessibles à proximité immédiate.

2.2.6. Le rayonnage

Les rayonnages doivent être réalisés en matériaux résistant mécaniquement et chimiquement. Leur stabilisation efficace doit empêcher tout basculement. Leur espacement doit être adapté à la circulation des personnes, voire d’équipements de manutention.
Les produits doivent être faciles d’accès et bien visibles : un éclairage suffisant (300 lux) est à prévoir à l’aplomb des allées.

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