Par Carine Puyon
Dernière mise à jour : novembre 2018

• 1. La conduite du projet
  • 1.1. Les outils nécessaires à la conduite d’un projet
  • 1.2. Les acteurs d’un projet
  • 1.3. Les étapes
    • Étape 1 : la préparation et la validation du projet
    • Étape 2 : le lancement du projet
    • Étape 3 : la réalisation
    • Étape 4 : la clôture
• 2. Une exposition

1. La conduite du projet

Travailler en mode projet, c’est décider de donner toutes les chances à un projet d’aboutir, en associant les personnes et les compétences vers la réalisation d’un même but :

• motivation ;
• travail en équipe ;
• transparence ;
• mesure des risques.

1.1. Les outils nécessaires à la conduite d’un projet

La mise en œuvre des outils se traduit nécessairement par des documents qui servent à la gestion du projet : formulation de la commande, fixation des objectifs, communication, planification, gestion des coûts, analyse des risques, conduite de réunions, présentation du projet, reporting des tâches.

1.2. Les acteurs d’un projet

- le maître d’ouvrage, c’est-à-dire celui qui passe commande du projet (par exemple, celui qui demande la réalisation d’une exposition, le maire, les services culturels de la commune).

Il s’entoure alors :

• d’un pilote du projet, qui fixe les objectifs et est garant de son aboutissement ;
• d’un comité de pilotage (nécessaire si le projet est complexe) qui initie le projet et s’assure de son suivi et de sa réalisation ;
• d’un directeur de projet qui est à l’origine de la décision de réaliser le projet.

- le maître d’œuvre, celui qui reçoit la commande et qui est chargé de l’exécuter (par exemple, le technicien principal qui exerce ses fonctions au sein d’un service de la ville).

Il s’entoure alors :

• d’un chef de projet, en charge de la réalisation du projet (par exemple, le technicien principal en charge du projet). Il s’engage sur l’atteinte des objectifs ;
• d’une équipe projet qui gère et assure l’ensemble des actions opérationnelles du projet ;
• de personnes « ressources » qui éclaireront le projet avec leur apport en technicité et spécialité ;
• d’un groupe utilisateurs qui examine les besoins et valide les solutions ;
• d’un groupe de travail pour éventuellement résoudre une problématique particulière (par exemple, la scénographie).

1.3. Les étapes

Étape 1 : la préparation et la validation du projet

Bien préparer son projet, c’est savoir où l’on part et définir où on veut aller (moyens), comment on veut y aller (avec qui).

• Questionnement sur la faisabilité et l’opportunité du projet.

Si c’est un projet simple, élaboration d’une fiche projet comportant :

• la description du projet, des enjeux, des objectifs, des résultats attendus, piste du plan d’action, différents acteurs ;
• l’estimation des moyens (financiers, humains et techniques) ;
• le calendrier prévisionnel.

Si le projet est complexe, il est indispensable de réaliser une étude de faisabilité qui s’appuie sur des éléments concrets, crédibles et vérifiables : état des lieux, analyse stratégique, pose d’un diagnostic, repérage des enjeux, définition des objectifs, identification des différents scénarii et des moyens, impact des solutions, calendrier.

• Décision de réaliser le projet

Désignation d’un chef de projet qui sera le point de liaison entre l‘organisation hiérarchique et le fonctionnement transversal.

Rédaction d’une lettre de mission, signée par le directeur du projet qui fixe la mission confiée au chef de projet.

• Opportunité de constituer un comité de pilotage en fonction de la nature ou la taille du projet

Étape 2 : le lancement du projet

La réalisation d’un projet implique les étapes suivantes

• la constitution de l’équipe projet :

Formaliser la constitution de l’équipe dans un organigramme du projet.

Les membres ont pour mission, d’apporter leur expertise sur le champ de compétences, de réaliser les productions nécessaires au bon déroulement, d’informer le chef de projet.

Chaque membre doit connaître ses responsabilités et son engagement (courrier).

