Par Vincent Chrétien
Dernière mise à jour : octobre 2019

• 1. Organiser le travail
  • 1.1. Organigramme
  • 1.2. Fiche de poste
  • 1.3. Les objectifs
• 2. Décider et arbitrer
  • 2.1. Management directif
  • 2.2. Management persuasif
  • 2.3. Management participatif
  • 2.4. Management délégatif
• 3. Planifier l’activité
• 4. Rendre compte/ Communiquer/ Informer
• 5. Gérer les moyens (humains, matériels et financiers)
• 6. Gérer des conflits
• 7. Motiver l’équipe
• 8. Veiller aux consignes de sécurité
  • 8.1. Les acteurs
  • 8.2. Les instances
  • 8.3 Les outils
• Conclusion

Le Management est le métier qui consiste à conduire dans un contexte donné, un groupe d’hommes et de femmes ayant à atteindre en commun des objectifs conformes aux finalités de l’organisation.

Le management et l’organisation d’un service nécessitent des connaissances sur l’environnement de travail :

1. Organiser le travail

Organiser, c'est bien sûr la première fonction qui vient à l'esprit quand on parle de manager un service. Organiser, c'est tracer le cadre de travail de l'équipe et définir la position de chacun. C'est ce qui permet à chacun de se situer sans ambiguïté dans le groupe. C’est le code du travail.

1.1. Organigramme

L'organigramme est une représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques du service.

1.2. Fiche de poste

La fiche de poste est l’un des outils de gestion des ressources humaines. Cet outil rend visible pour chacun, selon une organisation donnée, les aspects importants de son poste, missions, objectifs, compétences demandées, conditions et moyens, lien(s) hiérarchique(s) et risques attachés.

La modification de la fiche de poste et de l’organigramme doit faire l’objet d’un passage en CT (comité technique) et souvent aussi au CHSCT (Comité hygiène sécurité et conditions de travail).

1.3. Les objectifs

Un objectif est une cible à atteindre. En management, un résultat vers lequel tendent les actions de l’agent. Le CREP (compte rendu d’évaluation professionnel) permet de fixer des objectifs.

Un objectif doit être S.M.A.R.T.

• Spécifique : précis et simple
• Mesurable : pour évaluer le résultat des efforts accomplis
• Ambitieux : accessible
• Réaliste : possible à atteindre
• Temporel : délimité dans le temps : quand l'objectif sera-t-il atteint ?

2. Décider et arbitrer

Il existe 4 types de management :

2.1. Management directif

Parfois nommé management autoritaire, il est basé sur une structure et des consignes stricts, limite l’autonomie.

• Avantages : obtention de résultats rapides
• Inconvénients : motivation moindre des collaborateurs, génère des comportements hostiles, problèmes relationnels

2.2. Management persuasif

Parfois nommé management paternaliste, il reste autoritaire, il est aussi tourné vers les collaborateurs qui disposent d’un peu d’autonomie. L’encadrant demande l’avis de l’équipe, même si il garde le pouvoir décisionnel.

• Avantages : sentiment d’appartenance au groupe
• Inconvénients : système ouvert

2.3. Management participatif

Management ouvert, il repose sur une relation de confiance. Les collaborateurs sont fortement impliqués dans la prise de décisions, disposent d’une grande latitude dans les méthodes de travail et peuvent exprimer leur créativité et leurs idées

• Avantages : motivation et participation des collaborateurs
• Inconvénients : nécessite une grande capacité d’autonomie

2.4. Management délégatif

Parfois nommé management consultatif, il repose sur la confiance avec les collaborateurs qui sont consultés pour la prise de décisions et sur l’esprit d’équipe. Il fait la part belle à l’implication de chaque membre de l’équipe et à leur responsabilisation.

• Avantages : responsabilisation et implication des collaborateurs
• Inconvénients : manque de structures, peut dériver sur un management copain

Il n’y a pas de bon ou de mauvais types de management. Le management doit être adapté :

• A la situation : en cas d’urgence (privilégiera le style directif)
• A l’équipe : en face d’une équipe rodée, qui a l’habitude de travailler ensemble, qui se connait bien, (privilégiera le style délégatif) ; si le groupe à l’esprit d’équipe (on privilégiera le style persuasif)
• A l’individu : Certains ont besoin d’être rassurés, encadrés, dirigés (style directif) d’autres préfèrent être mis en responsabilité (style participatif)

3. Planifier l’activité

Le diagramme de Gantt est un outil de planification et de gestion de projet. C’est un outil efficace pour représenter visuellement l'état d'avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet.

Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil :

• Les différentes tâches à envisager
• La date de début et la date de fin de chaque tâche
• La durée escomptée de chaque tâche
• Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement
• La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble

Exemple d’un planning de Gantt :

4. Rendre compte/ Communiquer/ Informer

Le pilotage de l’activité peut se décomposer de cette manière :

Choisir les indicateurs pertinents n’est pas évident, car il n'existe pas d'indicateurs standards ou génériques. Un indicateur pertinent est un indicateur porteur d'un sens suffisant pour déclencher une prise de conscience chez son utilisateur et inciter à la décision.

Le tableau de bord efficace est celui qui délivre la quintessence en un seul coup d'œil. Nul besoin de se poser de question sur la signification de tel ou tel indicateur. Le tableau de bord est d'une certaine manière un réducteur du risque. C'est ainsi qu'il remplit son rôle d'instrument d'aide à la décision.

Le reporting permet d’informer sa hiérarchie : activité, accidents, difficultés... par mail, par compte rendu, avec un tableau de bord, à l’oral (réunion, téléphone).

Le manager doit communiquer : informer des utilisateurs ou des interlocuteurs (transversaux : autres services, les élus, les usagers, les prestataires de services…) par mail, par compte rendu, avec un tableau de bord, sur le site internet de la collectivité...

5. Gérer les moyens (humains, matériels et financiers)

Principes budgétaires

• les 6 principes budgétaires à respecter sont : annualité, universalité, unité, spécialité, équilibre, sincérité.
• Débat d’orientation budgétaire : DOB
• Vote du budget primitif doit intervenir avant le 15 avril

6. Gérer des conflits

Un conflit a des origines multiples, il faut donc prendre le temps de l’analyse et de la réflexion pour savoir comment le résoudre. Dans le déroulement d’un conflit, on observe une gradation :

1. La divergence (des idées, des opinions…)
2. La tension (des émotions)
3. Le blocage (la non communication)
4. Le conflit ouvert (la crise)

La résolution du conflit doit passer par des étapes de :

• Médiation
• Conciliation
• Arbitrage
• Négociation

La prévention des conflits :

• Ecoute
• Disponibilité de l’encadrant,
• Application des règles

Dénouement du conflit :

Un conflit surmonté est bon, permet :

• Valorisation de l’image de soi,
• Meilleure cohésion du groupe.
• Valorisation des responsabilités.

Un conflit non surmonté est mauvais, il a des conséquences suivantes :                   

• Perte de temps, d’énergie.
• Rupture de la communication.
• Altération de la perception de l’autre.

7. Motiver l’équipe

Les leviers de la motivation dans un service :

• Donner l'exemple. Le manager insuffle une dynamique
• Fixer des objectifs S.M.A.R.T.
• Combattre la tendance à la léthargie : le manager est un animateur, formation
• Tenir compte des compétences de chacun : management participatif
• Donner de l'autonomie : management délégatif
• Reconnaitre le travail des agents : envoyer des retours positifs.
• Créer une bonne ambiance : conditions de travail adaptées…

8. Veiller aux consignes de sécurité

Article L 4121-1 du code du travail : L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. 

8.1. Les acteurs

• Les assistants de prévention qui constituent le niveau de proximité
• Les conseillers de prévention qui assurent une mission de coordination. Ils sont institués lorsque l’importance des risques professionnels ou des effectifs le justifient.
• L’ACFI – agent chargé de la fonction d’inspection
• La médecine préventive

8.2. Les instances

• Le CHSCT Comité Hygiène Sécurité et Conditions de travail
• La commission de réforme : la commission départementale de réforme est chargée de donner un avis médico-administratif à l’autorité administrative dont dépend l’agent pour les cas suivants :

8.3 Les outils

• Le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Le registre Hygiène et Sécurité
• EPI : Equipement de protection individuelle
• EPC : Equipement de protection collective

Conclusion

On ne naît pas manager. On peut, en se formant, développer des aptitudes comme l'écoute. Mais certaines prédispositions sont nécessaires : l'empathie, par exemple, ou l'ouverture d'esprit. Acquérir des techniques (écoute, communication, conduite d'une réunion...) peut donc aider le manager à accomplir sa mission. Cependant, il ne faut pas se leurrer : c'est en manageant qu'on devient manager.