• la planification du projet

Élaboration d’un plan d’action opérationnel et sa planification en identifiant les étapes importantes : détailler les tâches, recenser les moyens à affecter à chaque action (humains, budgétaires et techniques).

Cette planification doit intégrer les impératifs fixés par les élus ou le directeur du projet, les réunions ou les temps de décision, les temps des congés ou d’organisation et toutes les dates qui s’imposent au projet.

Il faut élaborer des outils de planification et de suivi en fonction des objectifs, des moyens et du calendrier.

Le suivi et les arbitrages portent tout au long du projet sur ces éléments qui sont au cœur du pilotage du projet.

Il est important de faire une mise à jour régulière du planning prévisionnel et des fiches de suivi budgétaire.

• l’élaboration d’un plan de communication

Pour que le projet soit réussi, il faut mener une communication de qualité en interne comme en externe, présentant :

• les enjeux ;
• les forces en présence ;
• les réactions et les sources de conflits potentiels.

Ce plan doit être élaboré par le chef de projet en collaboration avec la collectivité (service communication, par exemple).

Q. Qui ? : définir les acteurs cibles de la communication.

Q. Quoi ? : concevoir le message par types d’acteurs visés.

O. Où ? : choisir les moyens et supports de communication.

Q. Quand ? : déterminer le calendrier de communication (inclus dans le projet).

C. Comment ? : formaliser en lien avec les différentes étapes du projet.

• Le lancement du projet

Le chef de projet initie une réunion de lancement afin de clarifier et valider les moyens, les délais et les objectifs.

Cette réunion permet la mise à niveau de l’information et un compte rendu sera rédigé.

Étape 3 : la réalisation

Il faut conduire et coordonner des actions successives :

• assurer un contrôle affiné des tâches ;
• adapter les objectifs, échéances et moyens aux contraintes ;
• identifier les dispositions à prendre ;
• communiquer régulièrement sur l’avancée du projet.

• planification détaillée et conduite des opérations

Il est nécessaire de répartir le rôle de chacun et les actions (désignation de responsable pour chacune dans une planification détaillée, ainsi que le temps nécessaire), ce qui permet une transparence des ressources nécessaires, une identification des risques et de tenir compte des autres projets.

Le chef de projet assure le suivi en respectant le calendrier, les objectifs, la qualité des productions, le suivi des risques.

Il fait remonter les informations et son ressenti, afin de permettre une réadaptation si besoin, en réunion.

Il est important d’identifier les dispositions à prendre pour décliner les propositions issues du projet soit :

• le plan d’équipement ;
• les crédits nécessaires ;
• le programme d’intervention ou nouvelle politique ;
• la modification dans l’organisation du service (attention, s’il est nécessaire de revoir les fiches de postes de certains agents, il faut passer en commission technique paritaire).

Faire régulièrement des comptes rendus sur l’avancement du projet, à la fin de chaque action (prévoir un réajustement du planning si besoin).

Le directeur du projet doit être capable à tout instant de modifier la stratégie et d’adapter les moyens et les ressources.

C’est à ce niveau-là du projet qu’il faut mettre en œuvre le plan de communication en interne et en externe.

Étape 4 : la clôture

Il faut formaliser la fin d’un projet et réaliser son évaluation (qui concerne le contenu du projet), soit à travers :

• un rapport de clôture qui constate l’achèvement et présente les résultats préparés par le chef de projet et validé par le directeur ;
• un bilan final du projet qui est une analyse objective du succès ou des difficultés et qui exprime les dispositions susceptibles d’améliorer les futurs projets (portant sur le déroulement du projet).

Cette phase est importante car le retour d’expérience est un atout pour la collectivité (acquisition de nouveaux savoirs, mise à disposition des documents, présentation de l’expérience retenue du projet, diffusion de nouvelles procédures et méthodes).

La clôture du projet se termine par une réunion, qui sert aussi à remercier tous les acteurs du projet et qui met fin à la fonction du chef de projet.

2. Une exposition

Le mot « exposition » signifie « mettre en vue ». Une exposition produit un discours et communique un ou plusieurs messages par la présentation et l’organisation d’objets, d’outils et de textes.

La présentation d’une exposition s’inscrit dans le cadre de la programmation culturelle de l’établissement qui l’accueille et/ou qui l’organise. Plusieurs facteurs agissent d’ailleurs sur le choix de son contenu et de son dimensionnement, notamment la taille de l’équipement, ses missions, ses budgets, ses équipes, le contexte social, urbain, artistique..., pour les équipements patrimoniaux, les collections qui y sont conservées, les partenariats existants ou à construire, le public auquel l’établissement s’adresse ou souhaite s’adresser.

Organiser une exposition suppose donc de prendre en compte ces données.

L’exercice suppose également de pouvoir s’appuyer sur une équipe polyvalente afin d’être en mesure de répondre à une série de fonctions et de missions très variées, qui peuvent être prises en charge par plusieurs personnes. Le chef de projet a pour mission de faire le lien entre l’artistique, l’administratif et la technique.

Plusieurs étapes sont donc nécessaires à la réalisation d’une exposition :

La conception (imaginer l’exposition)

• un sujet

L’exposition peut épouser plusieurs formes. Le choix de son contenu dépend intimement du projet de l’établissement qui la programme ou qui la présente.

• les recherches et le scénario de l’exposition

La quantité des objets présentés se détermine en fonction de la surface mais aussi de l’importance accordées à l’exposition. Élaborer le parcours de l’exposition constitue une étape de préparation de l’exposition. Le scénario peut donc suivre un ordre chronologique ou thématique, et les différentes parties peuvent s’enchaîner ou encore se découvrir indépendamment les unes des autres.

• la recherche du thème et la conception du projet

Le public auquel on destine l’exposition influe également sur le choix de la thématique.

La production (coordonner la préparation de l’exposition)

• recenser les informations

Un important travail de documentation, de contact et de recherche est nécessaire à la conception d’une exposition.

• organiser les coopérations

Le prêt d’œuvre ou d’objet est conditionné par la capacité du lieu d’accueil à respecter les conditions minimales de conservation et de sécurité des œuvres. La demande de prêt doit, de fait, être déposée bien en amont de la date d’ouverture de l’exposition pour permettre au prêteur de s’assurer du respect de ces conditions. Le prêt est ensuite contractualisé par une convention ou une fiche de prêt, deux documents signés par le prêteur et l’emprunteur et qui recensent les informations sur l’objet prêté (dimensions, couleur, matériaux, numéros d’inventaire, valeur d’assurance, etc.).

• l’équipe de l’exposition est composée de l’ensemble des acteurs du projet.

La scénographie (inscrire l’exposition dans l’espace)

Scénographier une exposition consiste à disposer dans un parcours, préalablement défini, les œuvres ou objets sélectionnés pour y être présentés. On pourra ajouter du texte.

• la conception :

C’est principalement par le « décor », par l’éclairage, par les supports et les médias utilisés que s’affirme la scénographie qui joue un rôle essentiel sur le visiteur.

• l’exécution :

Il est fréquent de faire appel à une équipe de professionnels qui assurera la mise en espace de l’exposition : des architectes, des graphistes, voire des scénographes de théâtre. Les établissements, dont les budgets ne permettent pas de faire appel à ces compétences, devront assumer eux-mêmes ce travail.

• le suivi de la réalisation.
• le budget et la recherche de financement :  

Le budget doit faire apparaître toutes les dépenses et toutes les recettes nécessaires à la réalisation du projet, évaluées le plus précisément possible. Il s’agit d’un budget prévisionnel qui, comme son nom l’indique, évoluera au fur et à mesure de l’avancée de votre projet (il faut le dater pour montrer qu’il est évolutif). Il se présente sous forme d'un tableau avec une colonne dépenses et une colonne recettes.

Règle de base : le budget doit être équilibré, dépenses = recettes.

• la production : transports, suivi de la scénographie et du montage, conservation.
• la communication.